Door 'duiken' en een 'shituur' word je volgens deze kenner productiever

Waar loopt het fout?

“Als je vraagt waar kenniswerkers het vandaag lastig mee hebben, is het gebrek aan focus vaak het eerste antwoord. Onze permanente bereikbaarheid, een overvolle mailbox en lange vergaderdagen ondermijnen onze productiviteit. Het is bijzonder moeilijk om op een moderne kantoorvloer aan intellectuele arbeid te doen, om geconcentreerd na te denken. Het verontrustende gevolg van onze verslaving aan digitale tools is dat we niet productief meer zijn”.

Hoe kunnen we daar dan iets aan doen?

“Je kan al een groot verschil maken door je dag op te delen in tijdsblokken. De belangrijkste blokken ga je gebruiken om doelgericht te ‘duiken’ en minder lang te surfen. Bij duiken ga je tijd besteden aan je belangrijkste werkactiviteiten die je volle aandacht vereisen, een offerte opstellen of in jouw geval dit artikel schrijven. Bij surfen ga je meer alledaagse taken afwerken die minder concentratie vergen zoals mailen of vergaderen met collega’s”.

Hoe kunnen we als werknemer onze productiviteit misschien nog meer verhogen?

“Het is heel nuttig om na te gaan wanneer je het best werkt. Dat is voor iedereen anders. Het kan dat je ‘s morgens aandachtiger bent dan ‘s middags of net omgekeerd. Wanneer is je brein het meest fit? Blokkeer dat uur consequent in je agenda en geef aan collega’s door dat dat jouw ‘gouden uurtje’ is, waarop je niet gestoord wil worden”.

Je moet ook een ‘shituur’ inbouwen, wat is een ‘shituur’?

“Die tip werd me aangereikt door een cursist. Hij gaf aan dat hij wekelijks een vast shituur heeft: een uur waarop hij al de taken die hij minder leuk vond, probeerde samen te bundelen. Let wel, als je hele ‘shitdagen’ moet inlassen, zit je misschien niet meer op de juiste stoel”.

Dat fameus onderzoek over ons ‘goudvissengeheugen’. Klopt dat?

“Ja, dat onderzoek werd in 2015 door Microsoft geleden afgenomen in Canada, maar je zou hier ook gelijkaardige resultaten krijgen. Daaruit bleek dat we ons nog gemiddeld 8 seconden op één onderwerp kunnen concentreren, één seconde minder dan een goudvis. De invloed van digitale media is hierin niet te onderschatten. We zijn zo verslaafd geworden aan onze smartphones en worden honderden keren per dag afgeleid door statusupdates, nieuwtjes en whatsapp-berichtjes”.

Hoe knippen we die virtuele leiband van onze smartphone door?

“Het gaat vaak over de context, je omgeving, je vrienden of het management die je opeisen, maar uiteindelijk ben je vooral baas over jezelf. Ik ben geen groot voorstander van zogeheten ‘digital detoxing’ waarbij je je smartphone volledig aan de kant laat, maar er bestaan tal van hulpmiddelen en ‘focus apps’ om je screentime te beperken, zelfs Apple en Google hebben daarvoor tools ontwikkeld. De vraag is, willen we dat wel? Veel mensen zijn totaal niet gemotiveerd om er iets aan te doen. Als we terug willen nadenken op kantoor of ons eigen leven terug willen, moeten we het gebruik van de smartphone intomen”.

Kun je als bedrijf best het gebruik van social media zoals Facebook verbieden?

“'Verbieden’ is zoals ‘moeten’: een lastig woord. Heel wat bedrijven verbieden Facebookgebruik, maar dat heeft niet veel zin in tijden van smartphone. Je moet er als individu mee leren omgaan. Mijn zoon op de middelbare school krijgt infosessies over het gebruik van Facebook. Doe dat ook als werkgever. Facebook kan, zeker voor marketing- en reclamedoeleinden zeer nuttig zijn, dus waarom gebruik je die tool dan niet?”.

Veel mensen staan op en gaan slapen met hun werkmails en toch lijkt er aan die bomvolle inbox geen einde te komen. Hoe komt dat?

“We emailen ons te pletter, maar dat kan veel efficiënter. Het eerste wat veel werknemers nu doen als ze op kantoor komen is hun laptop openklappen, mails beginnen lezen en ze gelijk beginnen beantwoorden, zelfs nog voor ze een kop koffie hebben gedronken. Dat beantwoorden van mails gaat vervolgens heel de dag door en ‘s avonds kijken ze voor het slapengaan ook nog even snel naar mails in hun pyama. Vroeger was dat niet het geval. Het nadeel is dat we zo niet aan onze echt belangrijke taken toekomen zoals een businessplan uittekenen, een budget opstellen of, in jouw geval, een artikel schrijven”.

Ken je het fenomeen dat je 10 minuten nadat je een mailtje hebt gekregen al telefoon krijgt om te vragen waarom je die mail niet beantwoordt?

“Wel, dat is helemaal je eigen fout. Stel, ik ben jouw manager. Ik wil snel iets vragen via mail en dus kies ik een medewerker van wie ik weet dat hij of zij altijd direct antwoordt. Of het nu dringend is of niet, ik stuur die mail gewoon naar jou, want ik weet dat jij altijd direct terugstuurt. Jij hebt me namelijk zo ‘opgevoed’, door altijd snel terug te mailen. Mijn tip: je kan beter kiezen voor drie vaste e-mailmomenten per dag. Voor jou als journalisten ligt dat misschien moeilijker, maar het gaat wel op voor 90 procent van de kenniswerkers”.

Moeten we minder mailen en gewoon meer bellen?

“Als het echt dringend is kun je beter bellen. Bellen is zeer nuttig, je kunt heel netjes op elkaar afstemmen in een gesprek. Je kunt alles beter structureren.

De virtuele leiband zit bij ons al strak, maar het kan nog strakker bewijzen de Chinezen?

“Ik ben in China drie weken met Belgische expats gaan praten. Dat was voor mij een echte alarmbel. Chinezen hebben geen mailadres meer, ze communiceren daar allemaal via WeChat, een soort Whatsapp-achtige app met meer dan een miljard gebruikers. Letterlijk iedereen gebruikt dat ding: je klanten, je leveranciers maar ook je ouders of de school van je kinderen. Zonder WeChat kan je ook geen zaken doen in China. Je kunt het gebruiken om een restaurantrekening te betalen of een doktersafspraak vast te leggen. Doordat er een constante stroom van berichtjes en notificaties komt via WeChat ben je ook 24 op 24 en 7 dagen op 7 bereikbaar via dat kanaal”.

Mij lijkt één app voor mail, chat, facebook, Whatsapp enzovoorts wel handig?

“Nee, als alles via WeChat gaat, ben je al snel verplicht ook in het weekend te antwoorden. In China is het heel normaal om op zondagavond een vraag te krijgen van je baas met de eis om die vraag binnen de drie uur te antwoorden. De onmisbare communicatietool is nu voor sommigen uitgegroeid tot een heuse nachtmerrie. De vraag is: wil je die communicatie van werk en privé wel mixen? In China is door het gebruik van WeChat de scheiding tussen werk en privé helemaal verdwenen. Het wordt zo ook heel moeilijk om het overzicht te behouden. Begrijp me niet verkeerd, ik ben voor technologie, maar ik houd een pleidooi om er verstandig mee om te gaan”.

Speelt de ruimte waarin we werken een rol in onze productiviteit?

“Heel zeker. Ik ben geen voorstander van de grote landschapskantoren, de zalen waar 100 of 200 mensen zitten die verondersteld worden zo meer samen te werken. Ja, het bedrijf bespaart geld want er zijn minder deuren nodig en meestal zijn er minder werkplekken dan er mensen werken. De bedrijven hopen ook dat er meer communicatie zal zijn tussen mensen. Maar de waarde van die communicatie is vaak zeer zwak. De werknemers zijn afgeleid door telefoontjes, rondlopende collega’s, mails, etcetera. We zien dat als mensen zich af en toe toch kunnen terugtrekken in een bubbel waar ze ongestoord kunnen werken, hun productiviteit enorm verhoogt. Ook thuiswerken, wat in 70 procent van de bedrijven al een aanvaarde praktijk is, kan je productiviteit flink verhogen. In bedrijven zonder muren op de werkvloer zou het gebruik van een hoofdtelefoon om je af te sluiten een recht moeten zijn”.

U bent ook geen grote fan van vergaderen?

“Een vergadering kan zeer nuttig zijn als er een concreet doel is van de vergadering. Veel te vaak zien we in bedrijven ellenlange vergaderingen waarop mensen fyiek aanwezig zijn, zonder dat ze weten waarom ze er zitten. Daar begint echter alles mee. Als ik niet weet waarom ik ergens zit, begin ik na vijf minuten te emailen of andere dingen te doen. Mensen moeten nadenken over het doel: waarom vijf mensen uitnodigen op een vergadering als je niet weet wat je doel is?

Je bent een verwoed reiziger, op welke manier heeft dat je kijk op Timemanagement beïnvloed?

“Onlangs ben ik met mijn gezin met twee kinderen enkele maanden naar Australië getrokken. Uit die trip heb ik veel geleerd want Australiërs kijken anders naar tijdsbesteding. Werk is bij hen belangrijk en leven ook, maar ze vloeien veel meer door elkaar heen. Als het lekker weer is en er staan mooie golven, klappen de Aussies hun laptop dicht en gaan ze om 3 uur 's middags naar het strand om te surfen en te bbq’en. Als het in het weekend regent, zullen ze de taken die ze eerder die week uitstelden wel doen. Ze hebben een heel moderne visie op hun work-life balance.