Hoe haal ik Duitse opdrachten binnen?

De culturele verschillen op de werkvloer tussen Nederland en Duitsland zijn groot: regels staan tegenover flexibiliteit, hiërarchie tegenover participatie, theoretische perfectie tegenover pragmatisch handelen. “De uitspraak ‘We zien wel waar het schip strandt’ kennen ze niet in Duitsland. Een Duits schip strandt nooit”, weet Janet Antonissen, trainster bij Interkulturelle-Trainer.com en docente van het seminar.

“Tijdens de seminars willen de cursisten vooral praktische tips waarmee ze de samenwerking kunnen verbeteren. Zo kunnen Nederlanders niet zonder goede voorbereiding bij Duitsers aankomen of het gesprek meteen te amicaal beginnen.” De spoedcursus gaat in op de Duitse omgangsvormen en laat aan de hand van praktijkvoorbeelden zien waar ondernemers op moeten letten om een goede zakenrelatie met Duitse zakenpartners tot stand te brengen.

“Dat komt wel goed” is een veelgehoorde uitspraak door Nederlanders in de zakelijke omgang met Duitsers. Is dit echter wel zo? Onze oosterburen mogen weliswaar qua taal en cultuur enigszins op ons lijken, de interculturele valkuilen zijn echter groter dan gedacht. Zakelijk gezien zijn Duitsers op een aantal vlakken heel anders dan Nederlanders. Dus zonder stropdas naar een afspraak en de Duitse partner direct op zijn Nederlands tutoyeren?

Of toch maar beter van niet? Janet Antonissen van Interkulturelle-trainer.com (ITC) vindt dit typische valkuilen en volgens haar gaan Nederlanders te vaak slecht voorbereid het gesprek in wanneer zij zaken willen doen met Duitsers. “Een serieus, verzorgd verschijningsbeeld, geeft iemands competentie weer en daaraan wordt in Duitsland veel waarde gehecht.”

Dus Nederlanders poets jullie schoenen! “Belangrijk voor Duitsers is om deskundigheid uit te stralen oftwel ‘Ich hab was drauf’”, zegt Janet Antonissen. “Niet alleen het tutoyeren dat in Nederland redelijk normaal is, is in Duitsland om die reden compleet ondenkbaar, maar ook aspecten zoals een academische titel of de auto waarmee je naar een afspraak komt is van een veel groter belang dan in Nederland.”

De Duitse voorkeur voor kennis blijkt ook uit de manier waarop bij onderhandelingen en presentaties wordt opgetreden. “Een fantastische presentatie waarin concepten worden voorgesteld, maar niet wordt ingegaan op de specificaties, slaat volkomen de plank mis”, aldus Janet Antonissen. “Voor Duitsers is van belang dat er wordt ingegaan op het zogenoemde ‘Fachwissen’ oftewel de deskundigheid die er voor nodig is om een project te kunnen volbrengen.” Ook op commercieel vlak is dit verschil duidelijk. Commercieel zijn in Duitsland heeft een andere betekenis dan in Nederland. De helikopterview en de ‘het lukt wel’-houding zal de Nederlandse verkoper, als hij in Duitsland voet aan de grond wil krijgen, moeten inwisselen voor een gedegen voorbereiding en het laten zien van vakkennis. Een goede voorbereiding is dus een absolute must.

Waar Duitsers hun privé- en zakelijke leven strikt afbakenen, proberen Nederlanders op een veel persoonlijker vlak contact te leggen met de zakelijke partner. Tijdens zakelijke besprekingen wordt het privéleven al helemaal niet besproken. “Let ook vooral op het verschil in overlegstructuur”, aldus Lars Gutheil, persvoorlichter van de Nederlands-Duitse Handelskamer (DNHK). “Bij vergaderingen in Duitsland wordt de beslissing vaak al vooraf gemaakt. Gebruikelijk is vooral dat de directeur het uiteindelijke besluit zelf neemt. Duitsers voelen zich daarom ook vaak niet serieus genomen wanneer Nederlandse onderhandelingspartners met besluitnemers aankomen die lager in de hiërarchie zitten. Verbaas u ook niet over het feit dat vergaderingen soms uitsluitend belegd worden, omdat de directeur een besluit bekend wil maken.”

Vaak is de directe onderhandelingspartner in Duitsland ook niet verantwoordelijk voor de uiteindelijke beslissing. Regelmatig moet een plan door verschillende afdelingen goedgekeurd worden en daarna nog door de directeur. Rekenen op een antwoord vandaag of morgen is er niet bij. “Samenwerking die gebaseerd is op basis van jarenlange betrekkingen, wordt erg belangrijk gevonden en deze worden dan ook niet zo snel aan de kant geschoven. Daar wordt echt in geïnvesteerd”, aldus Janet Antonissen.

Belangrijk daarbij zijn de zakelijke diners die doorgaans ’s avonds plaatsvinden en bovendien in een restaurant met een goede naam. De Duitser wil zo tonen dat hij niet alleen de deelname van zijn partner aan het diner waardeert, maar dat hij ook bereid is daarvoor een hoop geld uit te geven. Andersom moeten Nederlanders dus niet aankomen met een koffietafel met broodjes voor de lunch. “Kortom, flexibiliteit en pragmatisme tegenover structuur en regels, zo kan met de tegenstellingen tussen het Nederlandse en Duitse het best typeren,” aldus Janet Antonissen. De praktijk leert, dat door een beter begrip van interculturele verschillen veel misverstanden kunnen worden voorkomen. Hierdoor wordt het zakendoen met de grote buur aanzienlijk makkelijker.

1. Onderschatting van de hiërarchie in Duitse organisaties2. Gebruik van Du/Sie3. Gebrek aan inzicht in de overlegstructuren4. Gebrek aan goede en deskundige voorbereiding bij meetings5. Contract- is-contract-mentaliteit van Duitsers 6. Strikte punctualiteit in Duitsland7. Uiterlijk verschijningsbeeld8. Goede verzorging en investering in contacten9. Strikte scheiding tussen privé en werk10. Titulatuur

De spoedcursus is gericht op Nederlandse ondernemers die inzicht willen krijgen in de belangrijkste culturele verschillen tussen de Nederlandse en Duitse zakenwereld. Er kunnen maximaal 15 personen deelnemen. De kosten voor de spoedcursus bedragen 199 euro excl. BTW. Leden van de DNHK krijgen 20 procent korting.

Aanmeldingen: Duits-Nederlandse Handelskamer, Eveline van Hooren, Tel. 0031 (0)70 3114 156, e-mail: e.vanhooren@dnhk.org.