Vertrouwen in plaats van controle: Jan van Setten over succesvol leiddinggeven aan thuiswerkers

Je slaapt niet in de keuken en je eet niet op de slaapkamer. Toch was het bij veel bedrijven jarenlang gewoonte dat personeel vanaf de zaak werkte. Terwijl kantoor niet altijd de beste plek is om specifieke taken uit te voeren. ‘Deep work’, zoals het uitwerken van verslagen, gaat bijvoorbeeld effectiever op een plek waar je je kunt concentreren, afgezonderd van collega’s.

Maar het werken op kantoor voelde al die tijd niet als slapen in de keuken, aldus Jan van Setten. ,,We wisten simpelweg niet beter.” De pandemie heeft ons bewustzijn aangezet: ,,We zijn geforceerd om onze manier van werken kritisch tegen het licht te houden. Dat biedt openingen.”

Spreker op gebied van ondernemerschap, leiderschap en organisatieverandering

Jan van Setten is auteur en veelgevraagd spreker op het gebied van ondernemerschap, leiderschap en organisatieverandering. Via zijn lezingen en workshops heeft hij inmiddels duizenden bedrijven bereikt. Zijn boek ‘Hoe krijg ik ze zover’ werd genomineerd voor Managementboek Van Het Jaar. Van Setten laat ondernemers met humor en energie ‘omdenken’. Een van zijn motto’s: als je anders kijkt naar dezelfde dingen, veranderen ze. Meer tips om commitment onder je personeel te creëren voor succesvol hybride werken? Download de whitepaper met 6 tips.

We doen al aan ‘activity based’ wonen, met een speciaal vertrek voor elke bezigheid. We gaan volgens Van Setten ook toe naar ‘activity based werken’: werken op de plek die voor het uitvoeren van een taak het meest geschikt is. ,,Voor het uitwerken van een verslag kan dat zijn het thuiskantoor, als je daar rustig kunt werken. Creatieve sessies doe je bijvoorbeeld in speciale ruimtes op de zaak. Of als je taken doet die niet plaatsgebonden zijn en je wilt jezelf persoonlijk ontwikkelen, dan pak je voor drie maanden je biezen om te gaan werken vanuit Valencia, zoals mijn dochter die bij mij in dienst is.''

IT-manager met technische gereedschappen voor personeel en klant rechterhand van ondernemer

Volgens Van Setten is de trend naar een mix van thuis werken en op de zaak onomkeerbaar. Hybride werken sluit namelijk aan bij de behoeftepatronen van de mens. ,,Behoeftes zoals invloed, resultaatgerichtheid, en autonomie kunnen beter tot hun recht komen in een mix van thuis en op de zaak. Medewerkers hebben het gevoel dat ze productiever zijn en meer invloed hebben op hoe ze hun werk uitvoeren.” Aan de andere kant is er ook behoefte aan saamhorigheid en structuur. Je moet dus goed onderzoeken waar de voorkeuren en drijfveren van je medewerkers liggen en daarop ‘standaard maatwerk’ leveren, aldus de organisatieadviseur. ,,Als er regelmatig behoefte is aan saamhorigheid, een moment waarop iedereen samenkomt op de zaak, ga je dat inrichten. Als er behoefte is aan concentratie en rust, ga je dat inrichten.”

De IT-manager krijgt volgens de spreker een belangrijkere rol, onder andere als ‘mogelijk maker’ van hybride werken. ,,De IT-manager knoopt niet alleen meer systemen aan elkaar. Hij maakt het voor klanten ook makkelijker om bij je te bestellen en maakte het voor medewerkers mogelijk om waar dan ook ter wereld samen te werken.” De IT-manager wordt volgens Van Setten met zijn technische gereedschappen voor personeel en de klant een rechterhand van de ondernemer.

Tweestrijd tussen vertrouwen en controle is een bekend dilemma

Maar als hybride werken de toekomst is, hoe leid je dat dan in goede banen? Hoe houd je de controle over je personeel? Hoe voorkom je dat je thuiswerkende personeel er de kantjes van afloopt door heimelijk Netflixen of timmeren aan het tuinhuis?

De tweestrijd tussen vertrouwen en controle is een bekend dilemma, aldus de spreker en auteur. ,,Ik zie mijn personeel niet, dus hoe weet ik dat ze hun werk goed doen?” Volgens Van Setten draait het om het loslaten van input en ‘prettig geforceerd’ managen op output. ,,Ga niet hameren op aanwezigheid op de zaak, maar maak duidelijke afspraken over de resultaten die je verwacht.”

In ruil voor die duidelijke afspraken over output, geef je medewerkers vertrouwen rondom de input. ,,’s Middags de kinderen van school halen en ’s avonds nog even de laptop openklappen, waarom niet? Geef je personeel de vrijheid en verantwoordelijkheid om zelf in te vullen hoe ze resultaten bereiken. Leidinggeven zonder bevelen dus.”

Commitment is één van de grote uitdagingen voor ondernemers

Om ervoor te zorgen dat je de controle houdt tijdens een opdracht, kun je ‘zekeringen’ inbouwen die eruit springen als jouw interventie nodig is. ,,Ik maak bijvoorbeeld vaak de afspraak: trek aan de bel als iets voor jouw gevoel 10 procent gaat afwijken van wat we besproken hadden.”

Maar misschien nog wel belangrijker: zorg voor commitment onder je personeel. ,,Zorg dat het navigatiesysteem van je personeel is ingeschakeld met als bestemming: het boeken van resultaat. Als je medewerker dan obstakels tegenkomt, gaat hij automatisch opnieuw berekenen en vindt hij een andere route richting resultaat. We moeten naar Leeuwarden, maar lopen vast bij Harderwijk. Dan pakken we een andere weg naar ons doel.”

Maar zorgen voor commitment is makkelijker gezegd dat gedaan. Sterker: het is één van de grote uitdagingen voor ondernemers. Hoe zorg je dat je thuiswerkende medewerkers hun taken vervullen vanuit intrinsieke motivatie? Het begint bij het vaststellen van de kernwaarden en missie van je bedrijf. In de whitepaper aan de hand van de bestseller ‘Hoe krijg ik ze zover’ van Jan van Setten, maken we een deep dive in het bewerkstelligen van commitment op jouw werkvloer. Verpakt in 6 waardevolle tips. Download hier de 6 tips van Jan van Setten voor succesvol ledinggeven aan thuiswerkers.

Parallel presidentschap Harry Truman en jouw medewerkers

Denk je dat bepaalde personeelsleden niet om kunnen gaan met een hogere mate van autonomie? Think again, aldus Van Setten. Hij wijst op het Harry Truman-effect, naar de vicepresident van de Verenigde Staten die het presidentschap na het overlijden van Franklin Roosevelt in 1945 overnam. ,,Truman werd bij zijn verkiezing als vicepresident niet gezien als een man die het presidentschap aan zou kunnen. Maar toen hij tegen wil en dank in die rol werd geplaatst, bleek hij talenten te hebben die niemand hem eerder toedichtte. Hij werd zelfs herkozen.” Van Setten trekt de parallel met medewerkers: ,,Als je je medewerkers vertrouwen geeft, zul je zien dat ze ineens dingen kunnen die je van te voren niet voor mogelijk hield.”