Hoe te overleven in de afsprakenjungle?

Voor veel middelbare scholieren is het uitzoeken van een nieuwe agenda een van de weinige leuke dingen van het weer naar school gaan. De hele zomer liggen de kleine boekjes al uitgestald bij Hema of Bruna, vrolijk gekleurd en hevig versierd, gesorteerd op geslacht, leeftijd en interesse. Een agenda is niet zomaar een weekoverzicht van taken, het is een onderdeel van je identiteit. Tina-agenda? Modemeisje. YouTube- of Playstationagenda? Nerd. Voor de voetballers is er een Voetbal Internationalagenda en voor de hockeyfans een I love hockey-agenda (wel alleen voor meisjes. Als jongen ga je natuurlijk niet lopen met een boekje met #hockeychick op de kaft).

Voor volwassenen is het uitzoeken van een nieuwe agenda een minder enerverende taak. Functie heeft de overhand gekregen boven kleur en animatie. Waar een middelbare scholier zo veel mogelijk ruimte wil voor schrijfsels van klasgenoten, wil een volwassene vooral overzicht en een zakelijke uitstraling. De effen boekjes van Moleskine zijn nog altijd populair, maar de moderne mens heeft zijn agenda geïntegreerd in telefoon en computer.

Voor beide valt iets te zeggen: op papier hoef je even niet te swipen of naar een scherm te staren. Bovendien is papier niet te hacken. Digitaal heeft weer andere voordelen: verschillende kleuren voor verschillende taken en meldingen. Je telefoon heb je waarschijnlijk altijd bij je.

AgendalimboTussen de overtuigde papier- en digitaalaanhangers bewegen zich de mensen die nog geen keuze hebben gemaakt. Ze houden van papier, maar wat moet je dan met die uitnodigingen voor vergaderingen in je mailbox? Het zijn de mensen die bij het maken van een afspraak in paniek in hun tas graaien, op zoek naar hun smaakvolle leren afsprakenboekje, en daarna verwoed in de weer gaan met hun telefoon om ook daar de vergadering in te plannen. Het gevolg van dit modderige agendabeleid: persoonlijke afspraken en werkafspraken lopen door elkaar, in het papieren geval staat vooral gekras.

Op zich maakt het niet uit of je digitaal gaat of aan papier vasthoudt, maar maak een keuze, stelt Angelique Bouwman, die mensen over agendagebruik adviseert met haar bedrijf Organizing Academie. "Mensen zetten privé- of sportafspraken bijvoorbeeld niet in hun werkagenda, waardoor ze vaak dingen dubbel boeken en veel moeten schuiven. Dat zorgt voor stress." Een digitale agenda heeft wat dat betreft voordelen. "Die kun je synchroniseren, je kunt onderscheid maken tussen verschillende activiteiten en je kunt je werkagenda 's avonds verbergen."

Afspraken met jezelfBouwman ziet vaak mensen met agendaleed, mensen die het niet meer lukt overzicht te bewaren in hun dagelijks activiteiten en zich uiteindelijk verloren tot de beroepsorganisator wenden. Maar volgens Bouwman is niet alleen het hebben van meerdere agenda's een probleem, ook hoe we de boel indelen kan een stressfactor zijn.

Een agenda is eigenlijk een to-dolijstje op chronologische volgorde. Zo hadden de Romeinen het woord al bedoeld: het woord agenda komt uit het Latijn, en betekent 'dat wat moet worden gedaan'. En daar gaat het volgens Bouwman mis: we plannen niet alleen in wat er gedaan moet worden, maar ook wat we graag zouden willen doen. "Er staan veel dingen in agenda's die je hoopt te gaan doen, maar dat zijn geen harde afspraken."

Bouwman noemt dat agendavervuiling, en adviseert haar cliënten alleen afspraken in de agenda te zetten die kunnen en moeten worden uitgevoerd. "Zet er alleen dingen in die datum- en tijdgebonden zijn, te veel optionele taken zorgen ervoor dat je afspraken niet na gaat komen." Door een onnodig volle agenda raak je steeds minder gemotiveerd om het een en ander ook echt te doen. "Je verliest het overzicht."

Stapje terugEen ander probleem dat Bouwman vaak tegenkomt, is te strak plannen. Volgens Bouwman overschatten we onszelf en ons werktempo, waardoor we uiteindelijk minder gedaan krijgen. Zo vergeten mensen reistijd in te calculeren en plannen vergaderingen direct na elkaar. Bouwmans advies: plan 'verwerkingstijd' in, tien minuten tussen afspraken om de nieuwe to do's op te schrijven en informatie te verwerken. "Anders zit je daar aan het eind van de dag mee, en weet je niet meer wat in welke vergadering werd besproken."

Bij een overvolle agenda moet je een stapje terugnemen. Bouwman: "Dan kun je doen wat je wil aan time management, je krijgt er niet meer tijd van."

Realistisch plannen, daar zit de crux, volgens Bouwman. Als dat lukt, heb je niet alleen overzicht op papier, maar ook rust in je hoofd. "Als je een goed georganiseerde agenda hebt, heb jij de controle."

- Houd het bij één agenda, digitaal of papier.- Plan ook je rustmomenten in.- Gebruik kleuren voor verschillende soorten afspraken.- Plan afspraken op dezelfde locatie na elkaar om reistijd te besparen.- Deel je agenda in geval van extreme chaos met iemand die met je mee wil kijken om weer overzicht te creëren.