Academy Actueel
Boekentips: Zo mail je effectiever met klanten
Schrijf jij ook van die formele teksten als je klanten mailt? Zonde. Eigentijdse en persoonlijke teksten schrijven levert veel meer op, zo schrijft Marcel Lemmens in deze gastblog. Hij is taalprofessional en auteur van het boek Als je begrijpt wat ik bedoel (hier te koop in de eigen boekenshop van De Ondernemer). Vier tips van Lemmens voor effectievere mails.
Afbeelding ter illustratie. Bron: Shutterstock
In de serie 'Goed bezig' delen de auteurs van Uitgeverij Haystack tips en ervaringen. Deze week Marcel Lemmens die als taalliefhebber en taalprofessional mensen en bedrijven helpt bij het schrijven van aantrekkelijke teksten. Hij is de auteur van Als je begrijpt wat ik bedoel.
'Conform afspraak doe ik u bijgaand een aantal formulieren toekomen tw:…'
Dit was de openingszin van een e-mailbericht van mijn tussenpersoon. De mail kwam van een van zijn medewerkers en ging over een nieuwe zakelijke verzekering waarover ik een paar dagen ervoor met hem had gesproken. Ik ben al ruim twintig jaar klant bij die tussenpersoon, we kennen elkaar goed en we spreken elkaar altijd met 'je' aan. Mijn vraag aan jou: wat vind je van die eerste zin en wat valt je eraan op?
Heb je je mening klaar? Mooi, ik ook: het is een waardeloze zin. Waarom? Omdat ik me als trouwe klant beledigd voel. Het is bombastische taal met onnodig ingewikkelde woorden: “conform afspraak”, “bijgaand”, “toekomen”. Alsof je een notaris hoort praten. En dan ook nog die malle, volledig overbodige afkorting: 'tw'. Zo schrijf je toch geen mails aan klanten. Doe normaal.
Lees ook: Wanneer je (niet) in de zakelijke e-mailbox van je medewerkers mag kijken
Alleen al van die ene zin krijg je de kriebels. Dat soort taalgebruik weerhoudt je ervan de hele mail te lezen. Mij in ieder geval wel. En het zal je niet verrassen dat het taalgebruik in de rest van de mail niet veel beter was. Dat kan en moet beter. Daarom deze tips.
Vier tips zakelijke communicatie
Gebruik woorden die mensen begrijpen.
Vermijd in je mails formele woorden als “conform” en “toekomen”. Ze schrikken af. Het lijkt alsof je uit de hoogte schrijft: 'Kijk mij eens!' Schrijf op ooghoogte met je klant en doe niet zo moeilijk.
Kies de juiste toon
De openingszin hierboven is kil en gekunsteld. Is dat de boodschap die je wilt overbrengen? Nee, toch. Je wilt vriendelijk en persoonlijk overkomen. Zeker als het om een trouwe klant gaat.
Schrijf zoals je spreekt
Geef je klant het gevoel alsof je tegen hem of haar praat. Schrijf geen mails die lijken op aftreksels van notariële akten, maar schrijf wat je ook in een gesprek met je klant zou zeggen.
Houd altijd rekening met je lezer
Schrijven doe je niet voor jezelf, maar voor je lezer. Die moet jouw teksten met plezier lezen. Klinkt misschien overdreven, maar het is echt zo. Elke tekst die je schrijft, moet daarom lekker bekken. Die moet uitstralen dat jij het fijn vindt dat de klant jóúw klant is.
Kortom, overtuig klanten met heldere taal. Schrijf niet bombastisch, maar persoonlijk en vriendelijk. De mail van mijn tussenpersoon had bijvoorbeeld zo kunnen beginnen:
'Zoals Klaas met jou heeft afgesproken, stuur ik je drie documenten.'
Direct, eenvoudig, persoonlijk en concreet. Ben je het me mee eens? Zou je zelf ook zoiets hebben geschreven? Dan ben je goed bezig.
Volgens taalprofessional Marcel Lemmens krijg je meer klanten als je aantrekkelijk schrijft via mail en sociale media. Hoe je dat doet, lees je in zijn boek Als je begrijpt wat ik bedoel.
