Onlangs sprak ik een inhuurmanager van een organisatie die serieus werk had gemaakt van haar zzp-inhuur. Er lag een uitgebreid juridisch rapport. De arbeidsrelaties waren beoordeeld, de risico’s in kaart gebracht en er waren concrete beheersmaatregelen opgesteld.
Je zou zeggen: alles is goed geregeld. Toch vertelde zij mij heel eerlijk: ‘In de praktijk werken we nog steeds op dezelfde manier als voorheen.’
De mensen die dagelijks met de zzp’ers werkten, begrepen niet goed wat het rapport voor hen betekende. Welke afspraken moesten zij anders maken? Hoeveel vrijheid moest een zzp’er krijgen? Wanneer veranderde gewone afstemming in te veel aansturing? Het juridische advies was niet vertaald naar de dagelijkse praktijk.
Ook de directie voelde weinig voor verandering. De bestaande werkwijze was vertrouwd en praktisch. Aanpassingen kostten tijd en konden volgens de directie ten koste gaan van de grip op het werk. Het gevolg: de risico’s waren bekend, maar op de werkvloer bleef alles bij het oude.
Van juridisch advies naar werkbare afspraken
Een rapport leidt niet vanzelf tot verandering. Juristen beschrijven risico’s, terwijl managers concrete beslissingen moeten nemen. Mag een zzp’er aansluiten bij het werkoverleg? En hoe bewaakt een manager de kwaliteit zonder hem als werknemer aan te sturen?
Als zulke vragen onbeantwoord blijven, ontstaat afstand tussen advies en werkvloer. De inhuurmanager kan moeilijk uitleggen wat collega’s morgen anders moeten doen. Managers vallen dan terug op de bekende werkwijze.
Als een organisatie na een juridische beoordeling hetzelfde blijft werken, verdwijnen de vastgestelde risico’s niet. Dan ligt er alleen beter gedocumenteerd wáárom de werkwijze kwetsbaar is.
De praktijk moet hetzelfde verhaal vertellen
Bij de beoordeling van een arbeidsrelatie wordt niet alleen gekeken naar de overeenkomst. De manier waarop partijen feitelijk samenwerken is uiteindelijk doorslaggevend.
In een contract kan staan dat de zzp’er zelfstandig bepaalt hoe hij zijn opdracht uitvoert. Als een manager hem vervolgens op dezelfde manier aanstuurt als werknemers, vertellen het contract en de praktijk twee verschillende verhalen.
Dat betekent niet dat je een zelfstandige geen aanwijzingen mag geven. Als opdrachtgever mag je duidelijk maken welk resultaat je verwacht en afspraken maken over kwaliteit, veiligheid en planning. Het verschil zit vooral in de aard van de aansturing. Stuurt de manager op het afgesproken resultaat of verdeelt hij dagelijks de taken? Krijgt de zzp’er werkelijk ruimte voor een eigen aanpak? Is er een afgebakende opdracht of vult de zelfstandige structureel een plek in de personeelsplanning?
Ook het ondernemerschap van de zzp’er speelt mee, zoals andere opdrachtgevers, investeringen en ondernemersrisico. Geen enkel kenmerk bepaalt op zichzelf de uitkomst. Het gaat om het totaalbeeld. Managers en uitvoerenden moeten daarom begrijpen wat de juridische uitgangspunten op de werkvloer betekenen.
Wie bewaakt hoe zzp’ers écht worden ingezet?
Die vraag stelde ik ook aan de inhuurmanager. Zij kende de juridische risico’s, de directie bepaalde de koers en de afdelingsmanagers begeleidden de zzp’ers. Maar wie was verantwoordelijk voor de uitvoering van de geadviseerde maatregelen? Wie sprak managers aan als zij volgens de oude werkwijze bleven werken? En wie legde een verschil van inzicht voor aan de directie?
Op die vragen was geen duidelijk antwoord. Iedereen had een rol, maar niemand was verantwoordelijk voor het geheel.
Stel jezelf daarom eens de vraag: als morgen een controle plaatsvindt, wie kan dan uitleggen hoe uw organisatie het juridische advies daadwerkelijk heeft uitgevoerd?
Dat is niet de jurist, maar de ondernemer, een inhuurmanager, HR-professional of directielid zelf. Belangrijk is dat iemand het overzicht heeft, afwijkingen signaleert en kan bijsturen. Bewaken is niet alleen een juridische controle, maar ook zorgen dat de gekozen werkwijze buiten het rapport bestaat.
Meer zelfstandigheid betekent niet minder grip
De directie in dit voorbeeld vreesde vooral dat een andere manier van inhuren minder werkbaar zou zijn. Maar zelfstandigheid betekent niet dat je alles moet loslaten. Je kunt duidelijke resultaten, deadlines, kwaliteitseisen en contactmomenten afspreken en controleren of de afgesproken prestatie wordt geleverd.
Binnen die kaders krijgt de zelfstandige ruimte om als ondernemer te werken. De manager stuurt minder op aanwezigheid en dagelijkse taken en meer op resultaat. Zo weet de ondernemer wat hij inkoopt, de manager waarop hij mag sturen en de zzp’er waarvoor hij verantwoordelijk is.
Begin niet met nóg een rapport
Bij deze organisatie was niet méér juridische risicoanalyse nodig. Directie, inhuurmanager en leidinggevenden moesten samen bepalen welke veranderingen nodig én uitvoerbaar waren. Welke afspraken maakt een manager bij de start? Wat gebeurt er als een opdracht steeds wordt verlengd? En bij wie kan hij terecht bij twijfel?
Zo ontstaat een werkwijze die juridisch verdedigbaar én praktisch uitvoerbaar is. Beheersmaatregelen die op papier perfect zijn, maar niet worden begrepen of gedragen, bieden weinig bescherming. Een eenvoudige werkwijze die consequent wordt toegepast, is in de praktijk vaak meer waard.
Maak van ‘zzp kan wél’ je eigen werkwijze
Ondernemers hoeven niet uit voorzorg te stoppen met zzp’ers. Een goede overeenkomst en een juridisch rapport vormen een stevige basis. Daarna moeten de mensen op de werkvloer weten wat de afspraken betekenen, moet de directie duidelijke keuzes maken en moet iemand verantwoordelijk zijn voor de uitvoering.
Dat hoeft geen ingewikkeld inhuurproces te worden. Heldere keuzes vooraf voorkomen juist dat iedere manager zelf moet bedenken wat wel en niet kan.
Vraag jezelf daarom niet alleen af of je zzp-inhuur juridisch is beoordeeld. Weten de mensen op de werkvloer wat zij met het advies moeten doen, en wie zorgt ervoor dat dit daadwerkelijk gebeurt?
Als je daarop een duidelijk antwoord hebt, wordt ‘Zo kan zzp wél’ meer dan een boodschap van de overheid. Dan wordt het een werkbare manier waarop je bedrijf flexibel en verantwoord met zelfstandigen kan blijven samenwerken.
