Job van den Berg
Data- en AI-expert en Co-founder van ai.nl en The Automation Group
Job van den Berg is data- en AI-expert en co-founder van de bedrijven ai.nl (keynotes, trainingen en workshops over AI) en The Automation Group waarmee hij bedrijven helpt om efficiënter te werken en meer impact te maken door het bouwen van AI softwarerobots. Hij is expert-blogger bij De Ondernemer en deelt geregeld zijn inzichten. Altijd pragmatisch, met focus op kansen voor ondernemers.
In het kort
• De tool empathie.ai helpt je een empathische reactie te schrijven op e-mails. Bespaart tijd maar ook eventuele miscommunicatie.
• AI-botjes om facturen automatisch te checken op specifieke betalingskenmerken en contractvoorwaarden. Dit gebeurt nog heel vaak handmatig.
• Standaard, vaak terugkomende klantvragen afhandelen/beantwoorden waardoor je alleen tijd besteedt aan de complexere vragen.
Neem het declaratieproces bij een gemiddeld mkb-bedrijf. Ik herinner me nog goed die keren dat ik een declaratie wilde indienen bij een vorige werkgever. Ik moest inloggen op een platform waar ik, uit veiligheidsoverwegingen, iedere twee weken een nieuw wachtwoord moest maken. En je raadt het al: bijna elke keer vergat ik het nieuw ingestelde wachtwoord. Als ik eindelijk was ingelogd, was het uploaden van een bon en het invullen van de benodigde velden een tijdrovende klus. De categorisatie alleen al! Was het een lunch of reiskosten? Welk type vervoer of type eetgelegenheid? Welk restaurant? Hoeveel procent was drinken en hoeveel vast voedsel? Met welke vervoerder was ik op locatie gekomen? Met de auto? Welk merk auto?
En dan, als klap op de vuurpijl, moest mijn manager het accorderen. En tja... die was net op vakantie. Maar door een bizar systeemontwerp verdween mijn zorgvuldig ingevoerde declaratie gewoon als zij er niet binnen drie weken naar keek! Het werd een eindeloze dans van indienen, herinneren, en opnieuw indienen. Ik heb eens uitgerekend dat het proces voor mij een uur kostte en mijn manager een half uur. Dat is gelijk aan 100 euro loonkosten. En dat voor een declaratie van soms maar 30 euro.
AI als antwoord op uitdaging productiviteit
Wat ik vaak merk, is dat bedrijven op zoek zijn naar grote, meeslepende veranderingen door AI. Ze dromen van revolutionaire toepassingen, maar vergeten vaak de kracht van kleine, geleidelijke verbeteringen. En dat is AI toepassen om repetitieve, saaie taken te automatiseren. AI is dus het antwoord op de productiviteit-uitdaging waar we al jaren voor staan. Toen het internet zijn intrede deed, stonden we voor een vergelijkbare paradigmaverschuiving.
Voorheen moesten bedrijven fysieke catalogi verspreiden om hun producten te adverteren; met de komst van het internet konden ze nu digitale winkels opzetten die 24/7 bereikbaar waren. Vergaderingen die eerder fysieke aanwezigheid vereisten, konden nu op afstand worden gehouden via videoconferenties. Bankieren, wat vroeger een bezoek aan een fysieke vestiging vereiste, werd vervangen door online bankieren.
Lees ook: Ondernemen in het AI-tijdperk: hoe je meer impact maakt door slimme inzet van technologie
Softwarerobots om procesmatige taken over te nemen
Voor bedrijven en overheidsinstellingen is het daarom essentieel om vooruit te denken en te bepalen welke taken AI kan overnemen. Zo zijn er honderden AI softwarerobots beschikbaar die specifiek getraind zijn om procesmatige taken van de mens over te nemen. Door AI zijn er robotgrasmaaiers.
AI kan ook heel goed bestanden verslepen of gegevens invoeren. Die robotjes kunnen prima voor mij de declaraties invullen en dat tergende HR-systeem, waar ik dit artikel mee begon, vullen. Het is een kolfje naar de hand van AI om te checken of declaraties kloppen. Dat hoeft een manager echt niet altijd te doen. Stel je eens voor hoeveel tijd, energie en frustratie je dat kan besparen.
Lees ook: Hoe AI de kans op investeringen in jouw onderneming kan vergroten
Technologische hoogstandjes
Net zoals we dertig jaar geleden onze processen heroverwogen met de komst van internet, moeten we dat nu opnieuw doen met AI. Deze technologie kan niet alleen onze productiviteit verhogen, maar ons ook gelukkiger maken door de last van saaie en repetitieve taken te verminderen. De mens is niet gemaakt om de hele dag in Excel en Outlook te klooien.
De belofte van AI gaat verder dan indrukwekkende technologische hoogstandjes. Het gaat om het vergemakkelijken van ons dagelijks werk en het terugbrengen van de vreugde en voldoening in wat we doen.
