Die mensen gaan zitten met de laptop open en de agenda erbij om gelijk de voorwaarden en tarieven op te pakken. Kleine opmerking: je bent nooit te laat, en neem dat gevoel ook niet mee. Je bent gewoon wat later begonnen. Juist als je later begint, worden geduld en een goede aanpak nog belangrijker.
Schep de setting
Ik neem je even mee, net als in een film begin je met het scheppen van de setting en de bijkomende sfeer. In mijn geval was dit in Amsterdam. Ik boek op onze prachtige verdieping met uitzicht over het water de verste vergaderkamer. Niet omdat ik de 10.000 stappen nog niet had gehaald vandaag, maar om een grote leverancier uit de sportbranche eerst op nonchalante wijze mee te nemen door het bedrijf.
Zo kon ik, zonder PowerPointpresentatie of leveranciersdag, de sfeer bepalen. Eerst langs de klantenservice, een prachtig haakje, wat we allemaal doen. En vergis je niet, het komt recht uit mijn hart. Zonder toneelstukje ben ik oprecht trots op de kanjers die elke dag de klanten op de beste manier mogelijk helpen. Want het is een gave om een ontevreden klant blij het gesprek uit te laten gaan.
Vervolgens ga ik langs marketing, want daar leeft het altijd, met mooie posters en een goede sfeer. Je kan dan meteen vertellen waar je trots op was het afgelopen jaar. Dan langs sales, met opvolgend de directie, en langs het koffieapparaat om meteen de koffie mee te nemen. Zo voelt de klant de omvang van het bedrijf en ziet hij de energie die er is. Dat de klant een levende organisatie meemaakt, in plaats van alleen een verhaal op papier. Scheelt een presentatie maken, want je bent al laat en het is nog veel leuker ook.
Lees ook: Het geheim van succesvolle jaargesprekken: ‘Neem zoveel mogelijk nuttige ingrediënten, zodat je flexibel bent’
Feitelijke verkoopcijfers en directe resultaten
In de vergaderkamer aangekomen, ga ik door over wie we bedienen en welke nieuwe doelgroep we hebben aangesproken. Niet met commercials, maar met feitelijke verkoopcijfers en daarmee met directe resultaten. De trends die ik zag in duursporten, maar ook in andere landen. En dat dit komt met andere routines, verwachtingen en wensen vanuit de consumenten. Lees, hier schets ik kansen.
Als je het bedrijf hebt voorgesteld, de kansen die je ziet, is het daarna fijn om aan te geven hoe je die kansen daadwerkelijk gaat pakken. Daarom pakte ik onze marketingkalender erbij. Wanneer we investeren, waar we zichtbaar zijn, wat we online gaan doen, want dit was een 100 procent online bedrijf. En ik liet de categorieplannen zien. Waar gaan we groeien. Waar zetten we extra op.
Wat is onderhandelen?
Dit is allemaal niet onderhandelen. Want ik vraag niks. Dit is nog steeds de sfeer neerzetten. Dit kan je zo groot of klein maken als je wilt. Maar het is wel een belangrijke stap in het onderhandelingsproces, want dit is de voorbereiding. Zonder voorbereiding laat je veel liggen, kansen én geld.
Onderhandelen is niet het moment waarop je ‘de voorwaarden’ opent. Onderhandelen is het proces waarin jij de sfeer, de context en de condities creëert, zodat jouw voorwaarden logisch worden, in plaats van een gevecht.
En ja, jij mag er zelf zo goed mogelijk uitkomen. Natuurlijk is het beter als je eerder begint, niet per se eerder met het percentage, wel eerder met het speelveld.
Langdurige relaties
Als je aan tafel ploft in januari voor een inflatiecorrectie van 5 procent of meteen nieuwe condities, tarieven en werkwijzen op tafel gooit, is het meer handjeklap dan onderhandelen in mijn ogen. Onderhandelen is samen de beste route vinden om de gewenste doelstellingen te realiseren. Ik kijk echt naar langdurige relaties, vaste relaties waar je iets mee (gaat) opbouwen.
Dan is onderhandelen geen handdrukmoment, maar een investering. En bij een investering moeten beide partijen winst voelen, anders verdwijnt de motivatie om samen vooruit te gaan. Is het niet dit jaar, dan wel volgend jaar. Dat wil niet zeggen water bij de wijn doen. Dat betekent scherp op de inhoud, zacht op de relatie.
Lees ook: Winkel vol pallets en een onbegrijpelijk product in het schap: ‘Het is pas een retailfout als je er niet van leert’
Onderhandelen of handjeklap?
Terug naar de onderhandeling, waarin je richting wil bepalen, nieuwe afspraken wil maken en verbeterde werkwijzen wilt vastleggen. Geen druk erop, maar tijd nemen, ook als je die niet hebt. Het is een verschuiving van waar je tijd insteekt. Ik steek soms 45 minuten in sfeer, 10 minuten in de onderhandeling zelf en 5 minuten in de afronding.
Het is net als schilderen, wat ik in de kerstvakantie veel heb gedaan. De deuren die niet goed zijn geschuurd en waar geen primer is aangebracht, die zijn van slechte kwaliteit en kunnen opnieuw. Want de verf laat nu al los of ergens gedurende het komende jaar.
Wanneer je te snel gaat, kom je met iets wat voor jou logisch is, maar voor de ander voelt het als een mogelijke negatieve wijziging. Als de ander de waarom niet begrijpt, denk je, waarom hoor ik dit nu pas. Terwijl als je de waarom snapt, is de volgende stap logischer. Een prijsverhoging. Nog steeds niet fijn, wel logischer.
De vraag die je aan jezelf moet stellen is, ben jij aan het onderhandelen, of ben jij handjeklap aan het doen omdat je de voorbereiding overslaat?
Betalingstermijnen en logistieke voorwaarden
Ik stel voor dat we in januari tijd nemen voor inspireren, praten en elkaar begrijpen. Je aannames checken, voordat je begint. Zodat je weet wat de ander nodig heeft. En wellicht, wellicht passen jouw vragen en wensen hier wel op aan. Of dan weet je in ieder geval hoe het te framen.
En hoe lastige onderwerpen gaan? Want die zijn er altijd, bijvoorbeeld over betalingstermijnen. Wel: ‘we maken het dit jaar simpeler door de betalingstermijn aan te passen naar…, omdat…’
Niet: als voorwaarde willen wij de betalingstermijn aanpassen.’
Of wat dacht je van logistieke voorwaarden? Altijd een lekker lastig onderwerp. Omdat je in elkaars werkproces komt. Aanleveren, tijdsloten, methodes, pallets, details die op papier klein lijken, maar in de operatie groot zijn.
Wel: ‘Ik snap de impact, alleen ik wil voorkomen dat we het hele jaar onze focus hebben op brandjes blussen op logistiek, administratief gebied, dat leidt af van ... (in mijn branche, leidt dat vaak nieuwe introducties of groeien buiten de promopieken). En ja, je moet goed weten wat belangrijk is voor de ander, dus die aannames moet je checken. Want onderhandelen is niet een proces van twee stappen, daar zal ik eens een boek over schrijven. Want onderhandelen is een duursport.
Niet omdat het lang moet duren, maar omdat je het niet wint met één sprintmoment. Je wint het met opbouw. Met ritme. Met timing. Met voorbereiding.
Wie pas in januari een sprint trekt, terwijl het hele jaar een marathon is, komt hijgend over de finish. Misschien met een handtekening, maar ook met frustratie, ruis en herstelwerk. En eerlijk is eerlijk, een deal is pas een topdeal, als de uitwerking op hetzelfde niveau is. Marge op papier kan niemand van leven.
Tot slot
Als het januari is en je loopt achter, dat is niet het einde van de wereld. Adem, maak een lekker kopje thee, kan Wildland aanraden. Zet eerst de sfeer, geef richting en laat zien waarom samenwerken zo winstgevend is met jouw organisatie, bedrijf, team.
Welke sfeer ga jij deze week neerzetten, zodat je straks niet hoeft te vechten, maar kunt bouwen aan groei?
