Leidinggeven: zo stuur je een team aan op afstand

Rond half 9 zit ze met een kop koffie klaar achter haar laptop, fris gedoucht, aangekleed en een beetje opgemaakt. Hafida Abahai, directeur van de Nederlandse tak van internationaal pr-bureau Weber Shandwick, heeft wat spullen opgehaald van kantoor om haar thuiswerkplek professioneler te maken − scherm, goede stoel, toetsenbord – en spoort de rest van het bedrijf aan dat ook te doen.

Dagelijks voert Abahai een hele trits videocalls via Microsoft Teams. Met werknemers, klanten en collega’s uit het buitenland. ,,Ik heb wel vaker een hele dag vol met meetings, maar dit is toch intensiever'', zegt ze in de Volkskrant. ,,Ook omdat ik nog meer het gevoel heb dat ik er voor iedereen moet zijn. Ik vind het belangrijk om te weten hoe het gaat met collega’s en hoe we ze kunnen helpen vanuit huis hun werk optimaal te doen en gemotiveerd te blijven. Gelukkig hadden we in het bedrijf al veel aandacht voor mental health, die service is nu extra relevant.’ Behalve alle videovergaderingen zorgt ze dat ze iedere dag aan alle mensen waaraan ze leiding geeft iets laat horen. ‘Al is het maar een appje, zo hoop ik er toch voor iedereen te zijn.''

Of het wel goed gaat met het team, is precies waar ‘remote’ leiders zich vaak druk om maken, schrijven Kevin Eikenberry en Wayne Turmel in het boek The long-distance leader (2015). Andere vragen waar leidinggevenden op afstand zich druk om maken: hoe weet je of mensen wel echt werken? Krijgt iedereen genoeg sociale interactie? En: ben ik zelf net zo’n goede leider als wanneer we allemaal bij elkaar zitten?

Meer communiceren

Management by walking around, voelt voor veel managers dan ook als de enige echte manier om leiding te geven, schrijft Gonny Vink schrijft in haar boek Leidinggeven op afstand (2019). Daarom denken ze dat leidinggeven op afstand niet zal lukken. ,,Maar het is de vraag of dat zo is. We zijn er al zo lang aan gewend om met elkaar op kantoor zitten, dat we het ons moeilijk anders kunnen voorstellen'', aldus Vink.

De oplossing: meer communiceren. Het faciliteren van digitale platformen om met elkaar in contact te blijven is dan ook stap één. Denk aan Microsoft Teams, Zoom, een chatprogramma als Slack en eventueel een WhatsApp-groep voor lolligheden.

Bij Weber Shandwick wordt flink meer overlegd sinds de vijfentwintig medewerkers van het pr-bureau vanuit huis werken. Zo wordt de maandprognose nu wekelijks besproken. ,,Dat ligt ook aan de aard van ons werk. We organiseren regelmatig events voor pers en influencers, daar verzinnen we nu samen met de klanten passende alternatieven voor'', zegt Abahai. ,,Sommige projecten verlopen nu digitaal of zijn on-hold gezet.''

Veel overleggen en communiceren is ook belangrijk voor het teamgevoel en de onderlinge relaties. Rob Idink, directeur van HP Nederland, vindt het een van de grootste uitdagingen om mensen betrokken te houden bij het grote plaatje. ,,We zijn een internationaal technologiebedrijf en waren al gewend aan communiceren met mensen op afstand. Toch is er natuurlijk wel verschil in de normale manier van remote werken en de huidige situatie. Denk alleen al aan de werknemers met schoolgaande kinderen. Ik bel daarom vaak spontaan mensen op om te vragen hoe het gaat. Dan vraag ik ook naar de familie en of mensen zich zorgen maken om hun gezondheid. De tijd nemen om met iedereen te praten en oprecht geïnteresseerd zijn, wordt enorm gewaardeerd'', zegt hij.

Een nieuw ritme

Voor Helene van Santen, hoofdredacteur van het magazinemerk Kek Mama, zijn de wekelijkse bilaterale overleggen met redacteuren en marketingmedewerkers een goed moment om vinger aan de pols te houden. ,,Neemt iemand niet te veel hooi op haar vork of kwijnt ze juist weg omdat ze alleenstaand is en het mentaal zwaar vindt? Doe dit echt één-op-één, want als ik tijdens vergaderingen vraag hoe het gaat, merk ik dat iedereen toch snel overgaat op de orde van de dag.''

De hoofdredacteur probeert zelf zoveel mogelijk structuur in haar dag aan te brengen. Voor ze begint met werken gaat ze de deur uit, net als normaal, maar nu om te hardlopen of te wandelen. Dan douchen en normale kleren aan. ,,Niet mijn állerleukste kleren, maar zeker geen joggingpak. Ik wil er representatief uitzien tijdens videomeetings, niet met een knot op mijn hoofd.''

Ze stimuleert in haar team ook om een ritme vast te houden. Al mag dat ritme best anders dan normaal zijn. ,,Omdat bij Kek Mama veel moeders met jonge kinderen werken, zijn de meetings die normaal ‘s ochtends of ‘s middags plaatsvinden verplaatst naar tussen 12 en 14 uur, veel kinderen slapen dan. Mensen met kinderen kunnen snel overprikkeld raken nu, als leidinggevende kun je daarom het beste begripvol zijn. Accepteer het als je niet direct antwoord krijgt op je mail en als er tijdens een vergadering ineens een kind op schoot springt.'' Zelf heeft ze ook twee jongens van net 2 jaar rondlopen. Met haar vriend heeft ze afgesproken omstebeurt op de tweeling te letten. ,,Daarom stuur ik nu bijvoorbeeld ’s avonds veel meer mails.''

Idink benadrukt ook hoe belangrijk het is om begrip te hebben voor mensen met kinderen. ,,Dat de scholen gesloten zijn, heeft veel invloed op de thuiswerksituatie. Mensen mogen best een paar uurtjes niet bereikbaar zijn. Dat geeft veel meer rust en minder stress. Durf tegen mensen te zeggen dat familie op één staat.''

Niet micromanagen

Dat vraagt wel vertrouwen. Idink en Van Santen geven dan ook aan om niet te micromanagen, hoe groot de verleiding nu ook is om meer controle te willen over het werk van iedereen. Van Santen: ,,Stel prioriteiten en zit er niet te veel bovenop, want mensen hebben het al druk genoeg.''

Vertrouwen is er ook bij Abahai, maar zij heeft het buitenlandse hoofdkantoor van Weber Shandwick dat wil weten hoe productief iedereen is. ,,Ik moet hierover terugkoppeling geven, maar ik pas wel op hoe ik hierover communiceer naar het team. Natuurlijk ben ik open en transparant om iedereen betrokken te houden hoe het business wise gaat, maar wel op een manier waarop het niet zorgt voor een extra belasting. Bovendien is logisch dat sommige mensen nu iets minder productief zijn, omdat het werk bij hen afneemt. Dan kijken we samen hoe we het werk opnieuw kunnen verdelen over iedereen en denken na over nieuwe initiatieven.''

Gonny Vink beschrijft in Leidinggeven op afstand dat mensen aansturen zonder dat je ze fysiek ziet, begint met vertrouwen. Allereerst zelfvertrouwen over de eigen leiderschapskwaliteiten. En dan met vertrouwen in het team, waarbij je als manager de regie meer uit handen geeft. Laat mensen, indien het werk dat toelaat, kiezen op welk moment ze hun werk doen. Uit onderzoek blijkt dat medewerkers die meer autonomie hebben, gelukkiger zijn in hun werk en minder vaak ziek. Het is volgens de auteur wel extra belangrijk dat je als leidinggevende op afstand duidelijk bent over je visie en die van het bedrijf. Formuleer heldere doelstellingen en maak afspraken met elkaar, ook over de manier waarop je samenwerkt.

Bitterballen

Is er nog ruimte om te lachen met elkaar? Ja, natuurlijk, zeggen de managers. Organiseer een domibo of vrijmibo. Bij Weber Shandwick hebben ze een gezamenlijke WhatsApp-groep en Microsoft Teams-groep waarin ze onder andere kijktips en thuisfoto’s delen, bij HP worden family workouts via ZOOM georganiseerd, gegeven door twee personal trainers en speelster Pien Sanders van het nationale hockeyelftal. Van Santen bakte bitterballen voor de Kek Mama borrel. ,,Ik moest ze nu wel allemaal zelf opeten'', lacht ze.