Boek: Zakelijk Schrijven voor Dummies

Noem het gerust verplichte kost voor overheden, instanties, bedrijven en verder iedereen die een zakelijke brief moet schrijven. Onlangs prikte weer zo'n puzzelwoord in zijn ogen: niet-geliberaliseerde huurwoning. ,,Als je dat zoekt op internet, kom je nooit terecht bij sociale huurwoning. Want dat wordt ermee bedoeld. Dit soort dingen wordt nog dagelijks verstuurd."

Kennis overbrengen

In Culemborg snapt hij na het lezen van de webtekst nog altijd niet waar er bij sneeuw wordt gestrooid: 'De gemeente heeft als wegbeheerder een zorgplicht voor de gladheidbestrijding. Aan de hand van een gladheidbestrijdingsplan worden de gemeentelijke wegen gestrooid. In het Gladheidbestrijdingsplan 2014-2024 van de gemeente zijn de uitgangspunten van het strooibeleid opgenomen'. De tekstschrijver en trainer besloot zijn frustraties van zich af te schrijven. ,,Ik vind het fijn om de kennis die in mijn hoofd zit, nu voor me op tafel te zien liggen'', zegt hij over het resultaat. ,,Het is een eenvoudige, laagdrempelige manier om die kennis over te brengen."

Voorbeelden

Wat hem zoal opviel? ,,Neem de brief van het Centrum Indicatie-stelling Zorg (CIZ) aan mijn ouders over de zorg voor mijn moeder. Mijn vader is beslist niet laagopgeleid, maar hij snapte niet waar ze recht op hadden. Vervolgens kostte het de thuiszorgorganisatie een week om te achterhalen wat het CIZ bedoelde. Een ander voorbeeld is de brief van de belastingdienst aan mijn vader met de boodschap dat een bepaald bedrag 'wordt uitbetaald of verrekend door de ontvanger Belastingdienst'. Hij weet nog steeds niet of hij geld krijgt of moet betalen."

Gereedschap

Wat hij wil zeggen: eenvoudige teksten maken het leven stukken makkelijker. ,,Ik snap best waar het vandaan komt. Voor ambtenaren is taal gereedschap. Ze gebruiken die taal om te communiceren met andere ambtenaren om zo dingen voor elkaar te krijgen. Dat weet ik, omdat ik ook als webredacteur voor de overheid heb gewerkt. Maar als ambtenaren het resultaat gaan communiceren met de burger, gaat het vaak fout. Ook denken ze dat als ze geen moeilijke taal gebruiken, de indruk wordt gewekt dat ze niet slim zijn. Onzin natuurlijk."

Belangrijkste eerst

Van Haaren vindt dat zakelijke correspondentie volgens de journalistieke methode moet worden gevoerd. ,,Het belangrijkste nieuws, de boodschap die je wilt overbrengen, eerst. Deze tijd vraagt erom. Mensen krijgen dagelijks via allerlei bronnen een hoeveelheid informatie voorgeschoteld die even groot is als de inhoud van 170 kranten. Ze lezen uiterst selectief en dus moet je met de deur in huis vallen, anders mis je de boot."

Die laatste, figuurlijke zin mag overigens niet worden opgenomen in een zakelijke brief. ,,Figuurlijk schrijven is uit den boze. Je moet rekening houden met mensen die Nederlands als tweede taal hebben. Die kunnen zoiets letterlijk nemen."