Zo zet je IT slim in voor elk mkb-bedrijf

Wat is jouw indruk: hoe kijkt het mkb naar IT?
,,Wij zien gigantische verschillen. Het ene bedrijf ziet IT als een kostenpost, het andere bedrijf als een succesfactor. Elke bedrijfssituatie en elk mkb-segment stelt ook andere eisen aan de IT, met als belangrijkste onderscheid: maak jij iets, of lever jij een dienst? In het laatste geval heb je vaker te maken met thuiswerkomgevingen die je moet faciliteren. Dat kan variëren van een simpel Office 365-account tot mensen die in de grafische wereld simulatiepakketten nodig hebben om modellen te maken, het best mogelijk gemaakt door NVIDIA® grafische processoren en software. Of mensen in de bouwsector die sterkteberekeningen uitvoeren. Dat vergt specifieke hardware, zoals krachtige server systemen gebouwd op de XEON processor techniek van Intel®. Hoe meer je gebruik maakt van standaard, kant-en-klare applicaties, hoe meer je met SaaS-pakketten werkt en hoe minder eigen IT je nodig hebt.”

• Check nummer 1: Zelf doen of uitbesteden?

Blijf niet achter na de versnelde digitalisering van afgelopen jaar. Check dit punt in de checklist, zodat je voorbereid aan de aan de slag kunt en als ondernemer optimaal gebruik maakt van business-IT.

En als het bedrijf vooral maakt of produceert?

,,Het andere uiterste zie je in de logistiek en industrie, waarbij je de IT veel dichter bij je bedrijfsmiddelen wilt hebben. Wederom is elke situatie uniek. Zo hoorde ik van een kaasfabriek die elk kwartier een nieuwe productiedoorgang start. Het ERP-systeem, dat de complete bedrijfsvoering ondersteunt, moet bij elke nieuwe cyclus opnieuw kunnen communiceren met het MES-systeem, de software die de productie aanstuurt. Het ERP-systeem kan dan niet op afstand, in de cloud draaien terwijl de machines lokaal worden aangestuurd; anders zou de gehele productie stilvallen wanneer het netwerk plat ligt. Belangrijk is in dergelijke omgevingen dat je altijd bij je data kunt en de latency: mag een bepaald proces wel of niet wat langer duren? Daarbij moet je rekening houden met eisen ten aanzien van datasoevereiniteit: wie mag wat en wie heeft toegang tot welke data? En staan de data op de juiste plek, conform de regelgeving?”

Lees ook: Zo wordt probleemloos thuiswerken voor het mkb mogelijk

Hoe is de functie van IT binnen mkb-bedrijven veranderd?
,,IT was ooit de hobby van de beheerder. Als tegenwoordig de IT faalt, kun je niets meer. Vroeger wilde een systeembeheerder de beste computer, server, storage, enzovoort. Nu moet je toe naar de situatie waarbij een externe partij als HPE servers, storage en networking bij elkaar zet binnen een standaardoplossing, waarop je de virtuele machines kunt aansluiten. Zo ontstaat bij de beheerder ruimte om na te denken over het volgende probleem: hoe zorg ik ervoor dat als er iets gebeurt, ik geen data kwijt ben? En dat ik zo secure ben dat ik de risico’s van ransomware minimaliseer? Dat is best ingewikkeld."

Tegenwoordig hebben bedrijven steeds meer IT-specialisten nodig die van heel veel steeds meer moeten weten: schapen met vijf poten. ,,Als je dan iets kunt krijgen wat al voor je geregeld is, dan moet je dat benutten. Een voorbeeld: als straks weer meer mensen op kantoor gaan werken, dan wil iedereen aan elk bureau via wifi verbonden kunnen zijn. Ga je dan als IT-beheerder naar de Mediamarkt voor wifi Acces Points die je zelf in je kantoor gaat ophangen, waarbij je zelf probeert om je juiste dekking te regelen en elk Acces Point afzonderlijk gaat managen? Of kies je bij HPE voor connectivity als een totaaloplossing met gegarandeerde security, op afstand beheerd door een partner? Vraag jezelf dus af wat de IT van je bedrijf nodig heeft en hoe je dat zo efficiënt mogelijk kunt laten inregelen.”

• Check nummer 3: Hoe gebruik ik applicaties?

Wat is de functie van jouw IT en welke applicaties gebruik je? Check dit punt in de checklist, zodat je voorbereid aan de aan de slag kunt en als ondernemer optimaal gebruik maakt van business-IT.

Veel bedrijven hebben momenteel een cashflowprobleem. HPE meldt dat bedrijven flink op hun IT-kosten kunnen besparen door een slimmere IT-inrichting. Is daar een match?
,,Het probleem is dat kosten en cashflow elkaar soms bijten. Soms is het beter om op voorhand iets meer te betalen vanwege lagere kosten over de totale looptijd. In andere situaties wil je gespreid betalen omdat je die kostenbulk aan de voorkant niet kunt hebben. Ondernemers denken doorgaans dat het goedkoper is om traditionele bedrijfsapplicaties - bijvoorbeeld bewezen planningsapplicaties, of op maat gemaakte financiële oplossingen - in de cloud te zetten. Maar het blijkt bijna altijd goedkoper om zelf een paar servers te kopen, want dergelijke applicaties, die niet voor de cloud zijn bedoeld, zet je aan en laat je altijd aan staan. Als je die toch in de cloud laat draaien, dan loopt de teller 24/7 door en kom je duurder uit. Je moet dus de juiste dingen op de juiste plekken doen.”

• Check nummer 6: Welke financiering past het beste?
  

Zelf aanschaffen, afnemen als een dienst of weer een andere financieringsvorm? Check dit punt in de checklist, zodat je voorbereid aan de aan de slag kunt en als ondernemer optimaal gebruik maakt van business-IT.

En als ik als ondernemer niet alles wil aanschaffen?

,,Het mooiste is het als je gebruik kunt maken van SaaS-diensten om te krijgen wat je nodig hebt. Dan geniet je, zowel uit kostenoogpunt als uit oogpunt van beheer, alle voordelen van de cloud. Veel bedrijven gebruiken Office 365. Heel handig, want je krijgt een SaaS-dienst voor Email, documenten en samenwerkingsfuncties. Heb je daarnaast bijvoorbeeld een planningspakket nodig, dat je niet als een SaaS-dienst kunt afnemen, dan kun je daar - ook qua hoeveelheid werk - net zo goed eigen systemen voor gebruiken. De vraag is dan: zet je die in je eigen datacentrum of bij een service provider, een partner van HPE? Onze partners kunnen - vanaf een zeker inkoopvolume - spullen leveren op basis van maandelijkse betaling naar rato van gebruik. Dan krijg je het concept zoals je dat gewend bent van de cloud, maar met spullen die nog steeds alleen voor jou zijn en die je zelf onder controle hebt.

Het voordeel is dan tevens dat je niet op voorhand spullen koopt die je achteraf niet nodig bleek te hebben. Uit berekeningen blijkt dat er in bedrijven ongeveer 30 procent meer computers staan en ongeveer 50 procent meer storage aanwezig is dan er gebruikt wordt. In een pay-per-use model via een service provider betaal je alleen voor het gebruik en ontstaat ook in dit opzicht een serieus kostenvoordeel. Samenvattend: kom als professionele organisatie tot een optimale mix van workloads die je slim verdeelt over verschillende platformen. En kies een partner als HPE die jou daarin adviseert, en die helpt om alles op de juiste manier te koppelen. Als je op die manier met je business-IT omgaat, dan ben je slim bezig.”