Wanneer je als onderneming vaak dezelfde commerciële contracten sluit, kan het gebruik van algemene voorwaarden waardevol zijn. In de algemene voorwaarden kun je namelijk de afspraken opnemen die steeds weer op iedere overeenkomst van toepassing zijn. Denk aan bepalingen over levering, eigendomsvoorbehoud, betaling, aansprakelijkheid of toepasselijk recht.
Door algemene voorwaarden te hanteren, hoef je niet telkens over deze onderwerpen te onderhandelen of steeds uitgebreide overeenkomsten op te (laten) stellen. Daarmee bespaar je tijd én kosten. Een andere reden voor het gebruik van algemene voorwaarden is dat ze zorgen voor duidelijkheid, want het is beter om op voorhand afspraken goed vast te leggen dan achteraf onnodige discussies of zelfs (juridische) conflicten te moeten voeren.
Het laatste – en belangrijkste – voordeel voor het hanteren van algemene voorwaarden is de bescherming die het oplevert voor jouw onderneming. Door algemene voorwaarden voor jouw onderneming op maat te (laten) maken, ben je voorbereid op situaties waarin het niet gaat zoals verwacht of gehoopt. Daarmee waarborg je de belangen en positie van jouw onderneming. Tenminste… als je de algemene voorwaarden op een correcte wijze van toepassing verklaart.
Lees ook: Kun je hoogoplopende emoties en problemen bij een familielening van 14,5 miljoen euro voorkomen?
Waar het mis kan gaan met algemene voorwaarden
Zoals gezegd gaat het in het kader van algemene voorwaarden nog wel eens fout. Zo komt het regelmatig voor dat:
algemene voorwaarden in het geheel niet van toepassing worden verklaard op de overeenkomst;
algemene voorwaarden te laat – na het sluiten van de overeenkomst – van toepassing worden verklaard;
de verkeerde algemene voorwaarden van toepassing worden verklaard, bijvoorbeeld de inkoopvoorwaarden in plaats van de verkoopvoorwaarden;
algemene voorwaarden niet daadwerkelijk worden verstrekt, waardoor de contractspartij er geen redelijke kennis van heeft kunnen nemen; of
algemene voorwaarden niet door de wederpartij zijn aanvaard.
Het gevolg van deze fouten is dat de algemene voorwaarden niet op de overeenkomst van toepassing zijn. Daardoor kun je er – als dat nodig is – geen beroep op doen. Weg duidelijkheid en weg bescherming. En dat kan vervelende gevolgen hebben.
Wanneer algemene voorwaarden je duur komen te staan
Het niet (juist) gebruiken van de algemene voorwaarden kan je als ondernemer (onnodig) duur komen te staan. Hoe erg het mis kan gaan en hoe vervelend de gevolgen kunnen zijn, illustreren de volgende praktijkvoorbeelden.
Belgisch recht en Belgische rechter
Een onderneming had agrarische gereedschappen geleverd aan een partij in België, maar deze Belgische afnemer betaalde de facturen niet. De onderneming had in haar algemene voorwaarden het Nederlandse recht van toepassing verklaard en de Nederlandse rechter als bevoegde rechter aangewezen. Zij had de algemene voorwaarden pas voor het eerst op de facturen vermeld en dat was te laat. Daardoor was niet het Nederlandse recht van toepassing, maar het Belgische recht. Ook kon deze onderneming niet bij de Nederlandse rechter terecht, maar moest zij bij de Belgische rechtbank een procedure starten.
Geen eigendomsvoorbehoud bij faillissement
Een onderneming had voor 53.000 euro aan pallets geleverd aan een transportbedrijf, maar voordat de factuur betaald was, ging het transportbedrijf failliet. Op basis van haar algemene verkoopvoorwaarden had zij een eigendomsvoorbehoud en kon zij haar pallets terughalen als de facturen niet volledig waren voldaan. Deze mogelijkheid ging echter niet op, want de algemene voorwaarden waren nooit aan het transportbedrijf verstrekt. Daar ging de mogelijkheid om het nadeel te beperken. Schade: 53.000 euro.
Niet kunnen doorberekenen kostenverhogende omstandigheden
Een bedrijf in de vervoerssector kreeg te maken met een enorme stijging van zijn kosten. Op grond van de algemene voorwaarden konden de prijzen voor zijn afnemers worden verhoogd als één of meer kostprijsfactoren (zoals lonen, transportkosten of materiaalkosten) zouden toenemen. De algemene voorwaarden waren echter niet op de betreffende overeenkomst van toepassing verklaard en dus werden de mogelijkheden daartoe sterk beperkt.
Lees ook: Je grootste klant valt om, maar je krijgt nog 109.000 euro: zo beperk je de schade bij een faillissement
Hoe doe je het dan wél goed?
Om ervoor te zorgen dat de algemene voorwaarden van jouw onderneming daadwerkelijk van toepassing zijn op de overeenkomsten die je sluit, zijn drie stappen van belang:
- 1
Verklaar de algemene voorwaarden van toepassing
- 2
Stel de algemene voorwaarden ter hand
- 3
Zorg dat de wederpartij de algemene voorwaarden aanvaardt
Stap 1: verklaar de algemene voorwaarden van toepassing
De eerste stap is het van toepassing verklaren van de algemene voorwaarden op de overeenkomst. Dit moet in een zo vroeg mogelijk stadium, maar in ieder geval vóórdat de overeenkomst daadwerkelijk wordt gesloten. Dit kan door in de offerte of overeenkomst op te nemen dat de algemene voorwaarden van toepassing zijn op de overeenkomst en op alle werkzaamheden en diensten.
Stap 2: stel de algemene voorwaarden ter hand
De tweede stap is het ‘ter hand stellen’ van de algemene voorwaarden aan de wederpartij. De wederpartij moet feitelijk kennis kunnen nemen van de inhoud van de algemene voorwaarden voor het sluiten van de overeenkomst.
Uitgangspunt is dat de ter handstelling dient plaats te vinden door de algemene voorwaarden feitelijk te overhandigen, bijvoorbeeld in of als bijlage bij een offerte of overeenkomst.
Als een overeenkomst elektronisch tot stand komt, dan kan het elektronisch ter hand stellen volstaan, bijvoorbeeld door het toesturen van de algemene voorwaarden per e-mail of een link op de website. Hierbij is het wel van belang dat de wederpartij eenvoudig kennis kan nemen van de voorwaarden en deze kan opslaan.
Voor dienstverrichters kent de wet nog een afzonderlijk regime. Zij kunnen de algemene voorwaarden op deze vier manieren ter hand stellen:
feitelijk verstrekken;
toegankelijk maken op de plaats waar de dienst wordt verricht of de overeenkomst wordt gesloten;
publiceren op een meegedeeld webadres;
op te nemen in verstrekte documenten.
Stap 3: Zorg dat de wederpartij de algemene voorwaarden aanvaardt
De derde stap in het van toepassing laten zijn van de algemene voorwaarden is de aanvaarding door de wederpartij. Dit kan op twee manieren:
- 1
Uitdrukkelijk: de wederpartij geeft expliciet (schriftelijk) akkoord op de toepasselijkheid van de algemene voorwaarden, bijvoorbeeld door ondertekening van de overeenkomst.
- 2
Stilzwijgend: de wederpartij protesteert niet tegen de toepasselijkheid van de algemene voorwaarden en partijen geven uitvoering aan de overeenkomst.
Voor de aanvaarding is het niet noodzakelijk dat de wederpartij bekend is met de inhoud van de algemene voorwaarden. Aan hem moet een redelijke mogelijkheid zijn geboden om vóór of tijdens het sluiten van de overeenkomst kennis te nemen van de algemene voorwaarden (het ‘ter hand stellen’).
Checklist voor algemene voorwaarden
Verklaar de algemene voorwaarden van toepassing vóórdat de overeenkomst wordt gesloten – bij voorkeur al in de offerte.
Geef duidelijk aan welke (versie van de) algemene voorwaarden van toepassing zijn.
Zorg dat de wederpartij de algemene voorwaarden vóór of bij het sluiten van de overeenkomst ontvangt of kan raadplegen.
Algemene voorwaarden en de correcte toepassing zijn maatwerk, raadpleeg daarom altijd een specialist.
Lees ook: Ondernemer verliest 145.000 euro door faillissement huurder: had hij dit kunnen voorkomen?
