Kosten van verzuim lopen snel op: dit onderschatten veel mkb-ondernemers

Vanaf het moment dat iemand uitvalt, begint de teller te lopen. Loon moet worden doorbetaald, werk moet worden opgevangen en collega’s herschikken hun eigen taken. Wie tijdelijk iemand inhuurt ter vervanging, betaalt vaak een hoger tarief en krijgt te maken met een inwerkperiode.

Daar blijft het niet bij. Tijd van leidinggevenden gaat op aan begeleiding, administratie en het opbouwen van een dossier. Dat vraagt aandacht op momenten dat de organisatie al onder druk staat.

Arno herkent het patroon: „Ondernemers kijken eerst naar de loondoorbetaling, maar missen de optelsom eromheen. De vervanging, het productieverlies en de verstoring van de dagelijkse bedrijfsvoering maken verzuim financieel zwaar. Dat geldt al helemaal als een medewerker veel kennis, klantencontact of omzet met zich meebrengt. Valt zo iemand uit, dan verlies je continuïteit.”

Een verzuimverzekering dekt slechts een deel

Veel mkb-ondernemers denken dat ze met een verzuimverzekering het grootste risico hebben afgedekt. In de praktijk ligt dat anders. Zo’n verzekering dekt een deel van de loonkosten, terwijl andere werkgeverslasten doorlopen.

Denk aan kosten voor de Arbodienst of bedrijfsarts, interventies, re-integratie en eventuele werkplekaanpassingen. Ook extra begeleiding binnen het team vraagt tijd en geld.

Arno praat over een hardnekkig misverstand: „Wie 70 of 90 procent van het loon verzekerd heeft, gaat ervan uit dat het risico grotendeels is afgedekt. In werkelijkheid is die vergoeding maar een klein deel van het totale kostenplaatje.”

Wettelijke verplichtingen bij verzuim

Naast de financiële kant speelt de wetgeving een grote rol. Werkgevers zijn verplicht een basiscontract te hebben met een Arbodienst. Zodra verzuim langer duurt, treedt de Wet verbetering poortwachter in werking.

In de eerste week start je al met dossieropbouw. Binnen zes weken stelt de bedrijfsarts een probleemanalyse op. Daarna stel je binnen twee weken samen met je medewerker een plan van aanpak op. Vervolgens moet de voortgang regelmatig worden besproken en vastgelegd. Het vraagt om kennis van het verzuimproces, terwijl veel mkb-ondernemers daar in de praktijk niet dagelijks mee bezig zijn.

Te laat handelen vergroot het probleem

In de praktijk zien Arno en Rob dat ondernemers in de eerste fase afwachten. De verwachting is veelal dat iemand snel weer terug is. Als het verzuim aanhoudt, blijkt hoeveel er tegelijk geregeld moet worden.

„Veel ondernemers denken: het zal wel meevallen”, zegt Arno. „Tot het langer duurt en blijkt hoeveel er op je afkomt.” Rob vult aan: „Het begint met de gedachte dat iemand er over een paar dagen weer is. Als je dan de eerste stappen niet goed hebt gezet, loop je achter de feiten aan.”

Ondertussen lopen verplichtingen door, in principe tot maximaal twee jaar. Tijdens de eerstejaarsevaluatie moet duidelijk worden of terugkeer in het eigen werk of in ander passend werk nog haalbaar is. Als dat perspectief ontbreekt, volgt een tweede-spoortraject richting werk bij een andere werkgever. Dat traject vraagt begeleiding, tijd en extra investeringen in bemiddeling of scholing.

Extra risico bij onvoldoende inspanning

Wanneer een medewerker uiteindelijk een WIA-uitkering aanvraagt, kijkt het UWV terug op het hele traject. Daarbij beoordeelt het UWV of de werkgever voldoende heeft gedaan aan re-integratie.

Is dat niet het geval, dan kan een loonsanctie volgen. In dat scenario moet de werkgever het loon van de zieke medewerker tot maximaal een jaar langer doorbetalen. Een traject dat al kostbaar is, wordt daarmee nog zwaarder.

Grip krijgen op verzuim

Omdat verzuim zoveel meer raakt dan alleen loondoorbetaling, zoeken veel mkb-ondernemers naar manieren om risico’s beter te beheersen. Payroll kan daarin een rol spelen: het neemt administratie en begeleiding uit handen en minimaliseert risico’s.

Afhankelijk van de gekozen oplossing liggen de risico’s en verplichtingen rond verzuim en de Wet verbetering poortwachter niet langer bij jou als werkgever. Dat geeft meer overzicht en verkleint de kans dat je stappen mist.

Voor ondernemers creëert dat ruimte om zich te richten op wat echt belangrijk is: ondernemen. En ondertussen worden verplichtingen en risico’s gedekt.