Zo verandert een ‘verplicht’ jaargesprek met formulieren in het stille vertrek van je beste krachten

Zodra die ene vraag over salaris valt, slaat de sfeer direct om. Pieter Peelen laat in zijn expertblog zien waarom dit jaarlijkse ritueel voor scheve gezichten en vertrekkers zorgt. En belangrijker: hoe je met doorlopende, echte teamgesprekken wél grip houdt op je mensen.

Het is begin december. Je zit met een van je uitvoerders om tafel. Voor je ligt het formulier wat hoort bij het jaargesprek. Je laptop staat open, want daar staat de input die de bewuste medewerker zelf heeft ingebracht. Het is een goed gesprek. Jullie hebben het over de nieuwe module projectbeheersing, over een cursus leidinggeven die hij wil doen. Over de ambities van volgend jaar.

Dan na 50 minuten, vraagt hij: ’Hoeveel krijg ik er eigenlijk bij?’ Een normale vraag. Toch verandert de sfeer van het gesprek. Want eigenlijk weet je het antwoord al. Hij doet zijn werk goed. Niet uitmuntend, ook niet voldoende. Hij krijgt het stapje dat in de CAO staat, net als iedereen. Ineens voelen die 50 minuten anders. Alsof jullie je bewust werden waar het gesprek eigenlijk over ging.

Ik heb dit moment in veel bedrijven meegemaakt. Als werknemer, manager en als adviseur. En ik denk dat het meer zegt over het gesprek dan over de vraag.

‘Hij heeft het nooit gezegd’

Bij een bedrijf waar ik vorig jaar startte met een traject had Paul, werkvoorbereider, in zijn jaargesprek een ‘goed’ gekregen. In februari zegde hij zijn baan op, hij had zijn heil eigen anders gevonden.

De bewuste ondernemer was oprecht verrast. ‘Hij heeft nooit gezegd dat hij het niet naar de zin had.’ Dat was inderdaad zo. In het jaargesprek had hij gezegd dat het goed ging, het werk leuk vond en zich wilde ontwikkelen.

Wat hij niet had gezegd; dat hij al twee jaar de gaten van zijn collega’s moest dichtlopen als het misging. Dat niemand dat zag. En dat hij zich er ook niet gewaardeerd voor voelde.

‘Ik kon me wel voor mijn kop slaan, dat we het daar pas tijdens zijn exitgesprek over hadden’, zei de ondernemer.

Structuur aanbrengen in jaargesprek

Veel ondernemers zien het jaargesprek als een uiting van dat ze zaken goed geregeld hebben. Je maakt tijd voor mensen. Je praat over ontwikkeling. Legt afspraken vast. Dat is toch goed werkgeverschap? Dat klinkt logisch. Dat is ook logisch.

Want bij vijftien werknemers ging het nog vanzelf. Je zat tussen de mannen in elke dag. Je wist wie er lekker in zijn vel zat en wie niet. Een gesprekje deed je effe bij een bak koffie, of zelfs in de bus terug van een klus. Bij veertig man gaat dat lastiger. Je ziet niet meer iedereen, elke dag. Je wil niemand te kort doen. Iedereen tijd en aandacht en dat moet ook netjes eerlijk verdeeld zijn.

In een eerste poging om hier structuur in aan te brengen komt er een formulier met standaardvragen. Functieomschrijving en schalen. Competenties waarop beoordeeld gaat worden. Een vaste gesprekronde aan het einde van het jaar. Een stap voor iedereen die goed functioneert.

Dat geeft een goed gevoel. Zorgvuldig geregeld, professioneel zelfs. Met niemands intentie is hier iets mis. Dit is exact wat veel betrokken en mensgerichte ondernemers doen als hun bedrijven groter worden.

Alleen gebeurt er dan iets wat niemand zo bedoeld had.

Veel praten, maar weinig zeggen

Het gesprek gaat niet meer over ontwikkeling, maar over positie. Waar zit ik? Waarom zit Henk een schaal boven mij? Wat levert het gesprek op? Het is de logische vraag in een gesprek dat eindigt bij een nieuwe positie in een schaal. Want ja, ik ben toch alweer een jaartje ervaring erbij en die inflatie ook hè.

Ook hebben we het veel te veel over een te ver verleden. Over iets wat maanden gelden misging. Over dat je je te goed hebt verkocht toen je net binnenkwam, 1,5 jaar geleden. We zijn ook erg voorzichtig. Want stel dat de medewerker zo schrikt van de feedback, dan gaat ie misschien wel weg. En natuurlijk gaat hij schrikken, als je maar 1 keer per jaar met hem of haar zit.

Medewerkers zijn ook voorzichtig. Ze willen de kans op loonsverhoging of promotie niet mislopen door een domme vraag of ongepaste opmerking. Dat laatste kan trouwen ook gewoon goede feedback zijn die bij jou verkeerd valt. Zo wordt het een uur waarin mensen met elkaar praten, maar te vaak niet zoveel zeggen.

Gesprekken via een formulier

Dit najaar zag ik de film ‘De manager’, over functioneringsgesprekken in allerlei organisaties. Allemaal zag het er ontzettend professioneel uit. Overal was de intentie meer dan goed. Na afloop dacht ik: ik heb geen gesprekken gezien, terwijl we de hele tijd naar gesprekken hebben zitten kijken.

De formulieren werden netjes gevuld. HR blij. Maar wat er echt speelt is er niet op tafel gekomen. Ik weet zeker dat het jaargesprek niet het probleem op zich is. Het is vaak het enige gesprek wat plaats vindt, dat is het probleem. We hebben geprobeerd oprechte gesprekken te reguleren via een formulier, zodat we ze de rest van het jaar niet hoeven te voeren.

Jaargesprek is zelden een groot moment

Gelukkig kan het anders. De afgelopen jaren heb ik kunnen ervaren hoe bedrijven die structureel beter presteren dan hun omgeving dit doen. Wat mij opviel: het jaargesprek is zelden een groot moment. Bij de meerderheid bestaat het zelfs niet meer.

Niet omdat ze het niet belangrijk vinden om in gesprek te zijn. Gesprekken vinden geïntegreerd in het werk plaats. En niet alleen met een leidinggevende, maar met je team. Er wordt actief tijd voor gemaakt om te evalueren waarom iets goed of slecht ging, waarom doelen worden gehaald of niet en hoe je zelf en anderen in hun rol zitten.

Een vraag die wordt gesteld in een evaluatie is ‘Zou je een volgend project weer met dit team willen doen?’. Plusjes in schalen en promoties vinden plaats aan de hand van de feedback uit de gesprekken. En is dus voor niemand een verrassing. Aan het begin van het jaar wordt breed gecommuniceerd wat de inflatiecorrectie wordt op je loon. Dan is dat ook meteen duidelijk.

Hoeveel krijg ik erbij?

Over een paar weken zit je weer aan tafel. De formulieren liggen klaar, het heel circus begint weer. Daar verander je nu niks meer aan, want je mensen rekenen erop.

Maar je kunt wel kiezen hoe je ernaar kijkt. Doe je het dit jaar voor de laatste keer zo? Of blijf je het ongemak trotseren?

Dat laatste heeft wel een grote prijs. Weer die gesprekken waarin we voorzichtig blijven. Weet een ‘goed’ voor iemand waarvan je niet precies weet wat hij nu echt voor een meerwaarde levert. En misschien weer een, of meerdere, opzeggingen in het voorjaar die je echt niet aan zag komen.

Hoeveel krijg ik erbij? De vraag komt vast weer. De vraag is of jij hier ook eind 2027 op wil blijven antwoorden.