Het beste stage-bedrijf: zo haal je voor jezelf én stagiairs het meeste uit stages

Om ook jouw bedrijf te helpen om het maximale te halen uit stages op afstand geef ik hier vijf essentiële tips:

1. Geen kopie van de ‘offline’ stage

De stage op afstand is alleen een slap aftreksel van een ‘normale’ stage als je deze ook zo benadert. Een stage op afstand heeft een eigen dynamiek, eigen kansen en eigen bedreigingen. Jouw stagiair zit niet continu fysiek zichtbaar op een werkplek in een kantoorgebouw waar je binnenloopt met een vraag. Er is veel meer ruimte voor flexibiliteit in tijd (‘wanneer werk ik’) en ruimte (‘waar werk ik’). Bedenk samen met de stagiair hoe je die nieuwe vorm van tijd en ruimte gaat indelen.

2. Bepaal de agenda

Bepaal een deel van de agenda vooraf. Zo creëer je een gelijk speelveld voor iedereen. Denk bijvoorbeeld aan een rooster waarbij iedereen op afstand werkt, maar op woensdag en donderdag op kantoor komt. Zo geef je iedereen gelijke kansen.

Dat is fair, want de keuze om op afstand stage te lopen maken stagiairs niet alleen voor de lol. Misschien is er veel reistijd, of zijn er mantelzorgtaken. Je wilt voorkomen dat een stagiair zich met al die verplichtingen in allerlei bochten gaat wringen om maar in beeld te blijven. En je wil ook niet dat de stagiair die om de hoek woont, geen verplichtingen heeft en dus dag en nacht op kantoor rondhangt en alleen daardoor promotiekansen heeft.

3. Plan digitale reistijd

Als je op een kantoor zit is de fysieke grens tussen werk en privé heel helder. Als je thuis gaat werken vervaagt die. Die overvolle trein in de spits is natuurlijk irritant, het is wel een heldere overgang tussen deze twee werelden. Bouw daarom iedere dag een soort digitale reistijd in met jouw stagiair. Dit zijn vaste blokken in de dag waarin je de stagiair de kans geeft om van werk naar privé over te gaan en vice versa. Doe dit bijvoorbeeld door nooit vergaderingen in te plannen na half vijf of voor half tien ‘s ochtends.

4. Voer één-op-één gesprekken

De één-op-één relatie tussen begeleider en stagiair is cruciaal. Juist studenten hebben behoefte aan persoonlijke contacten. Als de stage deels of geheel op afstand is, is het nóg belangrijker om bewust om te gaan met die behoefte aan persoonlijk contact. Volgens een onderzoek van Linkedin zegt 72 procent van de medewerkers één-op-één gesprekken het belangrijkste onderdeel te vinden van onboardingsprocessen. De Amerikaanse psycholoog Susan Pinker, concludeert bovendien dat al een kwartiertje sociaal contact per dag stressniveau’s laat dalen.

Persoonlijk contact is daarom fantastisch voor het gevoel van verbinding met jouw bedrijf, én het zorgt ervoor dat de stagiair zich lekkerder voelt, wat de kans op een succesvolle stage vergroot.

Plan daarom persoonlijke gesprekken in met stagiairs, zeker in de eerste spannende periode. Bijvoorbeeld met een dagelijkse dagstart. Daarnaast koppel je de student aan zoveel mogelijk relevante collega’s en eventueel aan klanten.

Waarschuwing: Trap niet in de efficiencyval, waarbij je alle introductie-activiteiten via geautomatiseerde processen en sexy apps regelt. Je snijdt jezelf in de vingers.

5. Focus op output

Als je stagiairs benadert alsof ze er alleen voor de studiepunten zitten, krijg je precies dat effect: ongemotiveerde stagiairs die hun tijd uitzitten. Stagiairs motiveer je wél met autonomie. Remote werk vereist precies die autonomie van stagiairs. Laat daarom los hóe iemand een doel haalt en focus je meer op wát de stagiair gaat doen. Die 'wat' facilitair je vervolgens.