Sociaal hybride werken? Wandelen, online feestjes en goede koffie

Je kunt er niet omheen als je het kantoor van McCoy & Partners in Eindhoven binnenkomt. Een strakke, industriële vormgeving, hoge plafonds en ramen en middenin het kantoor staat een professioneel koffieapparaat te blinken met een barretje ervoor. Een centrale plek met een bedoeling: als je je jas hebt opgehangen, haal je eerst een kopje goede koffie en praat je even bij met collega’s die daar ook staan. ,,We willen verbinden,” zegt Martijn de Coninck.

De Coninck is delivery director en lid van het managementteam bij McCoy & partners, een SAP dienstverlener met vestigingen in Eindhoven en Utrecht. Er werken zo’n 180 mensen voor het bedrijf en die mensen heeft De Coninck de laatste twee jaar veel te weinig gezien. Ze werkten voornamelijk thuis of, als dat kon, bij klanten in binnen- en buitenland. ,,Wij doen de consultancy bij projectimplementatie, maar ook daarna helpen we klanten om de software succesvol te laten draaien. Onze mensen weten niet alleen veel van de SAP oplossingen, maar zijn ook gespecialiseerd in de processen en begeleiding van de mensen die er gebruik van maken. Vandaar de slogan ‘more than IT’.”

Hoe is het werken bij jullie veranderd?

,,Voorheen gingen mensen wel eens thuiswerken omdat het kon. Het gaf verlichting in een prive-situatie en het kon helpen om productief te zijn. Door klanten werd het doorgaans als noodzakelijk gezien dat een consultant op locatie bij die klant zat. Nu is dat door coronamaatregelen veranderd en zie je dat we ook succesvol kunnen opereren vanuit de woonkamer.”

En klanten begrijpen dat jullie veel thuiswerken?

,,We zitten in hetzelfde schuitje. Hybride werken heeft sommige zaken wel complexer gemaakt. In onze projecten heb je vaak te maken met change management en weerstand: eindgebruikers die niet gemakkelijk mee willen gaan. Iemand begeleiden in zo’n situatie is vanuit huis ontzettend moeilijk. Hoe overtuig je mensen dat de verandering de juiste is als je niet samen aan tafel zit? Uiteindelijk draait het om vertrouwen, dan is het prettig om mensen face to face te zien.”

Waar loop jij tegenaan bij hybride werken?

,,Je hebt mensen die goed gedijen in een team op kantoor en anderen die thuis werken heerlijk vinden. Hoe houd je die tweede groepen betrokken? Het is veel gemakkelijker om bij mensen die naar kantoor komen op te halen hoe het met ze gaat. Wat speelt er bij de mensen die je minder vaak op kantoor ziet? We zorgen er daarom voor dat leidinggevenden op thuisbezoek gaan of samen met teamleden een wandeling maken om een aantal zaken privé en zakelijk te kunnen bespreken.”

Wat is er op kantoor veranderd nu mensen veel vaker thuis werken?

Door het thuiswerken zie je dat mensen nu naar kantoor gaan omdat ze ervoor kiezen om elkaar te ontmoeten. Hiervoor gingen ze min of meer op de autopilot naar de zaak. Dat nieuwe werken betekent wel dat mensen vaker vergaderingen op kantoor houden, die dan weer door een deel van het team hybride worden gedaan. We zien nu dat we meer vergaderruimtes nodig hebben en we hebben belcellen aangeschaft, geventileerde telefooncellen waarin zij calls houden terwijl anderen om hen heen aan het werk zijn met hun projecten. Kantoor is veel meer de plek geworden waar je ervoor kiest om fysiek bij elkaar te zijn. Waar je gesprekken voert die je liever niet online doet. Of sessies waarvoor je creativiteit nodig hebt. We hebben een aantal ruimtes speciaal daarvoor ingericht. Het blijkt dat creatief bezig zijn online lastiger is.”

Hoe gaat het eigenlijk met de medewerkers?

,,Het is schakelen. Een deel gaat gewoon goed, thuis en op kantoor. Wat je als consultancyclub altijd al mist is de binding. We zitten doorgaans nu eenmaal vaak bij klanten. Normaal gesproken organiseren we daarom vaak feestjes of pizzasessies op kantoor. We gaan samen op wintersport en plannen sportactiviteiten in het weekend. Dat gaat nu niet, maar er worden alternatieven bedacht om het sociale aspect van kantoor ook thuis te kunnen ervaren. We houden bijvoorbeeld feestjes digitaal, iedereen belt dan in. We doen een quiz of een cursus cocktails maken. Wat ze daarvoor thuis nodig hebben sturen wij ze dan toe.”

Hebben jullie al nagedacht over werken na corona?

,,Je merkt dat je nog wel verrast wordt doordat corona en de bijbehorende impact en maatregelen nu eenmaal dynamisch zijn. Voor corona dachten we dat we het kantoor moesten uitbreiden, we zijn een groeiende organisatie. Je ziet nu dat dat niet nodig is. Ik verwacht eerder dat we meer van die telefooncellen gaan plaatsen."

Blijft thuiswerken mogelijk als corona voorbij is?

,,Ja. Er zullen collega’s zijn die nooit meer terug willen naar hoe het voor corona was. Maar ik zie mensen ook vaker naar kantoor komen. Om een biertje te drinken, om het leuk met elkaar te hebben. We hebben de ijskast gevuld met speciaalbiertjes, die worden wekelijks geleverd.”

En jullie hebben een professioneel koffieapparaat van Nespresso.

,,Die super goede koffie geeft, ik kan niet anders zeggen. Het past ook bij onze wens om onze mensen te verbinden. Met elkaar en met het bedrijf. Koffie drinken en bijkletsen aan het barretje is ook verbinding. Het is net zo goed werken als deelnemen aan een meeting.”

Koffie als verbinder?

,,Goede koffie helpt. Het past ook bij hoe we willen uitstralen wie wij zijn. Het kantoor, de activiteiten die we organiseren. Maar ook op persoonlijk vlak: het salaris, de extra’s, opleidingen, sociale activiteiten en nu dus ook het thuiswerken. Allemaal zaken die mensen helpen om voor ons te kiezen. En als ze dan op sollicitatiegesprek komen, krijgen ze eerst een kop goede koffie. Dat draagt bij aan de totaalbeleving van het bedrijf. Want ook de koffie is kwaliteit en wij zijn echt een kwaliteitsmerk in de SAP-wereld.”