Zo houd je een nuttig functioneringsgesprek

Wat is een functioneringsgesprek?

Het functioneringsgesprek is een dialoog tussen een leidinggevende en een medewerker over het functioneren van beiden. Oftewel: hoe vinden beide kanten dat ze met elkaar samenwerken en wat kan er de komende tijd verbeterd worden?

Ook wordt vaak de samenwerking binnen de rest van het team besproken. Het gesprek vindt meestal plaats achter gesloten deuren, zodat het tweetal vrijuit kan praten over elkaar en de collega’s. Het is de bedoeling dat zo’n dialoog de zaken op een rij zet, waaronder wat knelpunten, maar vooral ook leidt tot een optimalisering van het arbeidsproces.

Verwarrend

Sommigen waarschuwen dat we het functioneringsgesprek niet moeten verwarren met het beoordelingsgesprek. Het verschil is volgens kenners dat je in een beoordelingsgesprek het functioneren van een medewerker over de afgelopen periode doorneemt (en daarbij eventueel ook een loonsverhoging aankondigt), terwijl je in een functioneringsgesprek juist bespreekt wat je de komende tijd van deze persoon verwacht. Je kunt die elementen natuurlijk altijd combineren in een en dezelfde sessie, maar maak de twee helften dan wel vooraf duidelijk.

Locatie, locatie, locatie

Vaak vindt een functioneringsgesprek plaats op het kantoor van ‘de baas’, een plek die veel medewerkers associëren met autoriteit. Voor een open en eerlijke conversatie is het beter om even een heel andere locatie te zoeken. Weg van de computers, het koffieapparaat, nieuwsgierige blikken van collega’s en alle andere dagelijkse beslommeringen; zo kom je samen vaak tot heel andere, vrijere inzichten. Een mooie boswandeling of een café zorgen gelijk voor een heel andere mindset.

Wanneer?

Het inplannen doe je niet lukraak. Als het aan human resources-specialist HRM101 ligt, dan ga je bij voorkeur in de zomer met elkaar om tafel (op de website van HRM101 lees je hier meer over). Het bureau pleit ervoor om structureel een gesprekscyclus te hanteren, waarbij aan het begin van het jaar doelen worden gesteld. Het functioneringsgesprek vindt daarna minimaal één keer per jaar plaats en wordt bij voorkeur net vóór of net na de zomer gevoerd. Volgens HRM101 is dat het ideale tijdstip om – indien nodig - samen tijdig bij te sturen. Een eventueel vervelend gesprek vlak voor de feestdagen wordt zo bovendien mooi vermeden.

Valkuilen

Wie teveel de gebaande paden en regeltjes van het beoordelingsgesprek volgt, strandt in een doodlopende steeg. Volgens Pieter van der Haak, oprichter van P&A Talentontwikkeling, zijn de gesprekken vaak ‘een rituele dans’ van het invullen van formulieren, waarbij leidinggevende en medewerkers om de hete brei heen manoeuvreren.’

Hij waarschuwt dat er te veel aandacht is voor functieprofielen en taakomschrijvingen, waardoor te weinig naar de daadwerkelijke persoon en diens talenten wordt gekeken. Twee personen met dezelfde functie kunnen immers heel andere sterke en zwakke punten hebben. Zo komt er nooit een echte dialoog op gang en wordt de samenwerking ook niet verbeterd.

Complimentje

Je zou het kunnen vergeten bij het doornemen van alle praktische aspecten van iemands taken en verantwoordelijkheden, maar het is heel belangrijk om tijdens het gesprek ook iets positiefs tegen je werknemer te zeggen. Onderzoek van de Universiteit Maastricht laat zien dat complimenten voor een verhoogde productiviteit zorgen. Iemand een pluim geven is dus niet alleen een aardig gebaar, maar zakelijk gezien ook slim.

Tips

• Gebruik een gesprek niet alleen om te evalueren, maar ook om te leren
• Denk niet teveel in functieprofielen, maar luister vooral naar de mens tegenover je
• Een goed gesprek is een dialoog, geen interview
• Gebruik een gesprek ook om te motiveren: wat kan beter en hoe gaan we dat samen aanpakken?
• Vergeet niet om een complimentje uit te delen
• Leer van professionals (bijvoorbeeld op YouTube) hoe je met medewerkers communiceert

Afschaffen?

Het functioneringsgesprek staat wel ter discussie. In blogs op LinkedIn vallen met name human resources-experts het de laatste tijd vaak aan. Veel grote bedrijven hebben het zelfs afgeschaft. De gesprekken zouden de productiviteit in veel gevallen niet ten goede komen. In een artikel op de website xperthractueel.nl legt HR-expert Basti Baroncini uit waarom het beoordelingsgesprek oude stijl niet werkt. Hij verwijst naar onderzoek van Amerikaanse neurowetenschappers die zeggen dat zo’n gesprek indruist tegen de manier waarop onze hersenen werken.

Loopbaancoach Jacqueline Scherpenzeel noemt verplichte functioneringsgesprekken binnen een organisatie vaak tijdverspilling. Ze zegt: ‘Een goede leidinggevende is zich zeer bewust van het feit dat hij het beste uit zijn medewerker moet halen om zijn doelstellingen te kunnen bereiken. Maar een evaluatie volgens het keurslijf van het functioneringsgesprek voegt daar nauwelijks iets aan toe.’ Dat betekent uiteraard niet dat ondernemers hun werknemers niet langer moeten uitnodigen voor een goed onderhoud. Je kunt het alleen wel anders invullen dan voorheen, zoals we hieronder leren.

Talent- en andere gesprekken

Het functioneren van het functioneringsgesprek wordt de afgelopen jaren dus kritisch onder de loep gelegd. Gevolg is dat het vaak een andere invulling en zelfs een andere benaming krijgt: bij de ene organisatie spreken ze tegenwoordig over een groeigesprek, bij de ander over ontwikkelgesprek, evolutiegesprek of ook wel talentgesprek. Met name dat laatste begrip is bezig aan een opmars.

Het zou tot betere inzichten en prestaties leiden dan de traditionele functioneringsgesprekken. Van der Haak bestempelt die als ‘energy-drains’; ze vreten energie weg bij leidinggevenden die toch al een overvolle agenda hebben. Door talentgesprekken raken zowel werkgever als werknemer daarentegen juist geïnspireerd.

Op de website werkenergieanalyse.nl betoogt Scherpenzeel dat mensen die vanuit hun sterktes aan de slag kunnen, meer motivatie en betrokkenheid bij hun werk tonen. ‘Ieder mens heeft een unieke combinatie van talenten en als hij in staat wordt gesteld om die in te zetten bij zijn dagelijkse werkzaamheden, zal hij deze met meer plezier verrichten. De kans op verveling of zelfs een burn-out is dan duidelijk minder.’

Zelfsturend

Het Eerste Huis gaat op hun website nog iets verder dan alleen het zoeken naar nieuwe gespreksvormen. Het consultancy doet aan zelfsturende functioneringsgesprekken, zoals je in deze hand-out kunt lezen. Teamleden geven elkaar hierin geen feedback, maar ‘feedforward’.

Daarbij komen weliswaar dezelfde onderwerpen langs als in een klassiek functioneringsgesprek, maar mensen delen zelf openlijk hun functioneren binnen een groep van maximaal 6 personen. Dit proces vraagt een sterk reflectief vermogen van alle betrokkenen. Bij Het Eerste Huis geloven ze dat je zo gelijkwaardige gesprekken creëert in plaats van ongelijkwaardige, dat angst wordt vervangen door nieuwsgierigheid, en verhullen door openheid.

Kritiek

Niet ieder functioneringsgesprek verloopt prettig. Soms moet je als werkgever een medewerker confronteren met zaken die hij/zij niet goed doet. Het Ondernemers Netwerk Eemland (ONE) geeft hier enkele aanwijzingen voor ondernemers die zo’n vervelende boodschap moeten brengen. In het kort:

• Wees eerlijk en lever geen onterechte kritiek.
• Wees op tijd met kritiek, dan kun je disfunctioneren of ongewenst gedrag vaak nog relatief gemakkelijk bijsturen.
• Loop niet te hard van stapel met ontslag of terugzetten in functie; geef de medewerker de kans om de situatie zelf te wijzigen (al was het alleen maar vanwege de juridische consequenties).
• Leg alles wat je bespreekt vast op papier en laat de medewerker tekenen voor akkoord.
• Verzamel bewijs voor het geval je de medewerker toch niet terug op de rails krijgt en daarom een bonus niet toekent of tot ontslag overgaat.

Hoe functioneer ik zelf beter?

Je bent als ondernemer niet noodzakelijk getraind in een optimale communicatie met je werknemers. Voor de meesten is het een kwestie van gaandeweg ervaring opdoen. Aangeboren mensenkennis komt altijd van pas, maar daarmee is helaas niet iedereen gezegend. Gelukkig zijn er professionals die je kunnen helpen met het voeren van functionerings- en andere gesprekken.

Online vind je al veel gratis tips, maar voor een kleine €70 kun je er ook voor kiezen om een rapport met praktische modellen en procedures te downloaden. Of je kiest voor een bureau dat leidinggevenden traint in het blootleggen van de talenten van medewerkers tijdens een gesprek. Van sommige profs leer je tijdens een gesprek ook op lichaamstaal te letten; daarmee zegt iemand vaak meer dan verbaal.

Wat levert zo’n gesprek op?

Het functioneringsgesprek oude stijl heeft volgens sommigen dan wel zijn langste tijd gehad, maar het gaat gewoon verder in nieuwe jasjes. Het is immers essentieel om minimaal één keer per jaar rustig de balans op te maken met een medewerker en elkaars visie te delen.

Neem zulke gesprekken uiterst serieus want het is bepaald geen bijzaak. Alleen door open en helder met elkaar te communiceren kun je de samenwerking verbeteren. In een eerlijk dialoog kweek je een beter begrip voor elkaars wensen en eisen. Idealiter inspireert zo’n gesprek je medewerkers tot een groter eigenaarschapsgevoel zodat zij zich met hernieuwde inzet op hun taken storten. En bovenal: door je werknemers beter te begrijpen, haal je het optimale uit de talenten binnen je organisatie. En daar ga je als bedrijf per definitie beter van functioneren.