Twee-pizza's-team
"Wij proberen nooit met teveel mensen te vergaderen en hanteren daarom de twee-pizza's-teamregel", zegt Bezos. "Het maximum aantal mensen moet samen genoeg hebben aan twee grote pizza’s."
Hoe groter het team, hoe meer meningen - en hoe moeilijker het wordt om conclusies te trekken en beslissingen te nemen. Zeker als er mensen aanwezig zijn die zichzelf graag horen praten kunnen vergaderingen erg tijdrovend worden. Met de twee-pizza's-teamregel zijn er genoeg mensen aanwezig om verschillende standpunten en ideeën ter tafel te brengen, maar blijft de vergadering beheersbaar en effectief.
Lees ook: Hoe Jeff Bezos op één dag 12 miljard dollar verdiende
Geen PowerPoint
"Bij Amazon worden geen PowerPoint-presentaties gegeven", zegt Bezos stellig. "Bij elke vergadering is er iemand die ter voorbereiding een gestructureerde verhalende memo van zes pagina's schrijft."
Volgens Bezos gaat er veel werk zitten in het schrijven van deze vergaderstukken. "De memo's worden geschreven en vervolgens herschreven op basis van feedback van collega's. Dan wordt de memo nog een paar dagen weggelegd en opnieuw met een frisse blik bekeken en zonodig aangepast. Het is dus niet iets wat in twee dagen in elkaar gedraaid wordt."
Door in de memo's gebruik te maken van storytelling, in plaats van alleen feitelijke opsommingen kan de geboden informatie beter verwerkt worden. Het geeft de mensen die de vergadering bijwonen de kans om het volledige concept beter te begrijpen en een oordeel te vormen over de inhoud. Bovendien meent Bezos dat het degene die de memo opstelt helpt bij het structureren van de inhoud en het leiden van de vergadering. "Het is niet mogelijk om zes pagina tellend verhaal te schrijven, zonder een helder punt te maken."
Begin met stilte
"We lezen deze memo's aan het begin van de vergadering, in stilte", zegt Bezos. "Het is net een studiezaal. We zitten rond de vergadertafel en lezen in stilte het stuk ter voorbereiding. Meestal nemen we hier een half uur de tijd voor, maar soms ook langer als dat nodig is. Daarna starten we de discussie."
Op deze manier voorkom je dat mensen onvoorbereid aan een vergadering deelnemen. "Want net als op de middelbare school, zijn er altijd mensen die doen alsof ze voorbereid de vergadering bijwonen."
