„Veel ondernemers realiseren zich niet dat andere partijen vertrouwen op de gegevens in het Handelsregister,” aldus Marije Hovestad, directeur Dataverstrekking bij KVK. „Maar dat werkt natuurlijk twee kanten op. Jij kunt die gegevens ook gebruiken om te controleren met wie je zakendoet.”
Het risico
Ze geeft een voorbeeld. „Stel: je gaat een contract aan of plaatst een grote bestelling. Dan wil je zeker weten dat de partij aan de andere kant ook echt bestaat, en bevoegd is om afspraken te maken. Toch gebeurt het regelmatig dat ondernemers dat niet controleren.”
Uit onderzoek van KVK onder bijna 750 ondernemers blijkt dat slechts 45 procent bij een nieuwe samenwerking kijkt of een bedrijf een KVK-nummer heeft. Twintig procent van de ondernemers controleert nieuwe zakenpartners zelfs helemaal niet of nauwelijks. En dat terwijl veel van de informatie die je nodig hebt, gewoon beschikbaar is in het Handelsregister.
KVK als eerste stap
Zo kun je bijvoorbeeld zien of een bedrijf daadwerkelijk bestaat, wie erachter zit, waar het gevestigd is en wie er bevoegd is om contracten te tekenen. Dat laatste is belangrijker dan je denkt. Is de persoon die heeft getekend niet tekenbevoegd? Dan hoeft je zakenrelatie zich niet aan de afspraak te houden, want die is in zo’n geval niet geldig. En dan sta je alsnog met lege handen.
“Twintig procent van de ondernemers controleert nieuwe zakenpartners helemaal niet of nauwelijks”
KVK
„Een gratis check op het KVK-nummer doe je in slechts enkele minuten, maar voorkomt dat je zakendoet met een bedrijf dat helemaal niet bestaat,” aldus Hovestad.
Andere signalen
Het Handelsregister controleren is dus een belangrijke eerste stap, maar niet de enige manier om een bedrijf te beoordelen. Juist door verschillende signalen te combineren, krijg je een beter beeld van wie je tegenover je hebt. Kloppen de bedrijfsactiviteiten met wat iemand aanbiedt? Past het adres bij het soort bedrijf? En wat zeggen anderen?
Reviews, referenties en eventuele keurmerken kunnen extra inzicht geven. Zie je bijvoorbeeld dat een webshop grote voorraden belooft, maar volgens het Handelsregister gevestigd is op een woonadres met een heel andere bedrijfsactiviteit? Dan is het verstandig om extra kritisch te zijn.
Niet alleen zakelijk
Ook privé is een KVK-check waardevol. Toch laten veel ondernemers daar kansen liggen. Ruim 60 procent van de ondernemers heeft het Handelsregister nog nooit geraadpleegd bij een privé aankoop, terwijl juist daar relatief veel misgaat, bijvoorbeeld bij nepwebshops. Een op de zes ondernemers zegt bij privé aankopen weleens te maken te hebben gehad met een bedrijf dat niet bestond.
„Als je niet controleert of een bedrijf echt bestaat, ben je kwetsbaar,” aldus Hovestad. „Juist bij een webwinkel of onbekende leverancier is een eerste, gratis check op het KVK-nummer belangrijk.”
Kleine moeite, groot verschil
Het is duidelijk: zonder een plek waar je bedrijfsgegevens kunt controleren, is zakendoen een stuk onzekerder. Je moet dan zelf uitzoeken of een bedrijf bestaat, wie erachter zit en of iemand bevoegd is om contracten te tekenen. Dat kost tijd en vergroot de kans op fouten en fraude.
“Als je niet controleert of een bedrijf echt bestaat, ben je kwetsbaar”
Marije Hovestad
Juist daarom is het Handelsregister zo waardevol: het biedt transparantie en een betrouwbare basis voor vertrouwen tussen partijen. Maar die basis werkt alleen als je het ook gebruikt. Even controleren met wie je zakendoet kost vaak maar een paar minuten, maar kan het verschil maken tussen een soepele samenwerking of een kostbare misser.
