Hoe krijg je thuiswerkend personeel met plezier terug naar kantoor?

Met het hele team weer fulltime naar kantoor gaan als iedereen geprikt is? Anita Koops van Arbo Unie ziet dat niet zo snel gebeuren, schrijft NU.nl. ,,We zullen niet massaal teruggaan naar de situatie van voor de pandemie."

Als strategisch arbeids- en organisatieadviseur adviseert zij werkgevers en werknemers bij vraagstukken op het gebied van werk en gezondheid. ,,Voor mij is dit qua werk een bijzondere periode", aldus Koops. ,,Op het gebied van werkomstandigheden gaan we namelijk met z'n allen een enorm experiment aan."

Grote stap van thuiswerken naar kantoor

Om werkgevers te helpen bij de (gedeeltelijke) terugkeer naar kantoor heeft Luc Dorenbosch van de NSvP (Nederlandse Stichting voor Psychotechniek, een organisatie die zich bezighoudt met innovaties rondom de arbeidsmarkt) de publicatie Terug van weggeweest gemaakt. ,,We hebben gesproken met verschillende onderzoekers en op basis daarvan geschetst wat de mogelijkheden zijn. Zo hebben we tien terugkeervarianten gecreëerd."

Tip 1: Houd rekening met meerdere aspecten

In die varianten staat Dorenbosch stil bij wat er allemaal mogelijk is. Van volledig thuiswerken tot weer volledig naar kantoor en alles wat daartussen zit.

Dorenbosch: ,,Je moet als werkgever over veel aspecten nadenken. Je kunt afspraken maken om bepaalde dagen allemaal naar kantoor te komen, maar je kunt ook de groep werknemers verdelen. Hoe doe je dat? Of gooi je bepaalde dagen het hele kantoor dicht, ook voor klanten? Er zijn heel veel vragen die werkgevers zichzelf moeten stellen in deze tijd."

Tip 2: Onderschat de sociale behoeftes niet

Uit onderzoek van de Arbo Unie onder vijfduizend werknemers tijdens de eerste lockdown, werd duidelijk dat door werknemers vooral het sociale contact gemist wordt. ,,Thuiswerken heeft een hoop voordelen", stelt Koops. ,,Er is geen reistijd en processen gaan efficiënter. Maar dat laatste is ook een probleem. Mensen hebben het nodig om met collega's over ditjes of datjes te praten. Dat is niet alleen gezellig, daar ontstaat ook inspiratie."

Tip 3: Ga na wat personeel wel en niet nodig heeft

Organisaties hebben volgens Koops in dit soort periodes de neiging om vooral naar de technische kant te kijken. ,,Naar videoschermen die gekocht moeten worden of het inrichten van werkplekken met afstand ertussen. Terwijl de echte vraag is: wat willen we doen op kantoor? Welke taken wel en welke niet? En hoe verdeel je dat?"

Volgens haar is het essentieel dat er gesproken wordt met alle medewerkers. ,,Wat zijn hun wensen en behoeftes? Maar ook: hoe gaat het met ze? Wat is er dit jaar allemaal gebeurd? Mensen hebben misschien zieken gehad in hun omgeving of geworsteld met thuisonderwijs en gesloten bso's. Ik zie een algehele vermoeidheid."

Om die reden moeten werkgevers volgens haar vooral geen bomvolle programma's vol inspiratiesessies en workshops voorschotelen in de terugkeerperiode. ,,Geef hen de ruimte om elkaar weer te ontmoeten. Om rustig te landen op kantoor en contact met elkaar te maken. Tijdens het thuiswerken hebben veel mensen wel hun eigen collega's gezien, maar bijvoorbeeld niet van andere afdelingen. Terwijl je daar op kantoor wel contact mee hebt en waardoor soms samenwerking ontstaat."

Tip 4: Neem de tijd

Realiseer je als werkgever dat de eerste periode van de terugkeer goed gebruikt kan worden om te praten over de wensen van werknemers.

,,Ga open dat gesprek in en maak ook duidelijk dat waarschijnlijk niemand zal krijgen wat ze het liefste willen", zegt Dorenbosch. ,,Het is samen zoeken naar de beste werkwijze. Vraag daarin vooral aan iedereen om input. De grootste fout die een werkgever kan maken, is slechts een paar mensen hierover aanspreken. Daarbij is het prima om te zeggen: de komende weken hebben we een tijdelijk schema, tot we een definitief plan hebben."

Koops vindt het belangrijk dat er tijd wordt genomen om die nieuwe werkwijze te ontwikkelen. ,,Het hoeft allemaal niet snel geregeld te zijn. Zie dit echt als een kans om je bedrijf in te richten voor de toekomst."