Zo voorkom je onnodig (lang) videovergaderen met collega's

We vergaderen te veel. Daar zijn de experts het over eens. ,,We overleggen om het overleggen", zegt Bart Groenewoud, coauteur van het boek Vergader jezelf gelukkig!, aan NU.nl. ,,Gemiddeld besteden we ruim 40 procent van onze werktijd in meetings, bij de overheid is dat zelfs nog meer. De grootste pijnpunten die daarbij horen, zal iedereen wel herkennen: vergaderingen lopen uit, informatie wordt herhaald, deelnemers hebben zich slecht voorbereid en er is geen heldere doelstelling."

Tip 1: Bezint eer ge een meeting organiseert

Je kunt tijd en energie besparen door jezelf kritische vragen te stellen voordat je een meeting inplant. "Bedenk je vooraf vooral: wat is het doel van de vergadering?", zegt communicatiespecialist Stefanie Couwenberg van BDL Communicatie & Training.

,,Je zou een checklijstje af kunnen gaan. Wat wil ik na de vergadering bereikt hebben? Is het een creatieve of informatieve meeting? Hoeveel mensen zijn erbij? Zodra je dat weet, kun je nagaan in welke vorm de meeting het best georganiseerd kan worden."

Tip 2: Bepaal de vorm

,,In de praktijk zie je dat mensen beginnen met de vorm: ze plannen zonder erbij na te denken een videomeeting in", zegt Couwenberg. ,,Dat is de omgekeerde wereld. Wanneer het doel is om informatie met een team te delen, kun je dit bijvoorbeeld beter kwijt in een e-mail. En een praktisch probleem is vaak op te lossen met een kort belletje."

Zodra emoties hoog op dreigen te lopen, kun je het best van kanaal veranderen, zegt vergaderexpert Rob de Haas. ,,Stop dan met een online meeting en bel iemand op om ergens af te spreken zodat je elkaar kunt zien."

Tip 3: Nodig niet zomaar iedereen uit

Ga duidelijk na welke rol iedereen speelt tijdens een overleg. ,,Je hebt halers, brengers en helpers", legt Rik Nijkamp uit, ook coauteur van Vergader jezelf gelukkig!. ,,Welk probleem moet opgelost worden? Wie heeft iets nodig en komt dus iets halen, en wie kan daarmee helpen en brengt dus iets? Een helper is er in de rol als bijvoorbeeld notulist, die zorgt ervoor dat de anderen de vergadering succesvol kunnen volbrengen."

Je kunt jezelf en anderen hierin trainen, aldus Nijkamp. ,,Vraag mensen om zich bij de eerstvolgende uitnodiging die ze krijgen af te vragen: waarom zou ik er specifiek bij moeten zijn? Als je niet kunt vertellen welke rol je hebt, dan heb je daar eigenlijk niets te zoeken."

Wees niet bang om hierover met je collega's in gesprek te gaan, zegt De Haas. ,,In zulke gevallen mag je een meeting ook gerust weigeren."

Tip 4: Laat je microfoon aan staan

Laat maximaal acht mensen aan de meeting deelnemen en zorg ervoor dat alle microfoons aan staan, zegt De Haas. ,,Zodra je deze mutet, verlies je de dynamiek van de groep. Ik wil juist dat je meedoet. Ruis van thuis is prima, mits het functioneel blijft. Door je microfoon aan te laten staan, blijf je meer betrokken bij het gesprek en voel je meer dat je iets met elkaar doet. Het is makkelijker om op ideeën te reageren."

Zorg er sowieso voor dat iedereen mee kan komen met de techniek, zegt Groenewoud. ,,Het wordt vaak vergeten dat collega's de vergadertools als Google Meets en Microsoft Teams niet helemaal onder de knie hebben. Als je iedereen een korte workshop daarin geeft, scheelt dat een hoop afleiding tijdens vergaderingen en kan er beter gefocust worden."

Tip 5: Plan genoeg ontspanning in

,,Plan meetings van 45 minuten in plaats van een uur in", adviseert Groenewoud. ,,Je brein is er niet voor gemaakt om constant informatie op te nemen en het heeft rust nodig om alles te rangschikken. Zorg dus voor een pauze tussen meetings. Zo houd je meer vast en haal je er meer uit."

De Haas: ,,We moeten alles van het scherm schrapen en begrijpen. Dat is vermoeiend. Laat mensen daarom maximaal tien minuten aan het woord en zorg voor variatie. Organiseer break-out rooms of laat mensen met z'n tweeën bijvoorbeeld nabespreken al telefonerend te gaan wandelen."