Wie slim gebruik maakt van data, kan voorspelbaar opschalen

Van Ikea, Nike en Rituals tot Hudson’s Bay, Spar en Domino’s: verschillende toporganisaties gebruiken Speakap om optimaal te communiceren met alle medewerkers. Met Speakap heb je als bedrijf de beschikking over een eigen online sociaal netwerk, veilig en op maat gemaakt. Het is dé manier om alle werknemers – ook parttimers en tijdelijke medewerkers – te bereiken. Via smartphone of laptop, waar de medewerker zich op dat moment ook maar bevindt. Het is dan ook zeer geschikt voor bedrijven met zogenaamde non-deskmedewerkers die in de regel niet beschikken over een zakelijk e-mailadres. Denk bijvoorbeeld aan winkel- en fabriekspersoneel of medewerkers van logistieke bedrijven.

Via de laagdrempelige app deel je als bedrijf alle relevante informatie, kennis en documenten. Of het nu gaat om de introductie van een nieuw product, een aanpassing van het werkrooster, de aankondiging van een personeelsbijeenkomst of een op handen zijnde reorganisatie. Gijsen: ,,Speakap synchroniseert met de achterkant van het bedrijf, zoals HR-systemen en financiële systemen. In dat soort systemen staan alle relevante data van de medewerkers. Iedere medewerker heeft ook een andere tijdlijn. Neem een grote supermarktketen: iemand op de vleesafdeling in Hilversum heeft een andere tijdlijn dan een caissière in Doetinchem.’’

Intuïtieve app voor personeel

Een training is niet nodig, een handleiding overbodig: het werkt intuïtief en iedereen kan er direct mee aan de slag. Ruim 500.000 medewerkers van zo'n vijfhonderd bedrijven in meer dan honderd landen maken momenteel dagelijks gebruik van dit sociale netwerk voor bedrijven. Door die laagdrempeligheid worden medewerkers beter en sneller geïnformeerd. Het leidt tot meer betrokkenheid, een hogere productiviteit, minder verzuim, minder verloop onder het personeel en een hogere klant- en medewerkerstevredenheid. ,,Het is een slimme software-oplossing waarmee je orde kunt scheppen in de interne communicatiechaos binnen een bedrijf’’, aldus Gijsen, bij Speakap werkzaam als Chief Revenue Officer. In die functie praat hij met klanten, om uiteindelijk samen een app op maat te bouwen. Gijsen omschrijft zichzelf liever als Eindbaas Klanten. ,,Vraag HR-managers en directeuren maar eens naar hun grootste frustraties en de kans is groot dat gebrekkige interne communicatie daar een van is. Met Speakap bieden wij de oplossing: het is snel, efficiënt en leuk.’’

Speakap: hoe het allemaal begon

Erwin van der Vlist en Patrick van der Mijl stonden in 2009 als studenten aan de basis van Speakap. Tijdens hun studie werkten ze als teamleiders in de retailbranche. Ze stoorden zich aan de ineffectieve en inefficiënte manier van communiceren en bedachten Speakap. Stel, je bent teamleider in een supermarkt en je hoort dat de vrachtwagen met voorraad een uur vertraging heeft. De vulploeg, die op urenbasis werkt, kan dan ook een uur later beginnen. Wel zo kostenbesparend. Je kunt iedereen van de vulploeg bellen, maar dat is inefficiënt. Met slechts één berichtje op Speakap en iedereen is op de hoogte.

Voorspelbaar opschalen

Gijsen kwam in 2019 aan boord van Speakap. Zijn taak: het jonge bedrijf verder opschalen. Of beter: voorspelbaar opschalen. Gijsen: ,,Je wilt dus onzekere factoren zeker krijgen. Hoe? Door te meten, te meten en te meten. Data vastleggen is nodig als je bijvoorbeeld groeikapitaal wil ophalen of als je ineens twintig in plaats van twee mensen moet coachen. In dat soort gevallen komt data die je in het verleden hebt verzameld, goed van pas. Speakap legde te weinig data vast.’’

Gijsen heeft eerst een commercieel operatieteam samengesteld. Met de teamleden is vervolgens gekeken welke verschillende systemen Speakap op dat moment gebruikte. ,,Met onze CFO keken we bijvoorbeeld naar de omzet van 2020. Door allerlei mutaties was dat een kleine chaos geworden. De omzet groeide heel snel bij ons, terwijl de abonnementen van onze klanten ook waren veranderd. Helaas konden we die mutaties niet meer goed terugvinden in onze systemen. En toen kwam Salesforce in beeld. We zocht naar één systeem waar alle teams gebruik van kunnen maken, maar ook een systeem dat goed kan integreren met andere systemen. Er kwamen zelfs collega’s naar me toe die zeiden: je moet Salesforce gebruiken.’’

Toekomstproof

Het voordeel van data-analyse is dat je als bedrijf direct inzicht krijgt in belangrijke cijfers, zodat je uiteindelijk voorspelbaar kan opschalen. Volgens Gijsen denken veel mensen dat Salesforce vooral voor grote, corporate bedrijven geschikt is. ,,Dat is een mythe die ik graag wil wegnemen. Het is betaalbaar en zeer toekomstproof. We groeien nu ongelooflijk snel in Amerika op dit moment. De reis van Speakap gaat nog heel lang duren. Hoe die reis precies gaat verlopen, weten we niet. Maar we willen verder groeien. Met software van Salesforce willen wij nu al voorsorteren door zo veel mogelijk relevante data te verzamelen. Heel simpel: wie slim gebruik maakt van data, kan voorspelbaar opschalen. Zodat we met Speakap de wereld kunnen veroveren. En er valt nog genoeg te winnen, met 2,7 miljard non-desks medewerkers wereldwijd.’’

Alles weten over datagedreven ondernemerschap? Dit e-book helpt je verder.