Een incassobrief blijft een machtig wapen

Een klant die niet over de brug komt met de betaling. Het is een van de nachtmerries van ondernemen: vooral wanneer je een goede relatie hebt met je klant. Die wil je niet kapot maken. Toch kun je een factuur niet zomaar door de vingers zien. De vordering uit handen geven aan een incassobureau? Dat lijkt misschien ver te gaan, maar vaak is het de enige oplossing. ,,Als je eigen inspanningen nergens toe leiden, dan kunnen wij het verschil maken. En merendeels nog snel ook. Zo'n zeventig procent van de mensen die wij voor de eerste keer aanschrijven, betaalt daarna meteen", zegt Kees van den Heuvel, commercieel directeur bij GGN, de landelijk opererende incasso- en gerechtsdeurwaardersorganisatie.

schroom

De organisatie werkt zowel voor multinationals als MKB en eenpitters. Voor die laatste twee groepen is overgaan tot incasso vaak zo'n ingrijpende stap, dat ze een factuur uiteindelijk maar afschrijven. En niet alleen vanwege mogelijke relatieschade. ,,We zien veel schroom bij ondernemers. Ze vinden het moeilijk om de telefoon te pakken of op bezoek te gaan. Terwijl dat vaak al voldoende is om het geregeld te krijgen. Ik snap het wel, als ondernemer wil je bezig zijn met jouw eigen werk. Achter je geld aanzitten is niet leuk en al helemaal niet on top of mind. Toch blijft het vreemd dat jij wel wordt gehouden aan afspraken, maar je klant niet. Daar kunnen wij bij helpen", aldus Van den Heuvel.

Een andere reden om incasso links te laten liggen, is onduidelijkheid over de kosten voor de ondernemer. GGN heeft echter altijd al een rekenmodel op de website gehad om de kosten eenvoudig inzichtelijk te krijgen. Op de nu totaal vernieuwde website is deze rekenhulp nog gebruiksvriendelijker gemaakt en zie je eigenlijk in een oogopslag dat de incassokosten in eerste instantie helemaal vergoed worden door de 'wanbetaler', middels een opslag op het originele factuurbedrag. Mocht deze uiteindelijk toch niet (kunnen) betalen, dan is het maximale risico voor de ondernemer zo'n 35 euro.

Databasis

,,Helaas kunnen ook wij niet altijd incasseren. In zo'n geval rest de rechter, maar voor het zover is onderzoeken wij eerst of het überhaupt zin heeft om het traject te vervolgen. Immers, van een kale kip kun je niet plukken. Als wij denken dat naar de rechter gaan wél zin heeft, dan gaan wij in overleg met onze klant om te overleggen over vervolgstappen. Dat is belangrijk, want als onze inspanningen uiteindelijk toch niks opleveren, dan krijgt de opdrachtgever onze kosten gefactureerd en dat willen wij graag voorkomen. Voor dit onderzoek baseren wij ons onder andere op onze databasis, met daarin het betaalgedrag van zo'n zeshonderdduizend bedrijven en drie miljoen consumenten. Met deze kennis kan onze opdrachtgever weloverwogen besluiten om de vordering al dan niet voort te zetten", zegt de commercieel directeur. Hij vervolgt: ,,Maar net zoals in het eerste traject, geldt vanzelfsprekend ook hier dat als de klant betaalt, dit inclusief onze kosten is. Dan is het hele traject kosteloos voor onze opdrachtgever.''

Duurzaamheid

Over de relatie ondernemer-klant is Van den Heuvel helder: ,,Wij zullen er alles aan doen om die relatie goed te houden. Duurzaamheid is voor ons een belangrijk begrip. Dat houdt bijvoorbeeld in dat we in gesprek gaan met de klant van onze opdrachtgever om te kijken wat wel mogelijk is. Zit iemand in een moeilijke situatie, dan proberen wij daarbij te helpen. Bijvoorbeeld door iemand in contact te brengen met schuldhulpverlening. Of zelfs met een uitzendbureau. Alles om uit een moeilijke situatie te komen. Dat is voor alle partijen prettig,''

Van den Heuvel heeft tot slot een paar tips voor ondernemers die eerst zelf aan de slag willen met een onbetaalde factuur. Dat begint met het screenen van een nieuwe klant of opdrachtgever. Alleen al door even de algemene voorwaarden van een bedrijf te lezen, weet je meer. Bijvoorbeeld over de betalingstermijn. Die kan soms erg lang zijn. ,,Een Amerikaans gezegde luidt: 'Pay late, cash early'. Met andere woorden, jouw factuur wordt pas betaald als de eigen facturen betaald zijn. Wij komen termijnen tot een half jaar tegen. Stap twee is, zoals gezegd, contact opnemen. Vraag waarom de factuur onbetaald blijft. Vaak is een telefoontje genoeg. Wil je toch overgaan tot een het sturen van een herinnering, denk dan aan de WIK, de Wet Incassokosten. Ook als ondernemer heb je de mogelijkheid om aan te geven dat je incassokosten gaat vragen. Dit moet dan wel in je leveringsvoorwaarden staan. Maar let op: de eisen aan z'n brief zijn streng en als hieraan niet wordt voldaan, wijst een rechter hem af. Je kunt die brief daarom ook door ons laten sturen", zegt Van den Heuvel tot slot.