Medewerkers moeten bereikbaar zijn, maar ‘uitstaan’ is ook belangrijk

“Slimme werkgevers zorgen er voor dat verwachtingen worden besproken en afspraken worden gemaakt over inzet, werkschema’s en misschien nog wel het belangrijkste: bereikbaarheid”, stelt werkpsycholoog Wouter Vrooland. Hij is registerpsycholoog Arbeid en Organisatie NIP en adviseur van werkgevers en werknemers op het vlak van mentale fitheid, loopbaan en arbeidsmarkt. Tijdens de Week van de Ondernemer verzorgt hij bij Tele2 workshops hierover. “Bereikbaarheid is een issue in de tijd die men normaal gesproken niet werkt, tot er een verzoek komt om aandacht. De WhatsApp-groep van de zaak, mails en telefoontjes van het werk zijn voorbeelden daarvan, soms lastig te weerstaan, ook als men eigenlijk liever wat anders doet. Bereikbaarheid is het belangrijkste punt van aandacht, omdat het de meeste impact heeft op het gevoel van welbevinden en de mentale fitheid van mensen. Sommige mensen leveren die aandacht voor het werk dan graag, om allerlei redenen. Andere mensen vinden het heel vervelend om elk moment ‘geroepen’ te kunnen worden. Ken je favoriete werkwijze, ken die van je team.”

Nu WhatsApp ook steeds vaker de zakelijke app op de mobiel is, blijkt ‘uit staan’ nog moeilijker geworden. Daarbij, ‘oplossingen’ voor het mailverkeer als Out Of Office-reply’s blijken lang voor niet iedereen even logisch. Uit recent Tele2-onderzoek blijkt dat 24% niet weet of er op het werk regels zijn over het gebruik van een Out Of Office-reply. En, op papa- en mamadagen zetten medewerkers in slechts 3% van de gevallen de reply aan en dan toch checkt de helft zijn of haar mail alsnog. Bovendien blijkt dat buiten werktijd een grote meerderheid van de werknemers (85%) geregeld zakelijk contact te hebben met elkaar, vooral via e-mail en telefonisch. Daarentegen geeft een op de drie werknemers juist aan dat buiten werktijd bereikbaar stress oplevert. Vrooland: “Wees zuinig op elkaar, verken elkaars flexibiliteit. Onderlinge verwachtingen afstemmen helpt goed om waar mogelijk ieder in zijn favoriete patroon te laten werken. Zo haalt een team het beste rendement uit elkaar.”

Ook naar de workshop van Wouter Vrooman? Meld je aan voor de Week van de Ondernemer.

Uit het onderzoek blijkt ook dat bij werknemers privégeluk (7,6%) hoger wordt beoordeeld dan werkgeluk (7,1%), maar dat het laatste juist in sterke mate af hangt van het zelf kunnen bepalen wanneer en hoe bereikbaar te zijn. 45 procent van de ondervraagden zegt ‘daarmee te worstelen’. “Mensen verschillen in de flexibiliteit op het werk. Maar of je nu een 9-5 of een 24/7-bereikbaar mentaliteit hebt, iedereen bepaalt het liefste zelf de manier waarop er gewerkt wordt. Sterker nog, autonomie met betrekking tot regelmogelijkheden staat bekend als de beste buffer voor werkstress."

"We kunnen het meeste werk aan, en leveren het beste werk, als we zelf mogen bepalen hoe we mogen werken. De een doet dat liefst in sterk afgebakende blokken om zich op andere tijden af te kunnen sluiten voor werk, de ander heeft er de hele dag wel tijd voor en zin in zolang er ook maar ruimte is om andere dingen tussendoor te doen”, aldus Vrooland. Wat het meest effectief is hangt, enerzijds af van wat het werk vraagt en anderzijds af van hoe de persoon in elkaar zit. “Een minder bij hen passende werkwijze opleggen werkt meestal averechts. Stress besparen, elkaar stress besparen, is rendement verbeteren. En zoals ik al stelde, slimme werkgevers doen wel degelijk het nodige om de mentale fitheid van werknemers te bevorderen. Bijvoorbeeld rust en ontspanning stimuleren, zowel op als na het werk. Werkplekken voor concentratie en focus creëren, naast de plekken om samen te werken en/of te relaxen.”

Ook naar de workshop van Wouter Vrooman? Meld je aan voor de Week van de Ondernemer.

20 procent van de andere ondervraagden zegt regelmatig werkdruk te voelen en acht procent zelfs vaak. Slechts een op de vijf geeft aan nooit het gevoel te hebben onder hoge druk te moeten werken. “Of je nou van nature flexibel bent of niet, van werken wordt iedereen uiteindelijk moe. Dus hoe bevlogen je ook bent, het is het altijd goed om momenten in te bouwen voor herstel. In de vorm van relaxte pauzes op het werk en in de vorm van prikkelarme periodes, alleen of met vrienden, maar in ieder geval met vrij van elektronische prikkels. Goede slaap is tenslotte cruciaal voor goed functioneren. En de beste ideeën ontstaan in ontspannen toestand.”

Ook naar de workshop van Wouter Vrooman? Meld je aan voor de Week van de Ondernemer.

Vijf Gouden tips van Wouter Vrooland

1. Werk enthousiast (bevlogen), maar gun jezelf en je team ruimte voor ontspanning.
2. Maak afspraken, geef elkaar de ruimte en werk vrij.
3. Maak richtlijnen voor communicatie. Ten eerste over hoeveel bereikbaarheid je van elkaar verwacht. En ook over de vorm, bijvoorbeeld hoe en waarover te appen.
4. Wissel verschillende taken af: intensief en minder intensief. Sociaal en gefocust op de taak. Tijd voor afleiding en tijd voor concentratie.
5. Zorg altijd voor voldoende offline ontspanning, dat verzekert de mentale fitheid.