Pleo zag in 2015 het levenslicht in Kopenhagen en is opgericht door Jeppe Rindom en Niccolo Perra, veteranen in de FinTech-sector. Beiden waren betrokken bij de beginfase van de succesvolle start-up Tradeshift en weten hoe vervelend uitgavenbeheer kan zijn. Dus hebben ze iets beters ontwikkeld. Pleo: de complete oplossing voor bedrijfsuitgaven voor alle toekomstgerichte teams. „Met onze zakelijke betaalkaarten en realtime dashboard maken we werknemers in duizenden Europese bedrijven zelf verantwoordelijk voor hun uitgaven. En dat is belangrijk”, zegt Amy Monro (EU PR Lead). „Nog te veel bedrijven werken met de handrem erop, doordat ze vastzitten aan ouderwetse processen. Wij automatiseren de hele boel, van abonnementen, Meta- en LinkedIn advertentiekosten tot kilometervergoedingen en declaraties. Daarmee geven we werknemers meer ruimte en financiële teams alle controle.”
Even wat voorschieten? Dat komt jaarlijks neer op 8.586 euro
Met de toegenomen financiële onzekerheid, die zowel werknemers als werkgevers treft, moedigt Pleo bedrijven aan na te denken over de behoeften van hun personeel. Dat beargumenteerd Pleo met eigen onderzoek. Daaruit blijkt dat 6,9 miljoen Britse werknemers, gemiddeld vier tot vijf keer per maand, zakelijke kosten voorschieten uit eigen zak. Zo’n uitgave komt gemiddeld neer op 156 euro per transactie. Per jaar betekent dat: een rekening van 8.586 euro. Monro zegt dat dit na verloop van tijd de relatie werkgever/werknemer kan aantasten. „Gemiddeld 55 keer per jaar iets voorschieten, leidt tot frustratie en financiële stress. Maar liefst 43 procent van de werknemers geeft aan dat het té lang duurt voor de werkgever hen terugbetaald. Dat weerhoudt hen ervan persoonlijke uitgaven te doen.”
Geef medewerkers vrijheid en vertrouwen
„De bedrijfscreditcard lenen, voelt toch een beetje alsof je als 12-jarige je ouders om geld voor de film vraagt. Met Pleo geven wij werknemers vrijheid en financiële teams controle.” Dat zijn de woorden van de Ludvig Olsson van Trickle, inmiddels 3 jaar een tevreden Pleo gebruiker. Met de zakelijke betaalkaart van Pleo kopen werknemers wat ze nodig hebben, zonder dat zelf voor te schieten. Als werkgever kun je per kaart een tegoed bepalen en limieten instellen. Dat scheelt volgens Monro niet alleen een boel tijd en irritatie, maar geeft werknemers ook een gevoel van vrijheid en vertrouwen, vanuit de organisatie. „Wij praten graag over ‘empowering your people’. Zet je werknemers in hun kracht en geef ze het vertrouwen. Hierdoor voelen ze zich gewaardeerd, wat weer leidt tot betrokkenheid en een groot gevoel van zelfstandigheid.”
Bespaar tijd en geld
De out-of-pocket uitgaven zijn volgens Monroe ook verre van ideaal voor bedrijven. „Doordat werknemers de zaken zelf voorschieten en deze pas eind van de maand declareren, mist het actuele inzicht in de bedrijfsuitgaven. Daarbij krijgen MKB-bedrijven maandelijks een groot aantal onkostentransacties te verwerken. Dat betekent veel administratie voor de organisatie. Tijd besparen en je talent vrijmaken voor andere, meer strategische taken zijn dan ook een argumenten om over te stappen naar Pleo.”
Het verzamelen van bonnetjes, uitzoeken van maandelijkse creditcard overzichten en het invoeren in spreadsheets, behoort definitief tot het verleden
Eilika Regenbrecht, Pleo
Regenbrecht legt uit hoe financiële teams met Pleo realtime inzicht krijgen in de bedrijfsuitgaven. „Met Pleo komen alle onkosten direct binnen op één plek, waar ze ook direct zichtbaar zijn. Zo behoren alle handmatige werkzaamheden tot het verleden en maakt Pleo tijd vrij voor financiële teams, zodat zij zich kunnen concentreren op belangrijkere zaken.”
Het Nederlandse mkb is klaar voor Pleo
Volgens Regenbrecht was Nederland een logische stap voor de verdere uitbreiding. „Uit recent marktonderzoek blijkt dat Nederlandse ondernemingen openstaan voor nieuwe digitale tools en heel nieuwsgierig zijn om die uit te proberen, zodat dit echte waarde in de dagelijkse gang van zaken oplevert. We zien dat 44 procent van de Nederlandse mkb-bedrijven sinds de pandemie meer digitale tools in gebruik heeft genomen. Daar tegenover staat dat meer dan een derde van de bedrijven de uitgaven nog steeds handmatig via spreadsheets beheert, wat kan leiden tot menselijke fouten en ontbrekende informatie. Ook de trage verwerking van onkosten is een groot probleem: 68 procent van de kleine en middelgrote ondernemingen zegt dat zij vaak of soms meerdere goedkeuringen nodig hebben.”
Het is een no-brainer om over te schakelen naar een digitale tool voor onkostenverwerking, zoals Pleo
Eilika Regenbrecht, Pleo
Volgens Regenbrecht staat Pleo klaar om financiële teams en werknemers van Nederland verder te helpen met zakelijke betaalkaarten, een app, een realtime uitgaven dashboard en een koppeling met boekhoudsysteem, zoals Exact Online.
Recent was Gelise Bouma te gast bij de live radio-show van De Ondernemer tijdens de Week van de Ondernemer. Hieronder kun je het fragment terugkijken en -luisteren.
Wil je meer weten over hoe Pleo jouw team tijd en geld kan besparen door zakelijke bedrijfsuitgaven, terugbetalingen en nog veel meer te automatiseren? Lees meer op pleo.io
