Organisatie: Opstellen BVDatum:07-01-2016Projectleider: Daan AtlasInhoud Verantwoordelijkheid21.Aanleiding21.1Situatieschets en probleemstelling21.2Doelstelling van het project (SMART)21.3Verwachte projectresultaten21.4Uitgangspunten21.5Projectafbakening31.6Randvoorwaarden31.7Relatie met andere projecten en/of initiatieven32Risicoanalyse32.1Business risico's32.2Projectrisico's33Projectorganisatie, inrichting en verantwoordelijkheden33.1Interne opdrachtgever33.2Interne projectleider43.3Projectgroepleden43.4Projectfasering43.5Projectactiviteit43.6Communicatie44Projectbegroting54.1Projectbegroting54.2Kosten per activiteit54.3Overzicht van de totale projectbegroting55Leerpunten, meerwaarde en projectlogboek65.1Meerwaarden van het project65.2Leerpunten65.3Nadere of tussentijdse afspraken65.4Projectlogboek66Overzicht76.1Overzicht van de kosten van het project76.2Overzicht uren per maand7
VerantwoordelijkheidProjectleider:Daan Atlas Projectgroepleden:Simone Winsen Cees Opzet Piet plan Projectperiode:Aanvang:07-11-2015 Afronding:07-05-2016
1. Aanleiding1.1 Situatieschets en probleemstellingOpstellen BV is een productiebedrijf met 55 werknemers. Op dit moment is er één directiesecretaresse, haar hoofdtaak is het ondersteunen van de directie. Door de sterke groei van de afgelopen jaren hebben managers meer taken gekregen en is er meer behoefte ontstaan om taken te delegeren. Vanuit het huidige secretariaat is er onvoldoende ruimte voor ondersteuning van de afdelingsmanagers.1.2 Doelstelling van het project (SMART)
DoelstellingOpzetten van een secretariaat bestaande uit meerdere personen ter ondersteuning van het managementteam.SpecifiekHet project richt zich op de werkzaamheden van het managementteam.MeetbaarDoor middel van een werkbelastingonderzoek moet blijken wat de hoeveelheid werk is wat managers moeten kunnen delegeren en om welke taken het zou gaan.AcceptabelDe betrokken managers, de directie, P en O functionaris en de directiesecretaresse worden voorafgaand aan de start van het project geïnformeerd en zij worden periodiek d.m.v. korte voortgangsverslagen op de hoogte gehouden, zodat draagvlak ontstaat voor het onderzoek.RealistischDoor de belastbaarheid per managementfunctie vast te stellen ontstaat inzicht in de noodzaak om al dan niet het secretariaat uit te breiden.TijdgebondenHet project start 07 november 2015 en wordt afgerond per 07 mei 2016 .
1.3 Verwachte projectresultatenInzicht in werkdrukbelasting van de managers en de te delegeren taken.Werving van intern en extern secretarieel personeelVoordelen resultaten:Werkdruk verlaging managers, doorgroeimogelijkheden intern personeel1.4 UitgangspuntenDe hoeveelheid lijnwerkzaamheden van projectgroepleden wordt gereduceerd met 15 % gedurende de looptijd van het project.1.5 ProjectafbakeningHet project start op 07 november 2015 en richt zich nadrukkelijk op het opzetten van een secretariaat bestaande uit meerdere personen. Hiertoe wordt gedurende één maand het onderzoek ontwikkeld en daarna gedurende één maand binnen het management een onderzoek uitgevoerd naar de werkbelasting en de te delegeren taken. Uit dit onderzoek zal blijken uit hoeveel personen het secretariaat zal moet bestaan en over welke competenties sollicitanten moeten beschikken. Daarna zal er gedurende twee maanden werving en selectie van nieuw secretarieel personeel plaatsvinden. Deze personen worden gedurende twee maanden ingewerkt zodat per 07 mei 2016 het secretariaat op volle kracht kan werken.1.6 RandvoorwaardenDe leden van de projectgroep worden gedurende 26 weken maximaal 8 uur per week vrijgesteld om werkzaamheden in het kader van het project uit te voeren.De projectgroep heeft een budget van 1000 euro om seminars bij te wonen en zich verder te oriënteren zodat ze optimaal in staat is de opdracht te verwezenlijken.1.7 Relatie met andere projecten en/of initiatievenOp de werkvloer loopt gelijktijdig een project om de kennis van het vloerpersoneel up-to-date te houden. Er zal geen met dit project plaatsvinden.2. Risicoanalyse2.1 Business risico'sIndien het project niet slaagt of niet binnen de gestelde tijd wordt afgerond wordt de werkdruk voor de andere medewerkers die taken overnemen te zwaar en zal de productiviteit binnen het bedrijf te lijden hebben. Dit risico wordt geaccepteerd.2.2 Projectrisico'sLijnwerkzaamheden van de projectgroepleden kunnen in het gedrang komen. Dit risico wordt vermeden door de lijnwerkzaamheden van de projectgroepleden gedeeltelijk te delegeren naar andere medewerkers die niet aan het project deelnemen.Indien managers geen juiste weergave kunnen geven van hun werkzaamheden en te delegeren taken kan dit een vertekend beeld opleveren in de onderzoeksresultaten en later in het projectresultaat: te veel / te weinig nieuwe medewerkers of verkeerde vaardigheden voor het gevraagde werk. Dit risico wordt bestreden door managers intensief onderzoek te laten doen naar de eigen werkzaamheden en dat van de andere managers.3. Projectorganisatie, inrichting en verantwoordelijkheden 3.1 Interne opdrachtgever
Naam:Kevin Lijn, uit name van het management teamHandtekening:
3.2 Interne projectleider
Naam:Daan AtlasHandtekening:
3.3 Projectgroepleden
Rol/functie binnen de projectgroep:Naam:Simone WinsenWerving en selectie nieuw personeelNaam:Cees OpzetCommunicatie naar betreffende personeelsleden en directieNaam:Piet PlanOpzetten en leiden van het werkbelastingonderzoek onder de managers.
3.4 Projectfasering
Wat:Wanneer:Voorbereidingsfase07-11-2015Ontwikkelfase07-11-2015Voorbereiding implementatiefase07-01-2016Start implementatiefase07-03-2016Evaluatiefase14-04-2016
3.5 Projectactiviteit
Wanneer: Activiteit:Uitgevoerd door:VanTotVerantw.Fase 1:VoorbereidingsfaseOpstellen projectgroepDaan07-11-1526-11-15DaanFase 2:OntwikkelfaseOntwikkelen onderzoek enonderzoek afnemenPiet07-11-1507-01-16DaanFase 3:Voorbereiding implementatiefaseOnderzoeksresultaten uitwerkenen werving en selectie personeelPiet en Kim07-01-1607-03-16SimoneFase 4:Start implementatiefaseInwerken nieuw personeelDirectie-secretaresse07-03-1607-05-16SimoneFase 5:EvaluatiefaseEvaluatie en verslaglegging van het projectDaan14-04-1607-05-16DaanMogelijke interventies:Los van de fase waarin het project zich bevindtTerugkoppeling opdrachtgeveren directieDaan07-04-1607-04-16Daan
3.6 Communicatie
Actie:Uitgevoerd door:Datum:Inlichten MTDaan18-02-2016Tussentijdse evaluatie MTDaan07-04-2016Inlichten ORSimone18-02-2016Inlichten directieSimone18-02-2016
4 Projectbegroting 4.1 ProjectbegrotingHet merendeel van de kosten bestaat uit personeelskosten. Er is geen subsidie voor het project dus alle kosten worden uit eigen middelen gefinancierd.4.2 Kosten per activiteit
Activiteit 1Omschrijving kosten: Euro:Ontwikkelen onderzoek en uitwerken resultatenBijwonen seminars, inhuren externe deskundigen 2500 Personeelskosten 2000 Totale kosten activiteit 1 Totaal euro:4500 Activiteit 2Omschrijving kosten: Euro:Werving en selectie personeelAdverteren, werven en selecteren 1250 Personeelskosten 2000 Totale kosten activiteit 2 Totaal euro:2250 Activiteit 3Omschrijving kosten: Euro:Inwerken nieuw personeelPersoneelskosten 2250 Totale kosten activiteit 3 Totaal euro:2250 Totale kosten van het project Euro:10.000
4.3 Overzicht van de totale projectbegroting
Totale kosten van het projectEuro:10.000Van de totale projectkosten wordt uit eigen middelen gefinancierd:Euro:10.000Van de totale projectkosten wordt uit de subsidie gefinancierd:Euro:0
5. Leerpunten, meerwaarde en projectlogboek 5.1 Meerwaarden van het projectVerlagen van de werkdrukbelasting afdelingsmanagers, waardoor er meer ruimte is voor specialistische expertise.Doorgroeimogelijkheden voor personeel dat vanuit de werkvloer ene functie op kantoor wil vervullen.5.2 LeerpuntenBijwonen seminars is weinig succesvolInhuren externe specialisten is erg succesvolEerst intern personeel werven, dan pas de vacature extern plaatsen5.3 Nadere of tussentijdse afsprakenIntern personeel heeft tijdens de sollicitatierondes voorrang op externe sollicitanten.Bij afwezigheid van één van de projectgroepleden zal Daan waarnemen.5.4 Projectlogboek26-11-2015 De projectgroep is opgesteld.07-12-2015Piet heeft het onderzoek ontwikkeld in samenwerking met Enquête en Co BV.06-01-2016 Het onderzoek is afgenomen onder alle afdelingsmanagers.6. Overzicht 6.1 Overzicht van de kosten van het project
FaseVerwachte startdatumVerwachte einddatumTotale kostenschattingVoorbereidingsfase07-11-201526-11-2015Euro:500Ontwikkelfase07-11-201507-01-2016Euro:4.000Voorbereiding implementatiefase07-01-201607-03-2016Euro:2.750Start implementatiefase07-03-201607-05-2016Euro:2.250Evaluatiefase14-04-201607-05-2016Euro:500 Totaal:Euro:10.000
6.2 Overzicht uren per maand
Naam:novdecjanfebmrtaprmei TotaalDaan15151515151515 105Simone881020202020 106Piet202020202088 116Cees8888888 56
