Google en Microsoft kunnen niet meer zonder tekenaar bij vergaderingen

Hoe lang nog? Sleep me hier weg! Mag ik even in slaap vallen?' Vergaderen is dé frustratie voor mensen met een kantoorbaan. Termen als 'doorcommuniceren', 'uitrollen' en 'medewerkers in hun kracht zetten' wekken vooral vlekken op. En wat er nu precies gezegd wordt in die kantoortaal? Niemand heeft echt een idee.

Tijdverspilling

Volgens een onderzoek van Sharp Europe onder 2163 kantoormedewerkers in Europa vindt 86 procent van de ondervraagden vergaderen vooral tijdverspilling. Het gebeurt te vaak (zo'n 4 tot 10 uur per week), duurt te lang en levert in veel gevallen ook nog eens weinig concreet resultaat op.

Lees ook: Sneller vergaderen met deze 4 simpele tips

Dat kan anders en vooral effectiever; nieuwe manieren van vergaderen doen de laatste jaren hun intrede op de werkvloer. Zoals elke ochtend een meeting van 15 minuten, waarbij iedereen blijft staan, wat ervoor zorgt dat mensen het kort en krachtig houden (omdat staand vergaderen nogal oncomfortabel is). Of met een 'scrum', waarbij post-its met teksten worden gebruikt om dingen duidelijk te maken.

Het grotere plaatje

Het past allemaal bij het steeds populairdere agile working, flexibel en overzichtelijk werken. In opkomst is ook de graphic recorder, of zakelijk tekenaar, overgewaaid uit Silicon Valley. Techbedrijven begonnen tekenaars in te zetten om gecompliceerde IT-processen via infographics en simpele illustraties uit te leggen aan consulenten en gebruikers. Bij bedrijven als Google en Microsoft is de graphic recorder niet meer weg te denken bij zakelijke meetings.

Ook in Nederland krijgt het visueel denken steeds meer voet aan de grond op de werkvloer. Zakelijk tekenaar Rachel Levi (36) , maker van het pas verschenen handboek Tekenen tijdens de vergadering: doen!, ontdekte het effect van tekenen door haar baan bij de gemeente Den Haag.

Levi: "Ik was ontzettend veel tijd kwijt met het afstemmen met collega's, de helft van de werkweek zat ik in een of ander overleg. Het werd altijd snel stroperig en ik kreeg er weinig energie van. Toen ik zelf een team onder mijn hoede kreeg, besloot ik om wat er gezegd werd te vertalen naar tekeningen. Ik vond het zo leuk om te doen dat ik een workshop in graphic recording volgde bij De Betekenaar, een van de eerste bedrijven in zakelijk tekenen in Nederland. Daar ontdekte ik dat je via beelden veel sneller tot de kern kunt komen. Het is de manier om mensen sneller naar het grotere plaatje te laten kijken, letterlijk en figuurlijk. Met als groot bijkomend voordeel dat mensen zichzelf minder vaak hoeven te herhalen in vergaderingen."

Simpel en helder

Bij een zakelijke tekening gaat het er niet om een kunstwerk te maken, integendeel, hoe simpeler en helderder de tekening, hoe beter. Levi liet tijdens overleggen haar collega's juist ook zelf een stift ter hand nemen, om uit te tekenen hoe ze de toekomst voor zich zagen, of om bepaalde processen uit te leggen. "In het begin gaat dat gepaard met enige schroom, maar al snel ontdekken mensen dat ze het eigenlijk heel leuk vinden om te tekenen. Wat we vaak vergeten is dat we allemaal eerder konden tekenen dan schrijven. Aan de slag met papier en stiften komt het kind weer bij ze naar boven, al snel voelen werknemers zich weer net zo vrij om te tekenen als toen."

Tekenvirus

Levi werd zo aangestoken door het tekenvirus dat ze dit jaar haar baan bij de gemeente opzegde en volledig voor zichzelf begon. Onder de naam Huis van Verbeelding is ze nu in te huren als zakelijk tekenaar en geeft ze online trainingen en workshops. Vanaf het begin is haar agenda volgeboekt. "Ik begeleid vooral sessies met teams die worstelen met waar ze voor staan. Als je een begrip als 'integratie' in beelden probeert te vangen, wordt het gelijk minder wollig en abstract. Een tekening zegt meer dan duizend woorden."

De nieuwe generatie werknemers zal nog minder hebben met de ouderwetse manier van vergaderen, voorspelt Levi. "Jonge mensen zijn groot geworden in een wereld die heel visueel is, waarin gecommuniceerd wordt via simpele icoontjes en met beelden en filmpjes op sociale media. Dat vraagt ook om een andere manier van werken."

Snelle sprekers bijhouden

Tekenen is op veel meer manieren in te zetten dan bij vergaderingen alleen. Emilie Randoe (55), 'veranderkundig adviseur' bij Veranderlab, is enthousiast over het werken met zogenaamde 'praatplaten', die ze zelf tekent, met pen en stift of met de iPad en ProCreate. Tot haar klanten rekent ze Justitie en Binnenlandse Zaken. "Graphic recording past in de trend van infographics en storytelling. We leven in een visuele cultuur waarin we het te druk hebben om lange, complexe stukken door te nemen. Door wel 10 tot 25 A4'tjes samen te vatten in één plaat met daarop 5 dingen getekend waarop je moet letten, wordt alles meteen inzichtelijker. Niet alleen voor de mensen in de postkamer, maar ook voor managers."

De visual storytellers van Plan M Concepts, Marieke van Gasteren (43) en Marlous van Teunenbroek (31), worden ingehuurd op evenementen en congressen om live zogenoemde topic boards te illustreren. Van Gasteren: "We maken illustraties gecombineerd met hand lettering, mooi geschreven woorden, aan de hand van quotes. De klant hangt de plaat na afloop op kantoor als reminder en hergebruikt de illustraties op sociale media. Het is een uitdaging snelle sprekers al tekenend bij te houden, daarom werken we altijd als duo."

Er is steeds meer vraag naar wat ze doen, zegt Van Gasteren. "Drie jaar geleden was het nog iets onbekends en werden we vooral op evenementen gevraagd, inmiddels weet ook een grote investeringsmaatschappij ons te vinden voor een congres. Voor museum Ons' Lieve Heer op Solder maakten we topic boards over het thema tolerantie, die nu dienen als een message wall, waar bezoekers met stiften hun mening op kwijt kunnen."

"Ik merk vooral dat mensen het waarderen dat we analoog werken, in plaats van met de zoveelste saaie powerpointpresentatie. Door live te tekenen gebeurt er iets, er ontstaat een bepaalde vibe in de zaal. We vinden het leuk om van het tekenen zelf ook een performance te maken en gaan altijd gekleed in identieke zwarte jumpsuits. Als we na afloop horen dat luisteraars geïnspireerd zijn geraakt door onze tekeningen, is onze missie geslaagd."

Meer zakelijk tekenaars

Steeds meer bedrijven in Nederland specialiseren zich in zakelijk tekenen. Een selectie:

Flatland Agency, voorheen Jongens van de Tekeningen, uit Rotterdam. Gaat uitdagingen met een marker te lijf. Werkt voor onder meer de Erasmus Universiteit en TNO.

Buro Brand, werkt voor onder meer ING en Zilveren Kruis en geeft workshops.

De Betekenaar, pionier in zakelijk tekenen, geeft workshops en trainingen. Missie: tekenen voor iedereen de tweede moedertaal maken.

Illustrator Sjoerd Kaandorp is gespecialiseerd in 'cartooneren', onder meer op congressen. Hij werkt samen met De Mediaridders en Drawing the Times, platform van grafisch journalisten.