Na de versnelde adoptie van videovergaderen gaan veel organisaties over naar een meer hybride werkmodel. Op dit moment is echter nog geen tien procent van de vergaderruimtes geschikt voor dit hybride werkmodel. Daardoor voelen veel medewerkers zich tijdens een hybride vergadering ook niet of onvoldoende verbonden, vertelt Schmitz. ,,Dit gevoel treedt vooral op bij mensen die niet fysiek aanwezig zijn bij de vergadering en dus via een online platform deelnemen.”
Veel medewerkers voelen zich tijdens een hybride vergadering niet of onvoldoende verbonden
Schmitz: ,,Door Covid zijn vergaderruimten vaak ad-hoc ingericht, met de toen voor handen camera’s en technieken, want: we moesten wel. In de praktijk kwamen we er echter achter dat het geluid net niet lekker werkte, niet iedereen volledig in beeld werd gebracht of de lichtinval in de ruimte niet werd meegenomen, waardoor niet iedereen zichtbaar was. Anders gezegd; de apparatuur uit het Covid-tijdperk is inmiddels achterhaald. Gelukkig heeft die techniek zich in de afgelopen drie jaar razendsnel ontwikkeld en aangepast aan de behoefte van een hele nieuwe werkmethode.”
AV-as-a-Service model
Binnen die nieuwe werkmethode werken mensen, afhankelijk van hun activiteiten, deels thuis en deels op kantoor, ook wel de ‘mixed presence office’ genoemd. Hierdoor is er een extreem grote vraag naar nieuwe technologische oplossingen, in met name de vergaderomgeving. Schmitz: ,,We zien nieuwe slimme camera’s voorzien van AI, die zorgen voor nog scherper beeld en automatisch kan inzoomen op de spreker die aan het woord is. Er zijn betere microfoons, die storend omgevingsgeluid en slechte akoestiek zelf uitfilteren. En er is slimme software die ervoor zorgt dat je met één druk op de knop je Teams, Zoom of Google Meeting start. En dat allemaal op basis van AV-as-a-Service model; hybride vergaderen voor een vast maandtarief, bijvoorbeeld met de AVEX Meeting Room Solutions.”
AV-as-a-Service model: hybride vergaderen voor een vast maandtarief, met de AVEX Meeting Room Solutions
AVEX is al meer dan 35 jaar actief in de zakelijke markt voor audiovisuele oplossingen en biedt zekerheid en gemak met de AVEX Meeting Room Solutions; een compleet assortiment audiovisuele oplossingen ontworpen voor het snel creëren van hybride vergaderomgevingen. Deze oplossingen zijn volgens Schmitz snel inzetbaar als op- en afschaalbare ‘bouwblokken’. AVEX Room Solutions biedt keuze uit flexibele, verplaatsbare systemen (trolleys) en vaste wandoplossingen. Aangevuld met Room Upgrade Sets voor de aanpassing van bestaande ruimtes. Bij het ontwerp zet AVEX de gebruiker centraal. Een optimale vergaderbeleving, voor zowel fysieke als remote deelnemers. Op basis van AV-as-a-Service kan elke organisatie nu direct de nieuwste technologie in huis halen voor gebruik in de dagelijkse werkprocessen, zonder een grote investering ineens te moeten doen. Daarbij is ook Support direct beschikbaar via de eigen serviceorganisatie van AVEX. ”
Verbinding dankzij AI
AVEX Room Solutions maakt ook gebruik van dé trend van dit moment: Artificial intelligence (AI). Schmitz schets een voorbeeld: ,,Veel organisaties maken gebruik van grote vergaderruimtes, waar al snel tien mensen in kunnen. Het komt echter vaak voor dat zo’n ruimte door slechts twee of drie mensen gebruikt wordt, terwijl de rest op afstand mee vergadert. De videoapparatuur is dan nog steeds afgesteld op de volledige ruimte. Dan krijg je dus een heel leeg beeld te zien. Artificial intelligence zorgt er in zo’n situatie voor dat de aanwezige personen worden uitgesneden en naar voren worden gehaald. Daardoor zie je hun gezichtsuitdrukkingen beter op beeld. Dat brengt de deelnemers in de fysieke ruimte en de deelnemers op afstand letterlijk dichter bij elkaar, zodat zij zich meer met elkaar verbonden voelen.”
Vergaderen anno 2024; laat dat maar aan ons over
Omdat dit soort softwareontwikkelingen zich in rap tempo opvolgen, wordt het beheer ervan volgens Schmitz ook steeds belangrijker. ,,Veel bedrijven hebben daar noch de tijd, noch de mensen voor. Gelukkig zijn wij daar bij AVEX in gespecialiseerd. Wij kunnen onze klanten, ook op afstand, heel gemakkelijk helpen meebewegen met nieuwe functionaliteiten, zonder dat daar weer nieuwe ICT voor hoeft te worden aangeschaft. Vergaderen anno 2024; laat dat maar aan ons over.’’
Dit artikel kwam tot stand in samenwerking met AVEX.
