Wat ooit door twee vrienden vanuit een zolderkamer in Zeeland begon met online te bestellen gepersonaliseerde liedjes, is uitgegroeid tot een geraffineerde marketing-, productie- en distributiemachine. Hierbij draait alles om mensen helpen om elkaar blij te maken. Alle unieke cadeaus die YourSurprise verkoopt worden in Zierikzee ontwikkeld, gemaakt en verzonden, met meer dan 300 medewerkers.
Nick Slabbekoorn is Lead IT bij YourSurprise: ,,Rond de feestdagen genereren we maar liefst 1,3 miljoen zogenaamde ‘happy moments’: het samenkomen van gever en ontvanger, waarbij gepersonaliseerde cadeaus worden overhandigd. Spread a little happiness, dat is ons motto en hier doen we samen iedere dag alles voor.”
50.000 gepersonaliseerde cadeaus op één dag
Het is topdrukte in Zierikzee op dit moment. Slabbekoorn vertelt dat YourSurprise in de aanloop naar de feestdagen dagelijks zo’n 50.000 cadeaus produceert en verzendt. ,,Als je weet dat gemiddeld 15 webshopbezoekers één sale genereren, dan betekent dat dus dat er op zo’n dag 750.000 bezoekers in de webshop zitten die deels bezig zijn met het knutselen aan - en het uploaden van hun eigen tekst of illustratie. Dat vraagt een enorme servercapaciteit.”
We zijn op dit moment bezig met het bouwen van een machine die onze gegraveerde glazen automatisch kan inpakken
Robots kiezen hoeveelheid papier voor elk glas
Het opvolgen van dergelijke gepersonaliseerde online bestellingen is alleen mogelijk door verregaande automatisering en robotisering. Zo heeft YourSurprise in 2020 een robotbedrijf overgenomen en worden de machines en robots steeds verder ontwikkeld. ,,We zijn op dit moment bezig met het bouwen van een machine die onze gegraveerde glazen automatisch kan inpakken. Deze machine wikkelt speciaal papier rondom de glazen waardoor deze tijdens het transport heel blijven. Afhankelijk van een aantal factoren kan deze machine zelfstandig bepalen hoe goed het glas moet worden ingepakt. Een dun champagneglas pakken we bijvoorbeeld beter in dan een dik bierglas en een glas dat naar de andere kant van de wereld wordt verzonden, willen we nog beter beschermen tegen breuk dan een pakket dat binnen Nederland blijft. Door hier een machine voor te bouwen besparen we (verpakkings)papier, omdat we zo voor elke order precies genoeg materiaal gebruiken. Nu kiezen we vaak voor de veilige optie, waardoor we meer papier verbruiken dan nodig.”
Data-gedreven marketing
Data spelen een belangrijke rol bij YourSurprise. Slabbekoorn: ,,Bij vrijwel alles werken wij data-gedreven. Ook bij marketing: binnen de grenzen van de AVG-wetgeving volgen we het mediagebruik van klanten, zodat we profielen opbouwen die ons in staat stellen om aanbiedingen meer op iemands smaak af te stemmen. Maar we houden in onze bedrijfsvoering ook rekening met andere vormen van data. Zo stemmen we onze voorraadvorming, bij cadeaus zoals T-shirts, automatisch af op de weersvooruitzichten, omdat we precies weten in welke mate de vraag naar T-shirts stijgt als het zonnig zomerweer wordt. Naar buiten toe doen we veel aan online marketing. Deze vorm van marketing is veel meer gepersonaliseerd en past beter bij ons als bedrijf.”
Omdat we zowel in Nederland als in 29 andere landen verkopen, komt er ook buiten Europa veel wet- en regelgeving bij kijken
Soepele financiële administratie
Efficiëntie is het toverwoord bij de bedrijfsvoering van YourSurprise. Daarbij wordt gebruikgemaakt van de Premium Editie van Exact Online. Slabbekoorn: ,,Deze bedrijfssoftware gebruiken we in eerste instantie vooral voor onze financiële administratie. In Exact Online kunnen we waarborgen dat dit allemaal soepel loopt. Omdat we zowel in Nederland als in 29 andere landen verkopen, komt er ook buiten Europa veel wet- en regelgeving bij kijken. Zo zijn we in een heleboel verschillende landen btw-plichtig en kunnen we door Exact gemakkelijk in al deze landen btw-aangifte doen.”
Goed voorraadbeheer van levensbelang
Zeker bij topdrukte rond de feestdagen is goed voorraadbeheer uiteraard ook van levensbelang, net als de connectiviteit tussen applicaties om die processen te optimaliseren. ,,Exact helpt ons om een correcte voorraadstand te waarborgen. Deze data staan primair in de software. Hier tegenaan hebben we een eigen Warehouse Management Systeem ontwikkeld om ons unieke voorraadproces te ondersteunen. Dit WMS helpt ons met het inboeken van voorraad, het opslaan van de voorraad en het bijvullen van de grijpvoorraad voor onze productiemedewerkers. Door zelf een WMS te ontwikkelen op de software van Exact, wordt de tijd die we moeten investeren in het bouwen van zo’n systeem een heel stuk minder. Dit komt omdat de belangrijkste dingen (stamgegevens, denk aan voorraadlocaties, artikelen en voorraadposities) al bestaan binnen de software.”
Orders en facturen komen via een automatische koppeling in onze Exact software terecht
Snelheid en gemak
Ook snelheid en gemak spelen een rol bij de IT die YourSurprise toepast: ,,We proberen niet alleen de productieprocessen zoveel mogelijk te automatiseren, maar ook alle processen die er verder spelen. Zo komen onze orders en facturen via een automatische koppeling in onze Exact-software terecht, zonder tussenkomst van een van onze collega’s. Onze collega’s zijn veelal bezig met het monitoren en analyseren en zorgen er bijvoorbeeld voor dat er rapportages op allerlei vlakken uit de software kunnen worden gehaald. Onze klanten staan hierin uiteraard ook voorop, zij moeten hun originele cadeaus snel en makkelijk kunnen ontwerpen, iets wat we achter de schermen continu verder optimaliseren.”
Tip voor ondernemers
Terwijl er ook op deze dag weer tienduizenden cadeaus worden geproduceerd en verzonden, heeft Slabbekoorn nog een tip voor ondernemers en IT-managers: ,,Probeer niet altijd het wiel zelf uit te vinden. Voor bijna alles bestaat al een oplossing. Door gebruik te maken van standaard oplossingen, aangevuld met maatwerk, kun je vaak op een efficiënte manier software inzetten binnen je bedrijf om processen te ondersteunen of te verbeteren.”
Automatisering ondersteunt groei
Op zoek naar software die de efficiëntie van bedrijfsprocessen ondersteunt en inzicht geeft op actuele data? Exact ontwikkelt bedrijfssoftware voor het mkb en hun accountants. Meer weten over de manier waarop automatisering jouw bedrijf kan ondersteunen? Kijk hier.
