Jeroen vloog zijn werknemers over naar Gran Canaria: ‘Laat mensen meebetalen, dan voelt het niet als een verplichting’

Of Jeroen Westerbeek, oprichter van Monday Merch, al bijgekomen is van de workation op Gran Canaria? ,,Jazeker, inmiddels wel. We zijn sinds een paar dagen weer thuis.’’ 49 werknemers van het Rotterdamse full-service platform voor bedrijfskleding en relatiegeschenken vlogen eerder deze maand naar het zonnige Gran Canaria voor de derde editie van de jaarlijkse workation.

Wat drijft het bedrijf om zo’n grote, logistieke operatie op touw te zetten? Het idee voor de allereerste reis ontstond organisch, direct vanaf de werkvloer, vertelt Jeroen. „Het was een idee van één van onze mensen. Zij had er online over gelezen en vroeg of het niet leuk was om zoiets met Monday Merch te doen. Dat vonden wij eigenlijk ook. We hebben een team dat jong is, dat grotendeels ook remote werkt. De workation is een perfecte manier om de medewerkers die remote voor ons werken in real life samen te brengen met onze mensen die op het kantoor in Rotterdam werken.’’

Lees ook: Werken tijdens je vakantie? Een op de drie zzp’ers denkt aan ‘workation’

Van Pakistan tot Rotterdam: op naar Gran Canaria

Met een team dat verspreid werkt verdeeld over de hele wereld - van thuisbasis Rotterdam tot Pakistan, Kosovo, Kroatië en Oekraïne - is het samenbrengen van zo’n groep mensen op een exotische locatie een behoorlijke uitdaging. Waar veel bedrijven een externe partij inschakelen om alles te regelen, kiest Monday Merch ervoor om de organisatie volledig in eigen beheer te houden.

Jeroen: „Er zijn derde partijen die echt alles uit handen nemen om zoiets te organiseren. Daar maken wij geen gebruik van. Bij ons doet het interne HR-team dat. Daar gaan maanden van voorbereiding aan vooraf. We begonnen eind vorig jaar met het zoeken naar geschikte locaties en de eerste plannen. Er komt inderdaad veel bij kijken.’’

Medewerker betaalt bescheiden deel mee

De remote workers regelen zelf de tickets heen en terug. „Sommige mensen kiezen ervoor om wat eerder te komen of juist wat langer te blijven. Dat kan allemaal. Juist voor deze medewerkers is het leuk, sommigen van hen werken al sinds het begin bij ons. Er zijn remote workers die elkaar heel goed kennen. Zij vinden het fijn om bijvoorbeeld twee dagen eerder naar onze workation-bestemming te reizen, zodat ze alvast tijd met elkaar hebben.’’

Opvallend is ook dat de deelnemers van de workation gevraagd wordt een bescheiden deel van de reis te betalen. Dat heeft een achterliggende gedachte, legt Jeroen uit. ,,Wanneer je medewerkers het geen probleem vinden om mee te betalen aan de workation, weet je zeker dat ze ook echt mee willen doen. Het is voor hun geen verplicht nummer dat de werkgever of opdrachtgever opdraagt.’’

Even niet op Slack: eindelijk eens echt contact

Voor veel remote workers is de workation hét moment om collega’s die ze normaal gesproken alleen via een scherm zien, eindelijk in levenden lijve te ontmoeten. Soms werken mensen al jaren intensief samen via Slack of Google Meet zonder elkaar ooit in het echt te hebben ontmoet. „Het fysieke contact tilt de onderlinge band direct naar een hoger niveau’’, aldus Jeroen.

„Dit jaar hadden we zelfs mensen die al drie jaar bij ons werken en nu voor het eerst mee gingen. Dat maakt het zo leuk, want elkaar in het echt ontmoeten is toch heel anders. Wij communiceren nog veel digitaal, en dan zie je elkaar eens in het echt. Je voert op zo’n moment gesprekken met elkaar die je anders niet zou hebben, omdat je ‘s avonds bij het eten met elkaar zit of een spelletje samen met elkaar aan het doen bent. Je hoeft het niet altijd over werk te hebben.’’

Hoe ziet een gemiddelde workation-dag eruit?

Hoewel de omgeving uitnodigt tot vakantievieren, blijft het in de kern wel een werkweek. De laptops gaan overdag gewoon open en er wordt productief gewerkt. Toch leent de fysieke aanwezigheid van iedereen zich uitstekend voor andere soorten van communicatie, zoals brainstorms, personality-tests en intensieve meetings die normaal online plaatsvinden.

„De dagen op Gran Canaria zijn in principe vergelijkbaar met de normale werkdagen op kantoor of remote. We hebben ontbijt tussen acht en negen en na het ontbijt starten mensen met hun werk. Er is een lunch georganiseerd en we hebben het avondeten wat later in de avond, rond zeven uur. Meestal hebben we daarna nog een soort van groepsactiviteit die niet werkgerelateerd is. Je zorgt dat je wat meer meetings hebt met de mensen die je normaal gesproken alleen remote ziet of belt.’’

Lees ook: Martijn runt bedrijf met 35 medewerkers vanuit rugzak: ‘Vaste woonplaats? Heb ik niet’

De langetermijneffecten van een workation

Het grootste voordeel van de workation is niet direct de week zelf, maar de langetermijneffecten die het heeft op de samenwerking binnen het bedrijf, zegt Jeroen. ,,Ik denk dat je het in de weken, maanden en soms zelfs jaren na een workation ziet dat er een veel betere band tussen mensen is. Dat is het positieve effect van wanneer je een week lang met elkaar ergens geleefd hebt en lange gesprekken met elkaar hebt in de avonden. Dan ken je elkaar in één keer veel beter. Het is niet zo dat je achteraf letterlijk kunt zeggen: ‘oké, dit is nu helemaal anders’, maar je merkt het gewoon in het dagelijkse contact en in de dagelijkse manier van werken.’’

Voor ondernemers die twijfelen of een workation de investering waard is, heeft de oprichter van Monday Merch een duidelijk advies: begin klein als dat nodig is. Het hoeft niet meteen een vliegreis naar Gran Canaria te zijn. Het veranderen van decor, al is het maar voor een lang weekend dicht bij huis, doet al wonderen voor de groepsdynamiek.

Lees ook: Waarom Eva en Nicky geloven in workations voor bedrijven