Aangeboden door Ministerie van SZW

Branded Content Personeel

Hoe werkt het opstellen van een RI&E precies? Waar moet je op letten?

Met een Risico Inventarisatie & Evaluatie (RI&E) leg je de basis voor een gezonde en veilige werkomgeving. Hiermee voorkom je niet alleen ziekteverzuim, als ondernemer ben je ook verplicht een RI&E te hebben. Maar hoe werkt het opstellen van zo’n RI&E precies? Waar moet je op letten? ,,Veel ondernemers realiseren zich niet dat ze ook echt met het plan van aanpak aan de slag moeten."

Van onze redactie 19 april 2021

Als ondernemer wil je natuurlijk dat je medewerkers zo veilig mogelijk hun werk kunnen doen. Maar voordat je eventuele arbeidsrisicos aan kunt pakken, moet je wél weten waar die risicos precies liggen. De eerste stap naar een gezonde en veilige werkomgeving is daarom het opstellen van een RI&E. Hiermee breng je alle arbeidsrisicos bij jou op de werkvloer in kaart. Dat kunnen risico’s op ongelukken zijn, zoals een val of botsing, maar ook psychosociale arbeidsbelasting. Denk bijvoorbeeld aan stress door hoge werkdruk.

Wil je weten wat de verplichte RI&E jou en je medewerkers oplevert? Op routenaar.rie.nl vind je alles wat je moet weten om aan de slag te gaan met een risico-inventarisatie en -evaluatie.

Hoe ga je aan de slag?

Waar begin je als aan de slag wilt met een RI&E? Daarvoor zijn er verschillende routes. Om ondernemers op weg te helpen is het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid in samenwerking met werkgevers- en werknemersorganisaties de website routenaar.rie.nl gestart. Hier worden de verschillende mogelijkheden om een RI&E op te stellen overzichtelijk op een rij gezet. Zo kun je kiezen welke route het beste past bij jou en je bedrijf. Je kan zelf aan de slag of gebruik maken van een branche-instrument: een hulpmiddel voor ondernemers, afgestemd op specifieke risico’s binnen die branche. Zo weet jij als ondernemer zeker dat je geen belangrijke risico’s over het hoofd ziet en hoef je je niet bezig te houden met vragen over onderwerpen die voor jou niet relevant zijn. Dit maakt het opstellen van een RI&E nét even makkelijker.

Maar ook als je geen lid bent van een branche of wanneer er voor jouw branche geen eigen branche-instrument is gemaakt, biedt routenaar.rie.nl je instrumenten waarmee je direct aan de slag kunt. Mocht je meer ondersteuning nodig hebben, dan kun je ook de hulp van een arbodeskundige inschakelen.

"Het idee alleen al dat de veiligheid binnen mijn bedrijf op orde is, geeft rust"

Ondernemer John van der Pouw

RI&E via hulpinstrument

John van der Pouw Kraan stelde zijn RI&E op met het hulpinstrument van routenaar.rie.nl. Hij is eigenaar van de Ping Pong Club, een horecagelegenheid in Utrecht. ,,Tot een jaar geleden wist ik niet eens dat ik verplicht was een RI&E te hebben, laat staan dat ik wist hoe ik er een moest opstellen",vertelt hij. ,,Maar via de website ging dat eigenlijk heel gemakkelijk. Aan de hand van allerlei vragen werd ik op een heel overzichtelijke manier door het proces heen geloodst."

Uiteindelijk kwamen er geen verrassende dingen naar voren. ,,De risico’s die in de RI&E stonden, hadden we zelf al in kaart gebracht en verholpen."Toch is de ondernemer blij dat hij zijn RI&E heeft. ,,Het idee alleen al dat de veiligheid binnen mijn bedrijf op orde is, geeft rust."

Bij Van Ham Chocolaterie in Esbeek, waar ze ruim twintig medewerkers in dienst hebben, maakten ze gebruik van een branche-instrument. ,,Voor de Bakkerij- en Zoetwarenindustrie is er online een uitgebreid RI&E-model beschikbaar. Vandaar dat we daarvoor hebben gekozen",zegt Ellen Schalken, medewerker Personeel en Organisatie. De RI&E die de chocolaterie in huis had, was dringend aan een update toe. ,,Er was in de tussentijd een aantal dingen veranderd in de organisatie en die waren daar nog niet in meegenomen. Daarnaast waren er door het coronavirus ook een hoop extra risico’s bij gekomen. Bijvoorbeeld dat werknemers aan de inpaktafel geen anderhalve meter afstand konden houden."

RI&E up-to-date houden

Een RI&E zorgt voor gezonde en veiligere arbeidsomstandigheden. Maar dan moet deze wel actueel zijn. Veranderingen in het werkproces of van buitenaf kunnen ervoor zorgen dat risico’s veranderen of dat er nieuwe risico’s opduiken. Op die momenten pas je ook je RI&E aan. Zo groeit deze mee met je onderneming.

Het coronavirus is een voorbeeld van een ontwikkeling die zorgt voor nieuwe risico’s. Niet alleen door besmetting en ziekte, maar ook door het naleven van de maatregelen. De afgelopen maanden zijn veel ondernemers zich meer bewust geworden van dit soort mogelijke risico’s en brengen ze deze in kaart. Maar arbeidsrisico’s die niet aan corona zijn gerelateerd, verdienen het net zo goed om grondig aangepakt te worden. Een RI&E is een goede eerste stap in die richting.

Door RI&E komen onzichtbare risico’s aan het licht

Aan de hand van de RI&E kwam er ook een aantal dingen aan het licht die Schalken zelf nooit bedacht had. ,,Een van de vragen van de branche-RI&E was of wij een speciale procedure hebben voor het geval medewerkers een klacht willen indienen. Het doel hiervan is dat medewerkers op een veilige en vertrouwde manier hun verhaal kunnen doen. Ik wist helemaal niet dat dit verplicht is." Ook heeft het bedrijf na het doen van de RI&E voor alle medewerkers speciale veiligheidsschoenen laten aanschaffen. ,,De vloer waarop onze mensen werken, is vaak glad door de chocola. De nieuwe veiligheidsschoenen hebben meer grip, waardoor je minder snel uitglijdt."

Betrek je personeel

Om de RI&E zo goed en compleet mogelijk op te stellen, ging Schalken te rade bij verschillende mensen in de organisatie. ,,Er waren een heleboel vragen waar ik het antwoord niet op wist", zegt ze. ,,Bijvoorbeeld over de machineveiligheid. Hiervoor moest ik bij de kwaliteitsmanager en teamleider zijn. Ook moest ik een vraag beantwoorden over afwisseling tussen de werkzaamheden. Dat heb ik toen aan de operationeel manager gevraagd."

Volgens risico-expert Hay Janssen van AAJ-advies is het cruciaal om ook je personeel actief bij het opstellen van de RI&E te betrekken. Wanneer hij een risico-inventarisatie uitvoert, interviewt hij dan ook de medewerkers. Zeker als het gaat om psychosociale risico’s is dat van belang. Denk aan stress, maar ook aan seksuele intimidatie. Deze risico’s zijn volgens hem anders moeilijk te achterhalen. ,,Dit komt omdat er in veel bedrijven geen cultuur heerst waarin je hier openlijk over kunt praten."

Daar komt bij dat je als ondernemer vaak blinde vlekken hebt voor dingen die zich afspelen op de eigen werkvloer. Bedrijven die hun RI&E zelf doen, raadt hij daarom aan om bepaalde stukken door iemand van een andere afdeling te laten invullen. ,,Die heeft die blinde vlekken een stuk minder."

Gedrag behoort ook tot de risico’s

Bij MTC Tankcleaning huurden ze een safety-consultant van een consultancybureau in. ,,Samen met hem hebben we onze RI&E in een aantal dagen opgesteld",zegt Rick Verzijden, verantwoordelijk voor de kwaliteit en veiligheid. Eén van de risico’s die de tweeëntwintig medewerkers van MTC Tankcleaning op de werkvloer lopen, is blootstelling aan giftige stoffen. Verzijden: ,,We zijn eigenlijk een soort wasstraat voor tankcontainers. Wanneer die bij ons komen, zitten daar vaak nog kleine restanten gevaarlijke stoffen in." Om te voorkomen dat medewerkers die stoffen inademen, zijn ze verplicht adembescherming te dragen. Alleen gebeurt dat in de praktijk lang niet altijd, zo bleek uit de risico-inventarisatie. In een RI&E moet je namelijk niet alleen de fysieke gevaren, maar ook het gedrag van je eigen werknemers meenemen. Verzijden: ,,Je kunt wel bepaalde maatregelen nemen, maar als je personeel zich daar niet aan houdt, heb je daar niets aan. Wij geven daarom nu voorlichting over het belang van bepaalde veiligheidsmaatregelen."

Lees ook: 'We gaan heel bewust om met de gezondheid van medewerkers'

Zorg dat je RI&E actueel is

Ook is het belangrijk dat je RI&E actueel is. ,,Op het moment dat zich veranderingen binnen je bedrijf voordoen, moet je je RI&E aanpassen", vertelt safety-consultant Mark de Vos van Octant Veiligheids- & Risicomanagment B.V. ,,Bijvoorbeeld als je naar een ander pand verhuist, je bedrijf exponentieel groeit, maar ook als je een nieuw soort activiteit gaat uitvoeren. Denk aan een restaurant dat daarnaast ook een slagerij opent." Ook het coronavirus is een voorbeeld van zo’n ingrijpende verandering op de werkvloer. Hierdoor bestaat immers het gevaar dat werknemers elkaar besmetten.

"Uiteindelijk is het doel om risico’s te verhelpen. Ze in kaart brengen, is alleen de eerste stap"

Risico-expert Hay Janssen

Zorg dat je voldoet aan je plan van aanpak

De risico-Inventarisatie is de eerste stap van een RI&E, daarna volgt het plan van aanpak. De Vos: ,,Hier staat een to-do-lijst op met verbeterpunten en bijbehorende data waarop bepaalde risico’s moeten zijn verholpen." Maar volgens zowel De Vos als Janssen vergeten veel ondernemers dat ze hier ook écht mee aan de slag moeten. En dat terwijl een RI&E alleen geldig is als er ook aan het plan van aanpak is voldaan. Janssen: ,,Uiteindelijk is het doel om risico’s te verhelpen. Ze in kaart brengen, is alleen de eerste stap." Op het moment dat je je plan van aanpak uitvoert, is het van belang dat je je personeel hierbij betrekt. ,,Medewerkers moeten kennis hebben van de risico’s en de genomen maatregelen, zodat ze zich hieraan kunnen houden", legt De Vos uit.

In het geval van MTC Tankcleaning zijn ze hiermee in ieder geval al goed op weg. ,,Sinds we met het plan van aanpak aan de slag zijn gegaan, merk ik dat mijn medewerkers veel meer betrokkenheid tonen", zegt Verzijden. ,,Soms komen ze met suggesties voor een eventuele verbetering. Ze denken écht na over hun eigen veiligheid en die van hun collega’s."

Wil je weten wat de verplichte RI&E jou en je medewerkers oplevert? Op routenaar.rie.nl vind je alles wat je moet weten om aan de slag te gaan met een risico-inventarisatie en -evaluatie.