‘Het werd me allemaal teveel’, zegt de 42-jarige ondernemer Gerjan Dolman. De dagelijkse beslommeringen van de twee ondernemingen die ik had, slokten me volledig op. Rust nemen om bijvoorbeeld na te denken over waar ik met de bedrijven heen wilde, nam ik niet. Daar was geen tijd voor.’ Gerjan doelt hiermee op de periode van enkele jaren geleden. Hij had een landbouwmechanisatiebedrijf met zeven medewerkers van zijn ouders overgenomen. En hij had zijn eigen bedrijf Domatrac, een ingenieursbureau voor de industriële sector, ook met zeven medewerkers. ‘Mijn ouders vielen plotseling weg. In één keer kwam hun bedrijf naar mij toe. En ik had m’n handen al vol aan mijn eigen zaak. Ik had te weinig tijd, verloor de focus en dat kostte me bijna beide bedrijven. Ik moést nadenken over de manier waarop ik verder wilde.’
Gerjan is daarin niet de enige, zo blijkt uit onderzoek naar de grootste dilemma’s voor ondernemers dat De Amersfoortse (een merk van a.s.r.) tijdens de Week van de Ondernemer uitvoerde. ‘Te weinig tijd voor de strategie van het bedrijf’, was daar één van.
Breng structuur aan in je werk
Een coach bracht soelaas. Zijn verzekeringsmaatschappij De Amersfoortse schakelde deze in nadat hun arbeidsdeskundige een inschatting van zijn situatie had gemaakt. ‘Hij heeft me geholpen mijn gedachten weer op een rijtje te krijgen en structuur aan te brengen in mijn werk en in mijn onderneming. Hij stelde vragen, was kritisch, dwong mij tot nadenken en gaf goeie tips. Bijvoorbeeld dat het niet nodig is om elke mail van een klant direct te beantwoorden. Je kunt ook zeggen: “Ik kom er maandag op terug.” Dat klinkt eenvoudig, maar dat was voor mij een eye opener. Vragen van klanten beantwoord je direct, zo dacht ik altijd.’
Durf nee te zeggen
Gerjan kwam tot inzicht dat hij zich moest focussen op zijn eigen bedrijf Domatrac.
‘Ik sta nu weer met beide benen op de grond en heb het overzicht terug. Ik ben gestopt met het bedrijf van m’n ouders en richt me nu alleen nog op het ingenieursbureau. Ik heb inmiddels geleerd om keuzes te maken en vaker nee te zeggen. Nee is meer waard dan een loze belofte die zowel de klant als mij frustreert.’
Slimmer omgaan met je tijd? 5 tips.
‘Tijd is de grootste vijand van veel ondernemers, zegt Björn Deusings, directeur van TIJDwinst.com, een trainingsbureau dat ééndaagse timemanagementtrainingen aanbiedt. Voor ze het weten zijn ondernemers de hele dag bezig ballen in de lucht te houden en komen ze niet toe aan wat ze eigenlijk zouden moeten doen, zoals het nadenken over de bedrijfsstrategie.’
Deusings heeft vijf praktische tips om slimmer om te gaan met je tijd:
1. Focus nodig? Notificaties uit.
Niemand kan multitasken, ook ondernemers niet. De hele tijd je aandacht verplaatsen van het een naar het ander zorgt dat je tijd verliest, kostbare fouten maakt en energie verliest. Zet notificaties dan ook uit. Mails kunnen prima twee uurtjes wachten. Als je je mail checkt om elf uur, één uur en drie uur ben je op tijd met reageren en kun je de rest van de tijd je concentratie bewaken.
2. Spaar interrupties op.
Ongeveer 95% van de zaken waar je tijdens de dag door wordt gestoord heeft geen haast. Spaar ‘niet dringende’ vragen op en kies één moment op de dag om ze af te handelen.
3. Maak je hoofd steeds leeg
Vragen, gedachten en ideeën blijven vaak door je hoofd spoken. Een hoop drukte aan je hoofd waar je niets aan hebt. Schrijf dit soort gedachtes meteen op zodat je ze later kunt bekijken. Dan blijven ze niet malen.
4. Maak één overzicht van taken
Voorkom verschillende lijstjes met reminders, post-its, enzovoorts. Hanteer één takensysteem met daarin al je taken, je projecten en de zaken die je gedelegeerd hebt. Zorg dat echt alles daarin terecht komt zodat het een waterdicht systeem is. Eén to-do list is het meest overzichtelijk.
5. Afhandelen begint met kleine stapjes
Het uitstellen van taken die je eigenlijk nú moet doen, vreet tijd en energie en geeft bovendien een vervelend gevoel. Vaak stel je uit omdat je simpelweg niet helder voor ogen hebt hoe je precies moet beginnen. Stel jezelf dan een heel simpele vraag: ‘wat is de eerste stap’. Schrijf deze op als taak en zet deze eerste stap. De rest volgt dan vaak vanzelf.
Aan de slag met timemanagement en strategie?
Ga naar boostz.nl/deamersfoortse en volg binnenkort een interessant webinar!
