Even eerlijk. Wat was de laatste keer dat er bij jou '0 ongelezen e-mails' stond? Ben jij het type met 2.354 ongelezen berichten in je inbox? Dan is deze column voor jou. Ik zweer al iets van zeven jaar bij een streng 'inbox zero beleid' Elke dag wil ik mijn mailbox leeg hebben. Het werkt productief, creëert rust en overzicht, ik mis geen belangrijke mails en ik krijg van iedereen enthousiaste reacties over de snelheid van mijn antwoorden.
Vast moment
Ik heb er drie regels voor. Regel 1: Bedenk een vast moment op de dag dat je besteedt aan het wegwerken van alle mail. Ik doe dat rond 11 uur 's ochtends. Dan heb ik een paar uur gewerkt aan belangrijke taken, en neem ik daarna de tijd mails te verwerken. Dus gedurende de dag stroomt mijn mailbox vol, ik beantwoord de paar belangrijke en ruim de volgende ochtend alle mails van de vorige dag op.
Mailuurtje
Met zo'n vast moment op de dag wordt het een gewoonte. Een mailuurtje Aan het einde van de dag zou ook logisch zijn, maar dan moet je maar net zin hebben in mailen. Natuurlijk sla ik weleens een paar dagen over, maar dan neem ik ergens in de week een uur de tijd om de inbox toch weer terug naar nul te krijgen.
Lees ook: Mails snoozen met de nieuwe functies van Gmail
Geen tijd
De tweede regel: Lees geen mail als je geen tijd hebt om te antwoorden. En met 'tijd' bedoel ik: de twee minuten die het kost om de doorsnee mail te beantwoorden. Een korte vraag, even iets opsturen: ik mag de mail alléén lezen als ik ook die twee minuten de tijd neem voor een antwoord. Zo voorkom ik dat ik een mail wel drie of vier keer lees en weer wegklik met een 'doe ik later wel'. Nope: lezen, beantwoorden, en uit je inbox halen.
Uitschrijven
Mijn derde regel: Drie keer een nieuwsbrief niet geopend? Uitschrijven. Het 'unsubscribe'-knopje zou je beste vriend moeten zijn: laat niet allerlei bedrijven je inbox vervuilen. Inschrijven kan altijd weer.
Lees geen mail als je geen tijd hebt om te antwoorden
Charlotte van 't Wout
