„Je wordt op een gegeven moment zelf de bottleneck”, vertelt Jeroen Gerrits, die zijn bedrijf Sparkable twintig jaar geleden als jonge ict’er begon op zijn slaapkamer. De afgelopen jaren groeide Sparkable, gespecialiseerd in het helpen van mkb’ers met software, e-commerce, automatisering en AI-toepassingen, hard, waardoor Jeroen inmiddels ruim twintig mensen in dienst heeft, verdeeld over twee vestigingen. Maar door die snelle groei kwam er steeds meer druk te liggen op de operatie en op hem als ondernemer.
„De afgelopen jaren heb ik noodgedwongen veel focus gehad op interne zaken in plaats van op klanten en verdere groei”, vertelt Jeroen. „Ik ging steeds meer gaten dichtlopen en was alleen nog maar bezig met vandaag en morgen, terwijl je als ondernemer juist vooruit wilt kijken.” Daarom heeft hij een operations manager aangenomen, die de dagelijkse gang van zaken bewaakt. „Een grote stap, want dat is nogal een investering. Wat gaat dat opleveren? De drempel was hoog, maar nu denk ik: dit had ik twee jaar eerder moeten doen.”
Nieuwe wereld geopend
Ook bouwde Jeroen een kernteam om zich heen, met voor iedereen duidelijke verantwoordelijkheden, zodat niet alles meer via hem loopt. ,,Dat heeft een heel nieuwe wereld voor mij geopend”, vertelt hij. ,,Eentje die ik als ondernemer mooi vind, omdat ik bezig kan zijn met de groei van Sparkable en het aantrekken van geschikte mensen. Voorheen was ik druk-druk en belde ik een recruiter als ik personeel nodig had, nu doen we dat zelf via onze eigen kanalen. Via die weg hebben we recent al vier mensen aangenomen.”
“Klanten denken dat ze iemand extra nodig hebben voor op de klantenservice, de planning of de logistiek. Maar als je dan gaat doorvragen, blijkt dat er heel veel handmatig werk binnen systemen of Excel-lijsten kan worden geautomatiseerd”
Jeroen Gerrits Sparkable
Maar dat aannemen van nieuwe mensen lukt lang niet elke ondernemer. Uit een ledenonderzoek van werkgeversvereniging AWVN blijkt dat bijna driekwart van de werkgevers de planning niet rond krijgt. Door die problemen zegt de helft van de werkgevers dat de kwaliteit van productie en dienstverlening onder druk staat. Ruim een kwart kan producten of diensten door het tekort helemaal niet meer leveren. Om dit te ondervangen neemt bijna de helft van de werkgevers mensen aan die nog niet volledig aan de functie-eisen voldoen en leidt hen vervolgens zelf op. Ook wordt van deeltijders gevraagd om meer uren te werken.
Er is absoluut sprake van een personeelstekort, voegt Jeroen toe. „Maar als je de focus op de juiste plekken legt, dan zijn er echt wel mogelijkheden. Ik zie dat bij onze klanten, die naast een personeelstekort ook vaak een automatiseringsachterstand hebben. Ze denken bijvoorbeeld dat ze iemand extra nodig hebben voor op de klantenservice, de planning of de logistiek. Maar als je dan gaat doorvragen, blijkt dat er heel veel handmatig werk binnen systemen of Excel-lijsten kan worden geautomatiseerd.”
Introductie buddy-mentorsysteem
Bij Houweling Architecten zit het probleem niet alleen in het vinden van nieuw personeel, maar ook in ruimtegebrek. „Toen we zestien jaar geleden in ons huidige pand trokken, waren we met tien man”, vertelt eigenaar Jan Houweling. „Inmiddels zijn we verdriedubbeld en werken we toe naar nieuwbouw, maar dat duurt nog twee jaar. Tot die tijd kunnen we qua mensen maar beperkt groeien, omdat dat lastig past. Daarom zijn we gaan kijken hoe we met minder groei in mensen toch productiever kunnen zijn, zonder onszelf voorbij te lopen.”
Naast het stroomlijnen van bestaande processen zit de grootste winst volgens Jan in de introductie van een buddy-mentorsysteem. „Alle juniors hebben een mentor, bij wie ze terecht kunnen met vragen. Andersom loopt de mentor ook regelmatig even langs, om te checken of er vragen zijn. Je leert van en met elkaar, waardoor juniors zich sneller ontwikkelen en eerder aangehaakt kunnen worden bij grotere projecten. Het gevolg daarvan is dat we meer werk kunnen verzetten, met minder groei in mankracht.”
Lees ook: Gen Z omarmt aloude gildesysteem: ‘Maak mentoring een structureel onderdeel van je organisatie’
Touwtjes uit handen geven
Bij Willemsen Isolatiebouw merkt Ward Bliemer vooral hoeveel tijd personeelstekort kost. Het familiebedrijf bouwt geconditioneerde ruimtes voor de voedingsindustrie en heeft vijftien vaste monteurs in dienst, aangevuld met ongeveer vijftien zzp’ers. „Wij zoeken technische jongens die willen werken en hun handen uit de mouwen steken”, zegt Ward. „Dat klinkt simpel, maar in de praktijk is het ontzettend moeilijk om daar goede mensen voor te vinden. Daardoor bleef er steeds meer werk bij mij liggen.”
“Ik ben eraan gewend om alle touwtjes zelf in handen te hebben, maar als je steeds tegen dezelfde fouten aanloopt, dan moet je durven zeggen: we gaan het anders doen”
Ward Bliemer Willemsen Isolatiebouw
Werkvoorbereiding, planning, aansturing, gesprekken met personeel. „Ik deed heel veel dingen die ik eigenlijk liever wilde uitbesteden”, aldus Ward. „Daarom zijn we nu bezig met het neerzetten van processen in de organisatie, zodat het automatischer gaat en wij er op kantoor minder tijd mee kwijt zijn. Voor mij betekent dat ook meer loslaten. Ik ben eraan gewend om alle touwtjes zelf in handen te hebben, maar als je steeds tegen dezelfde fouten aanloopt, dan moet je durven zeggen: we gaan het anders doen.”
Zichtbaarheid vergroten
Bij AT Reklame, dat onder meer autoreclame, gevelbelettering, spandoeken, fotobehang en muurstickers maakt, loopt ceo Leonie Theunissen tegen dezelfde problematiek aan. „Wij zoeken al een jaar of zeven personeel, af en aan. Maar het is moeilijk om goede mensen te vinden die met hun handen willen en kunnen werken. Daarom sta ik overdag vaak zelf te plakken en kom ik meestal pas aan de andere taken toe als mijn kinderen op bed liggen: voorbereiding, administratie, nieuwe klanten werven.”
Leonie probeert de druk te verlagen door samen te werken met gespecialiseerde zzp’ers, bijvoorbeeld voor het blinderen van autoruiten. Ook investeerde ze in een snijmachine die een gedeelte van het handwerk kan overnemen. „Daarnaast volg ik cursussen om op socials en in de media beter over te brengen wat ons familiebedrijf bijzonder maakt, want er zijn maar heel weinig stickerbedrijven die al vijftig jaar bestaan. Door zichtbaar te zijn hoop ik meer klanten te werven en uiteindelijk ook meer goed personeel.”
Meer structuur in de organisatie
Willy Brands van Brands Metaaltechniek, een metaalbedrijf met ongeveer twintig medewerkers, kwam vorig jaar tot de conclusie dat hij niet meer alles zelf kon doen, of moest stoppen met groeien. „Ik ging me afvragen of ik mezelf op deze manier oud zag worden in het bedrijf”, vertelt hij. „Toen moest ik eerlijk zijn, want ik zag zelf ook wel dat ik niet alle ballen in de lucht kon houden. Je loopt jezelf een keer voorbij. Er was bij ons echt behoefte aan meer structuur in de organisatie, dus daar ben ik aan gaan werken.”
Daarom werkt hij sinds een jaar met een kernteam, waarin de rollen zijn verdeeld over mensen die al in zijn bedrijf werkten. Dat past beter bij een bedrijf van deze omvang dan een extra managementlaag, vindt hij. „Mensen krijgen extra verantwoordelijkheid en ontwikkelen zichzelf daardoor”, aldus Willy. „Dat zorgt voor een mooie dynamiek en geeft mij meer rust om ook strategisch bezig te zijn. Alles moet overdraagbaar zijn, is ons motto op de werkvloer. Dat zorgt ervoor dat je kunt blijven groeien en daarover mogen wij niet mopperen.”
Lees ook: Hoe deze ondernemer 50 procent in productiviteit groeide door juist te schrappen
