Black Friday en de feestdagen zijn voor vrijwel iedere webwinkel de drukste periode van het jaar. De grote piek in bestellingen kan flinke logistieke uitdagingen veroorzaken: lukt het om alle pakketjes op tijd te bezorgen en blijft de voorraad op peil? Om nog maar te zwijgen over de retourstroom die na de feestdagen op gang komt.
Michel Clausing van DHL eCommerce ziet in de praktijk dat webwinkels van alle soorten en maten hiermee worstelen. Van de grootste webgiganten met tienduizenden pakketjes, tot de kleinere ondernemers die vanuit hun schuur verzenden. ,,De bestelvolumes liggen gewoon dertig tot vijftig procent hoger dan de rest van het jaar”, vertelt hij. Hij raadt ondernemers en logistieke afdelingen dan ook aan om in augustus en september al voor te sorteren op de feestdagen. Hij geeft vijf best practices uit de praktijk.
Tip 1: Analyseer je cijfers
De eerste stap in je voorbereiding begint volgens Clausing bij je cijfers van het afgelopen jaar. Hoe zag de piek rond Black Friday, Sinterklaas en kerst er toen uit? Welke afspraken heb je toen met vervoerders gemaakt over aantallen pakketjes, en kwam je hiermee uit? Daarnaast kun je ook de afgelopen zes maanden onder de loep nemen. Misschien zijn er wel bepaalde trends te ontdekken, of verkopen bepaalde producten beter of minder goed dan de vorige jaren. Deze inzichten helpen je niet alleen om beter voorbereid te zijn, maar ook om je marketingstrategieën en inkoopbeslissingen te optimaliseren.
Tip 2: Plan tijdig met je vervoerders en logistieke partners
Logistiek is een van de grootste knelpunten tijdens de feestdagen. Zonder goede afspraken met je vervoerders kunnen je pakketjes te laat aankomen. Dat is vooral voor sinterklaas- en kerstcadeautjes een groot probleem. Clausing waarschuwt dat bedrijven vaak te laat beginnen met het maken van deze afspraken: ,,Wij gaan als DHL al in juni in gesprek met onze grootste klanten over hun verwachte volumes. Dit geeft ons de kans om logistiek voor te bereiden en pieken te managen, zodat pakketjes op tijd aankomen.” Als kleine of middelgrote webshop is het net zo belangrijk om tijdig het gesprek aan te gaan met je logistieke partners. Zo weten zij beter wat jij nodig hebt in deze periode, en kunnen ze je vertellen wat er mogelijk is.
Tip 3: Spreid de drukte zoveel mogelijk
De grootste van de drukke decemberperiode is dat klanten massaal op dezelfde dag bestellen. ,,We raden bijvoorbeeld aan om van Black Friday een hele week te maken”, zegt Clausing. Dit kan helpen om piekmomenten te verminderen en zorgt ervoor dat zowel jij als je vervoerder de druk beter aankunnen. Daarnaast geef je je klanten de mogelijkheid om op verschillende momenten te profiteren van de kortingen.
Om de drukte voor Sinterklaas en kerst te spreiden, kun je je klanten bijvoorbeeld al in november mailen met de tip om op tijd hun inkopen te doen voor de feestdagen. Zo weten ze zeker dat ze hun cadeaus op tijd in huis hebben.
Tip 4: Zorg voor een optimaal bestelproces en voorraadbeheer
Niets is zo frustrerend voor een klant als een trage of niet-functionerende website tijdens het afrekenen. Controleer dan ook of je betalingssystemen up-to-date zijn en zonder problemen functioneren. Het laatste wat je wilt, is dat klanten afhaken omdat ze tijdens het betaalproces tegen technische storingen aanlopen. ,,Zorg ook dat je teksten en foto’s op orde zijn. Als de kleur bijvoorbeeld toch niet klopt, krijg je na de feestdagen een flinke retourenstroom”, vertelt Clausing.
Houd ook je voorraadbeheer in de gaten. Clausing benadrukt dat producten die uit Azië komen bijvoorbeeld een levertijd van zes tot acht weken hebben: ,,Het is belangrijk om je cashflow en opslag op orde te hebben. Als je te laat begint met inkopen, loop je risico dat je niet op tijd genoeg voorraad hebt. Uiteraard moet je ook genoeg ruimte hebben om je voorraad op te slaan.”
Tip 5: Communiceer duidelijk met je klanten
Feestdagen gaan gepaard met strakke deadlines: klanten willen er zeker van zijn dat hun cadeaus op tijd binnen zijn. Verwachtingsmanagement is dus cruciaal. Clausing vertelt: ,,Je moet klanten tijdig en duidelijk informeren over de levertijden. Beloof niets wat je niet kunt waarmaken.” Hij legt uit dat het beter is om klanten van tevoren te informeren dat de levertijd tijdens de feestdagen wat langer kan duren, dan dat je ze later teleur moet stellen.
Het kan bijvoorbeeld een goed idee zijn om aan te geven dat je alleen voor een bepaalde datum kunt garanderen dat de klant een pakketje voor Sinterklaas of kerst in huis heeft. ,,Geef je klant ook de mogelijkheid om te kiezen voor afhaalpunten of pakketkluizen. Dan help je je vervoerder om alles op tijd te bezorgen.”
Wil je meer weten hoe DHL ondernemers ontzorgt en ondersteunt? Klik dan hier.
