We zijn nog niet af van het thuiswerken: met deze zeven tips blijf je veilig aan de slag

Flexwerken vanuit huis is prima te doen, maar zorg wel dat beheer en overdracht van je informatie veilig verloopt, zo adviseert het AD. Je bent immers niet in de vertrouwde kantooromgeving en hebt te maken met andere omstandigheden, zoals het van buiten inloggen in bedrijfssystemen.

Met een paar eenvoudige handelingen maak je het cybercriminelen een stuk lastiger om binnen te dringen. Want die zien nu extra kansen om misbruik te maken van de situatie (zie kader onderin). Verreweg de belangrijkste factor bij digitale veiligheid is je gezonde verstand. Met deze zeven tips werk je al behoorlijk safe.

TIP 1: Loop eerst deze zaken na

Thuiswerken is voor een deel van de werknemers al vertrouwde kost. Zij vouwen hun laptop open en zijn met een veilige verbinding zo met het bedrijfsnetwerk verbonden. Maar voor veel anderen zal de omschakeling even wennen zijn. Zo werk je ineens op een laptop of met eigen apparatuur, en kun je niet op de gebruikelijke beveiliging van je kantooromgeving rekenen. Check in dat geval eerst deze zaken:

- Heb ik de juiste beveiligingsprogramma’s op mijn computer staan?
- Werk ik met software die door mijn werkgever is goedgekeurd?
- Zijn alle programma’s volledig up-to-date?
- Is mijn netwerkverbinding voldoende beveiligd, of moet ik overschakelen op een VPN (virtual private network)?

Zo’n VPN-verbinding versleutelt je internetverkeer, om te voorkomen dat buitenstaanders zomaar toegang kunnen krijgen tot de informatie die je verstuurt of ontvangt. Je kunt daarmee veilig en anoniem internetten, ook op openbare wifi. Er zijn gratis varianten, maar ook betaalde abonnementen. Kijk eens op vpngids.nl.

TIP 2: Gebruik bij voorkeur een vaste kabel

Je verbinding is met een vaste ethernetkabel tussen je modem en computer veel stabieler dan met wifi. Daarbij kan een magnetron, bluetoothsignaal of de wifi van de buren al voor onderbrekingen zorgen. Bovendien is internetverkeer via wifi voor kwaadwillenden veel eenvoudiger te onderscheppen. Gebruik je een computer of laptop van je werk, dan kan het raadzaam zijn die niet aan je thuisnetwerk toe te voegen. Zo voorkom je dat eventuele virussen of malware van je privélaptop, iPad of andere apparaten overspringen naar je bedrijfscomputer.

TIP 3: Voer updates meteen uit, lees ze wel goed

Vervolgens is het van groot belang om je digitale tools gezond te houden. Meldingen van weer een nieuwe update zijn irritant, maar kunnen vaak cruciale beveiligingsoplossingen bevatten. De nieuwste versie van de software is er niet alleen om het gebruiksgemak te verbeteren, maar ook om een lek in de beveiliging te dichten.

Kijk daarbij wel goed naar wat er wordt gevraagd. Wanneer je een update installeert, klik je vaak achteloos op ‘next’, ‘next’, ‘next’ totdat er ‘finish’ staat. Check bij al die stappen of je de juiste vinkjes zet. Software staat namelijk standaard ‘open’, het is aan jezelf om er de juiste sloten op te zetten. Lees dus per stapje waar je akkoord op geeft.

TIP 4: Zorg voor goede antivirus-software

Werk ook thuis met goede antivirussoftware om schadelijke zaken buiten de deur te houden. Een gratis en betrouwbare oplossing zijn de online virusscanners van virustotal.com. Bitdefender Internet Security koop je al voor een paar tientjes en kwam bij de Consumentenbond als beste uit de test. Alternatieven die ook hoog scoren, zijn onder meer F-Secure, Norton, ESET, Kaspersky en Trend Micro. Ook is het standaard antivirus-programma van Windows meer dan voldoende, mits je niet op verdachte links klikt.

Via je werkgever zijn er ongetwijfeld mogelijkheden om een pakket af te nemen voor je mobiele apparatuur en computer thuis.

TIP 5: Wees geduldig

Even naar je collega lopen is er voorlopig niet bij. We delen nu veel meer informatie online. Dat betekent ook meer kans op fouten en beveiligingsincidenten. Per ongeluk een reply all op een uitgaande e-mail is een foutje dat snel is gemaakt, en het auto-aanvullen van de adressen van ontvangers kan zomaar iemands privé-mailadres zijn. Voor de zekerheid kun je in je mailinstellingen de verzendtijd vertragen, zodat je een verkeerde mail nog kunt intrekken.

Sowieso is je dagelijkse werkritme anders en werk je met afleidingen waar je op kantoor niet aan gewend bent. Wees daarom geduldig, en neem de tijd voor je handelingen. Haast en onoplettendheid zijn grote veroorzakers van beveiligingsincidenten.

Houd rekening met een lagere productiviteit door capaciteits- en verbindingsproblemen. Programma’s draaien vaak lang zo goed en snel niet als op kantoor. Sla voor de zekerheid je werk regelmatig tussentijds op en sluit zo veel mogelijk programma’s, bestanden en tabbladen die je even niet nodig hebt.

Wellicht kun je (tijdelijk) een abonnement met meer internetcapaciteit afsluiten. Zeker handig als er meerdere mensen tegelijk thuis online zijn.

TIP 6: Deel informatie verstandig

Let op richtlijnen van je werkgever voor de beveiliging en overdracht van informatie. Denk bijvoorbeeld aan de privacywetgeving omtrent gegevens van klanten; die kun je niet zomaar thuis op een privélaptop opslaan. En ga prudent om met de informatie die je anders dan normaal nu opeens bespreekt in groepsapps en videochats.

Handige programma’s voor videovergaderen zijn Google Hangouts en Zoom. Overleg in geschreven woord werkt prettig in Slack of Google Chat. Dat voorkomt tijdrovend over en weer mailen. Bovendien kun je daar goed bestanden en linkjes mee uitwisselen.

Check bij het delen van bestanden wel of je de juiste methode hebt gekozen om een bijlage te verzenden, volgens de voorschriften die ook op kantoor gelden. En zet een extra wachtwoord op een bestandje. In Microsoft Word (Windows) ga je daarvoor naar bestand > informatie > document beveiligen > versleutelen met wachtwoord.

In Office voor Mac kun je in het betreffende bestand bovenin via ‘tools’ kiezen voor ‘protect document’ en een wachtwoord toevoegen. Deel het wachtwoord vervolgens met de ontvanger. Niét in de e-mail met die bijlage, maar bijvoorbeeld per sms. Kom je er niet uit? Dan kan de afdeling ICT of de servicedesk van kantoor je vast helpen.

TIP 7: Let op je mobieltje

We gebruiken onze smartphones voor vrijwel alles, zowel zakelijk als privé. Wie toegang krijgt tot je mobieltje kan daarmee ook bij al je gegevens. Al het bovenstaande geldt daarom óók voor je smartphone en andere mobiele apparatuur (tablet). Ga dus ook op die mobiele devices heel bewust om met de software, en update apps zodra daar om wordt gevraagd.

Door je mobiele apparaten te vergrendelen en altijd veilig op te bergen, maak je het indringers al een stuk moeilijker om bij je gegevens te komen. Doe daar waar het kan er met een sterk wachtwoord nog een schepje bovenop. Gebruik bijvoorbeeld niet het password voor je Netflix-account ook voor zakelijke apps, e-mail of bestanden, hoe verleidelijk dat ook is. De grootste datalekken van wachtwoorden zijn namelijk vaak privésystemen, zoals bij Ticketmaster onlangs nog gebeurde. Gebruik andersom je zakelijke mail niet voor privézaken.

Het kost allemaal wat tijd en energie, maar je verkleint de kans op trammelant behoorlijk.