Dit is waarom 5 uur tijdwinst door AI je agenda alleen maar sneller laat vollopen

De afgelopen vier jaar heb ik ruim 75 organisaties begeleid en ik in het begin zag ik veel daarvan onderstaand patroon volgen. Want wat gebeurt er eigenlijk met die vijf uur die je bespaart? Je neemt nog een klant aan. Je zegt toch ‘ja’ tegen dat ene project. En je werkt je administratie eindelijk eens bij. Het voelt goed, een soort actiedrang. Tot je een maand later weer merkt dat je agenda vol zit en je tijd tekortkomt.

De vragen die ik dan van ondernemers krijg gaan over welke tools ze nog meer kunnen gebruiken of wat ze nog slimmer kunnen automatiseren. Het lijkt zelfs een beetje verslavend, hoe kun je technologie zo slim mogelijk inzetten om zoveel mogelijk gedaan te krijgen in je werkdag? Maar ik zie dan ook langzamerhand frustratie ontstaan; hoe kan dit? Je bent zo goed bezig. En het enige wat je merkt is dat je agenda zich nog sneller vult.

De efficiency trap

We weten al heel lang dat beschikbare tijd zelden leeg blijft. Parkinson’s Law beschrijft hoe werk zich aanpast aan de tijd die ervoor beschikbaar is. Geef jezelf een week voor een taak die ook in een dag kan, en de kans is groot dat je er een week mee bezig bent. Je werkt uitgebreider of voegt ongemerkt extra stappen toe.

Maar AI veroorzaakt ook het omgekeerde effect. Zodra een taak sneller gaat, ontstaat er weer ruimte. En die vullen we heel snel weer op met meer werk. Dit wordt ook wel de efficiency trap genoemd: zodra we efficiënter worden, verhogen we vooral de productie. We besteden de tijd die vrijkomt niet aan belangrijker of zinvoller werk. Weet je nog waar je in eerste instantie voor bent gaan ondernemen? Nu vlieg je maar door, neemt nog meer opdrachten aan, start nieuw werk op of verhoogt simpelweg de norm. Wat gisteren voldoende was, moet vandaag nog sneller en beter.

Werk volgens de 2D-regel

Daarom adviseer ik ondernemers altijd twee sporen. Zo ontdek je wat er efficiënter kan en krijg je toch net wat meer ruimte in je agenda. Tegelijkertijd ga je je onderneming ook anders inrichten.

Spoor 1 is: Doe

Je gebruikt AI om bestaand werk slimmer, sneller en beter uit te voeren. Dat is waar de meeste ondernemers beginnen. Maar realiseer je dus dat dit niet het eindstation is.

Spoor 2 is: Denk

In het tweede spoor, wat dus tegelijkertijd kan lopen aan het eerste, stel je een veel belangrijkere vraag: moet ík dit werk eigenlijk nog wel doen? Je kijkt opnieuw naar je dienstverlening, je processen en vooral naar waar jij als ondernemer echt het verschil maakt.

Een handig ezelsbruggetje is de 2D-regel; je kunt je zo constant afvragen in welk spoor zit ik? Dat tweede spoor is waar de grootste waarde ontstaat, maar die ook de meeste tijd en energie vraagt. Dus prima om ook tijd aan spoor 1 te besteden en zo te leren wat AI wel en niet kan. En tot waar het mag komen binnen je onderneming.

Een oefening: schrijf je bedrijf vijf jaar vooruit

AI legt bloot hoeveel werk eigenlijk helemaal niet jouw onderscheidende vermogen is. Dat doet soms pijn. Want de vraag die dan opkomt is: Waar voeg ik eigenlijk nog waarde toe?

De oefening die ik veel met ondernemers doe ik dat ik ze een fictief nieuwsbericht laat schrijven met de titel: “Waarom [bedrijfsnaam] in 2031 de markt veranderde”

Beschrijf daarin:

• waar je aantoonbaar beter of anders in bent;

• waarom klanten bewust voor jouw bedrijf kiezen;

• welk werk je niet meer zelf doet;

• waar jij als ondernemer nog persoonlijk bij betrokken bent;

• welke kennis, processen of technologie je schaalbaar hebt gemaakt.

Daarna stel je drie vragen:

1. 1

   Welke onderdelen uit dit toekomstbeeld vragen nu al om een andere manier van werken?

2. 2

   Waar besteed ik vandaag veel tijd aan, terwijl het niet bijdraagt aan dit onderscheid?

3. 3

   Hoe moet ik de vrijgekomen tijd invullen om dichterbij dit toekomstbeeld te komen?

Per vraag werk je een plan uit en je maakt werkafspraken. Iedere stap richting dit toekomstbeeld is er een.

Echt profiteren van AI

Kortom, tijdwinst is pas waardevol als je er vooraf een bestemming aan geeft. Hoe onderscheid jij je? De ondernemers die echt profiteren van AI, durven te vertragen en hun werk, hun onderneming opnieuw in te richten. Dat vraag tijd, lef en geduld. Precies het tegenovergestelde van wat AI triggert. Dus hoe ga jij de tijd die je bespaart met AI invullen en vooral beschermen? Want doe je dat niet, dan geeft AI je alleen schijnveiligheid.

Laat AI de reden zijn dat je opnieuw bepaalt waar jouw tijd, aandacht en expertise het meeste waard zijn.

Leuk als jullie de nieuwsberichten delen!