Vanuit huis een bedrijf met 27.000 werknemers aansturen, zo lukt het deze ceo

Alles moet opeens via de telefoon, Skype of via mail, zegt ceo Gert Kroon (56) van advies- en ingenieursbureau Arcadis (2.000 mensen in Nederland, 27.000 wereldwijd) in het AD. ,,Nu valt mij pas op hoeveel dingen ik deed door rond te lopen op kantoor, zoals bij het koffie-apparaat nog even iets afstemmen of regelen.’’ Nu de kantoren van Arcadis vrijwel verlaten zijn, kan dat niet meer. ,,Dat betekent dat ik goed moet bedenken welke zaken er lopen en wie ik daarvoor moet bellen.’’

Regie loslaten

En dat kost veel meer tijd, zo ervoer Kroon de afgelopen weken. ,,De eerste week werkte ik tachtig uur. Dat is niet vol te houden. Ik moet er daarom op vertrouwen dat mensen de goede dingen doen. Dat teamleiders de goede besluiten nemen.’’ Zelf heeft hij niet zoveel moeite om de regie los te laten. ,,Het overgrote deel van de medewerkers werkt hard. Voor zover ik weet, denkt niemand: ah, dit is een mooie vakantie. Iedereen heeft er belang bij om het bedrijf overeind te houden.’’

‘Loslaten’ is ook een van de adviezen van Gonny Vink (54), auteur van Leiding geven op afstand en eigenaar van het bedrijf Work21, dat bedrijven ondersteunt bij digitaal werken. ,,De meeste werknemers willen er het beste van maken en doen extra hun best in deze tijd. Als je als leidinggevende hen vertrouwen geeft, krijg je dat ook terug.’’

Werknemers die misbruik maken van het feit dat hun manager niet meer de hele dag op hun vingers kijkt, functioneerden bij een aanwezige leidinggevende vaak ook niet goed, zegt Vink. ,,Het is belangrijk om je werknemers goed te kennen, zodat je weet wat nodig is om mensen optimaal te laten werken in deze tijd.’’

Inkopper

Nog een belangrijke tip voor leiders op afstand: het maken van heldere afspraken vóórdat een werknemer aan een taak begint. ,,Zorg dat duidelijk is wat de verwachtingen zijn, hoeveel tijd iemand aan een taak kan besteden, wanneer het af moet zijn en voor wie het is.’’ Dat lijkt een inkopper, maar volgens Vink gebeurt dat lang niet altijd. ,,De werknemer en manager hebben vaak in hun hoofd een duidelijk beeld, maar als dat niet wordt uitgesproken, leidt dat tot onduidelijkheid en teleurstelling.’’

Training en coachingbureau Schouten en Nelissen voegt daaraan toe dat het belangrijk is om afspraken te maken over de communicatie. ,,Middelen te over om virtueel contact te houden of informatie te delen’’, schrijft de opleider op de website. ,,Telefoon, e-mail, chat, app, videocalls en -conferenties. Niet elk middel leent zich voor alles, dus ken de voor- en nadelen van elk systeem en zet het doelgericht in.’’

Daarnaast is het erg belangrijk om een prettige en open werksfeer te creëren. Dat kan prima, ook als het contact enkel plaatsvindt via het beeldscherm en de telefoon. ,,Begin de vergadering met: ‘Hoe gaat het met je?’ Stel je als manager ook eens kwetsbaar op door te zeggen dat deze situatie voor jou ook wennen is’’, adviseert Vink. ,,Daarmee kweek je begrip bij werknemers en het maakt je toegankelijker.’’

Doordat talloze managers en leidinggevenden door de maatregelen tegen corona noodgedwongen op afstand hun team aansturen, krijgt Vink momenteel veel hulpvragen. ‘Hoe zorg ik voor verbinding in mijn team’, is de vraag die ze het meest krijgt. ,,Een dagstart is daarbij belangrijk’’, zegt ze. ,,Bijvoorbeeld dat alle medewerkers om 9.00 uur inbellen en kort bespreken wat zij die dag gaan doen, wat ze nodig hebben en hoe het met hen gaat.’’ Een virtuele borrel, koffiemoment of zelfs lunchwandeling waarbij gebeld wordt tijdens het wandelen, kunnen ook helpen.

Drankje en chipje

Hoe zo’n virtuele borrel eruitziet? ,,Op vrijdag om kwart voor vijf bellen alle collega’s in via Microsoft Teams en dan hebben we een drankje en een chipje bij de hand’’, zegt manager Joost Philips (45) van &beyond, dat bedrijven helpt om hun klantgerichtheid te verbeteren. ,,Dan is er ook ruimte voor andere gesprekken dan over het werk. En door de video geeft het een leuk inkijkje in iemands huis.’’

Vooral een deel van de collega’s mist deze weken de gezelligheid en de dynamiek van kantoor, zegt Philips. ,,Het is mede een generatieding. Sommige collega’s gebruiken altijd al digitale communicatie en chatprogramma’s, voor hen verandert er minder. Collega’s die daar weinig gebruik van maken, missen het contact dat ze normaal gesproken wel op kantoor hebben.’’ Naast de wekelijkse digitale borrel, is er ook een gezamenlijke dagstart bij &beyond. ,,Om 9.00 uur belt iedereen in. We zien elkaar dan, bespreken kort waar we mee bezig zijn en hoe het ervoor staat.’’

Net als Kroon is ook Philips veel meer tijd kwijt om met zijn team te communiceren op afstand. ,,Ik ben langer bezig om goed te begrijpen waar iedereen mee bezig is, om te zorgen dat mensen niet vastlopen of dat hun werk opdroogt.’’ Ook omdat het ‘klanten-team’ dat hij aanstuurt, niet meer aan één bureau zit. ,,Daardoor is de dynamiek van het team weg. Medewerkers losten samen problemen op. Nu bellen ze vaker mij.’’

Auteur en ondernemer Gonny Vink denkt dat de coronacrisis een omslagpunt is. ,,We gaan nooit meer terug naar hoe het hiervoor was.’’ Thuiswerken en dus ook leidinggeven op afstand zal voor een deel, ook na het intrekken van de ingrijpende maatregelen, blijven. ,,Mensen hebben massaal ervaren hoe het is om niet meer uren in de file te staan en daardoor ook aan andere dingen toe te komen.’’

En mensen zijn thuis vaak productiever, zegt Vink. ,,Omdat ze minder worden gestoord.’’ Bovendien lukt het, met een beetje ervaring, prima om vergaderingen op afstand te houden. En dat geldt ook voor het voeren van evaluatie- en sollicitatiegesprekken, zegt Vink. ,,Dat kan prima vanuit huis met een videogesprek.’’

Daar is Kroon het mee eens. ,,We komen ‘digitaler’ uit deze crisis’’, zegt hij. ,,Thuiswerken biedt meer flexibiliteit. Bijvoorbeeld voor jonge ouders. Klanten van ons die niet wilden dat hun medewerkers thuis werkten, ervaren nu dat het toch goed werkt en voordelen biedt.’’

Philips is minder positief. ,,Niet voor iedereen is thuiswerken ideaal. Voor mij ook niet.’’ Maar ook hij ziet de coronacrisis als een omslagpunt. ,,Het werk neemt af, dus hebben we meer tijd om ons bedrijf versneld toekomstbestendig te maken. En om te onderzoeken waar nog meer mogelijkheden liggen.’’