Aaron Mirck
Oprichter Aandachtswerk
Aaron Mirck is oprichter van Aandachtswerk en keynote-spreker. Met Aandachtswerk wil hij professionals slimmer laten werken en belooft hij ze elke werkweek twee gratis werkdagen - zonder een minuut langer te hoeven werken. Mircks laatste boek is een gids voor digitale etiquette: Niet appen tijdens het eten. Hij geeft lezingen en workshops over AI, digitale etiquette en productiviteit.
Je herkent het gevoel vast wel. Je doet de deur van je kantoor dicht na een lange werkdag, maar hebt niet echt een voldaan gevoel. Sterker nog: je vraagt je af wat je vandaag eigenlijk hebt gedaan. Deze werkdag heb je je laten leven door andermans prioriteiten en ben je niet toegekomen aan wat je vandaag gepland had. Waarschijnlijk is je mailbox de oorzaak van dit probleem.
Volgens onderzoek behandelt een gemiddelde kenniswerker namelijk ongeveer 126 e-mails per dag. Een laptop-gebruiker zou zijn mailbox gemiddeld 70 keer per dag raadplegen. Dat komt doordat 80 procent van de professionals zijn mailbox altijd open heeft staan, waardoor hij veel en vaak wordt afgeleid. Dit maakt e-mail een potentieel tijdrovend proces. Daardoor zijn we ongeveer 2,5 tot 3 uur per dag bezig met mail.
Op een bepaalde manier is mail verslavend. Er kan een leuke nieuwe opdracht in je mailbox zitten, feedback van een klant of een factuur
Zonde van je tijd, maar ook begrijpelijk. Op een bepaalde manier is mail verslavend. Er kan een leuke nieuwe opdracht in je mailbox zitten, feedback van een klant of een factuur. Het is een soort van digitaal casino: drie kersen, drie keer de jackpot of drie keer niks. Daarom moeten we leren afkicken van mail. Dat doe je met deze vijf tips.
1. Laat je mailbox vaker met rust
Kies een aantal vaste momenten per dag om met je mail bezig te zijn. Je kan er bijvoorbeeld voor kiezen om rond tien uur, na de lunch en aan het einde van de dag de mailbox te openen. Geen e-mail openen voor 10.00 heeft een belangrijk voordeel. Als je de eerste 60-120 minuten van de dag zonder onderbrekingen van e-mail werkt, heb je een uur of twee om aan je eigen prioriteiten te werken.
Lees ook: Ondernemer, laat die Facebook-likes links liggen (en zet hier wel op in)
2. Zet mail-meldingen uit
Voorkom dat je wordt afgeleid door inkomende e-mails. Als je een e-mail van je collega, klant of baas ziet binnenkomen, is het moeilijk om die mail met rust te laten. Daarom is het handiger om alle e-mail-meldingen op je computer en telefoon uit te schakelen, zodat je niet afgeleid wordt. Elke melding die je ontvangt is een afleiding van je prioriteiten, waarna het zo’n elf minuten duurt om je weer te kunnen focussen. Zonde!
3. Schrijf je uit van nieuwsbrieven
Een van de redenen waarom je mailbox volstroomt, zijn alle nieuwsbrieven waarop je bent geabonneerd. Check de komende weken welke nieuwsbrieven binnenkomen en schrijf je uit voor de nieuwsbrieven die je niet nodig hebt. Dat bespaart je al een boel tijd, want je ontvangt een stuk minder mail.
De kans is groot dat je meerdere malen in de week ongeveer dezelfde mail stuurt. Nu kan je die mails steeds helemaal opnieuw schrijven, maar er is een slimmere oplossing
4. Gebruik e-mail templates
De kans is groot dat je meerdere malen in de week ongeveer dezelfde mail stuurt. Nu kan je die mails steeds helemaal opnieuw schrijven of de tekst voor die mails uit word-documenten kopiëren, maar er is een slimmere oplossing. Het gebruik van templates. Door een mail als concept op te slaan, valt een mail als template in te stellen. Zo heb je met een paar muisklikken een hele mail geschreven. Handig!
5. Gebruik handige email-tools
Soms heb je informatie uit een e-mail nodig, zoals een bestand, een telefoonnummer of een bijlage. Als je eenmaal op zoek gaat naar die info, kan je afgeleid worden door nieuwe e-mails die net binnen zijn gekomen. Voor je het weet heb je al je e-mails beantwoord en heb je niet aan die belangrijke taak gewerkt.
Lees ook: Moeten we als ondernemer iets met AI?
Gelukkig zijn er email tools die dit probleem oplossen: Inbox when ready voor Gmail en Boomerang voor Outlook. Deze tools zorgen ervoor dat je geen nieuwe mailtjes ziet binnenkomen, behalve op de daarvoor bestemde tijden (bijvoorbeeld om 10.00, 13.00 en 17.00). Zo voorkom je afleiding en verover je je focus terug van je mailbox.
Deze tools zijn niet gratis, want ze kosten een euro of vijf per maand. Op dit moment brengen we 2,5 tot 3 uur per dag door in onze mailbox. Als we dat terugbrengen nog maar 1 tot 1,5 uur per dag, winnen we daar veel tijd mee. Sterker nog: het levert je elke werkweek een extra werkdag op. Daarom vind ik het de investering meer dan waard.
