De 5 belangrijkste juridische documenten voor mkb-ondernemers

Arbeidsovereenkomst (bepaalde tijd/onbepaalde tijd)

Arbeidscontracten, daar kun je als ondernemer natuurlijk niet omheen. Maar pas op voor de grote valkuil bij deze overeenkomsten. Vaak worden ze jaren hergebruikt. Zijn jouw arbeidscontracten nog actueel? Denk (zeker nu) aan afspraken rondom thuiswerken, maar bovenal aan zaken omtrent geheimhouding, concurrentiebeding of intellectueel eigendom. Daar kun je als ondernemer grote risico’s lopen. Neem daarom alle contracten eens goed onder de loep.

In een arbeidscontract regel je vrij standaard zaken als:

• Arbeidstijden
• Vakantiedagen
• Salaris
• Pensioen
• Collectieve verzekering
• Duur van de overeenkomst
• Ziekte en arbeidsongeschiktheid
• Maar denk dus zeker ook aan zaken omtrent:
• Geheimhouding
• Concurrentiebeding
• Intellectueel eigendom
• Leaseauto
• Mobiele telefoon, notebook en andere bedrijfsmiddelen
• Opleiding
• Thuiswerken

Algemene voorwaarden

Algemene voorwaarden (voor diensten) of leveringsvoorwaarden (voor producten) vormen de juridische basis voor iedere ondernemer. Het is niet verplicht, maar ontzettend belangrijk om problemen te voorkomen. In dit document leg je vast wat jouw verantwoordelijkheden zijn en welke verantwoordelijkheden de klant heeft. Duidelijkheid, daar gaat het hier om. Op het moment van een geschil kunnen beide partijen hier op terugvallen.

In je algemene voorwaarden bepaal je onder meer de volgende zaken:

• Betalingsvoorwaarden
• Annuleringsvoorwaarden
• Aansprakelijkheid en de beperking hiervan
• Garanties
• Klachtenregeling
• Intellectueel eigendom
• Verjaringstermijn

Erg belangrijk: verstuur algemene voorwaarden op tijd én op de goede manier anders zijn ze niet rechtsgeldig! Een verwijzing naar je website is niet voldoende. Bij een offerte per e-mail moet je ook de algemene voorwaarden meesturen. Verstuur je een offerte per post? Voeg dan een geprint setje toe.

Opdrachtovereenkomst

Een overeenkomst van opdracht (OvO) regel je als je een zzp-ondernemer inhuurt voor een klus. Mondelinge afspraken moeten volstaan, maar in de praktijk voorkom je gedoe achteraf door afspraken zwart op wit vast te leggen. Denk aan de precieze werkzaamheden, het uurtarief/totaalbedrag en eventueel meerwerk.

Bovendien geef je in een OvO aan wat de relatie met de opdrachtnemer is. Dat je iemand niet in dienst neemt. De praktijk moet voor de fiscus uitwijzen dat het inderdaad niet om verkapt dienstverband gaat. Een overeenkomst van opdracht ondersteunt dit wel.

In deze overeenkomst zijn onder andere de volgende punten opgenomen:

• Een omschrijving van de te verrichten werkzaamheden
• Mogelijke vervanging van de zzp’er geregeld door de zzp’er
• Geheimhouding
• De vergoeding, facturering en betaaltermijn
• Aansprakelijkheid/schade
• Al dan niet verplichte verzekeringen
• Mogelijke wijziging en opzegging van de overeenkomst

Privacyverklaring

Je bent wettelijk verplicht om een privacy statement te hebben voor elke website die persoonsgegevens gebruikt. Dat is vastgelegd in de privacywetgeving, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en geldt in de praktijk voor vrijwel alle websites. Er is al sprake van ‘persoonsgegevens gebruiken’ wanneer je een contactformulier op je site hebt, statistieken bijhoudt of een digitale nieuwsbrief verstuurt.

In een privacyverklaring leg je in de basis vast welke persoonsgegevens je verzamelt, met welk doel en hoe lang je deze gegevens bewaart, maar ook hoe iemand inzage kan krijgen en gegevens kan laten verwijderen. Het document maak je eenvoudig toegankelijk door het op je website te plaatsen.

Veel werk hoeft het opstellen niet te kosten. Maar heb je geen privacyverklaring? Dan loop je het risico op een forse boete van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).

Samengevat vertel je in een privacyverklaring hoe jij omgaat met persoonsgegevens ten aanzien van:

• Cookies
• Advertenties
• Nieuwsbrieven
• Statistieken
• Formulieren
• Beveiliging

Let wel op dat de AVG breder is dan alleen een privacyverklaring. Als ondernemer moet je op dit gebied meer zaken regelen, zowel online als offline.

Verwerkersovereenkomst

Onder de AVG valt ook de zogeheten verwerkersovereenkomst. Persoonsgegevens zijn waardevolle bezittingen voor jouw onderneming. Je moet ze zorgvuldig (laten) bewaren om misbruik te voorkomen. Jij bent volgens de AVG als eigenaar van de klantgegevens verantwoordelijk voor een veilige verwerking ervan. Zodra jij persoonsgegevens ergens anders opslaat of laat verwerken ben je verplicht om een verwerkersovereenkomst op te stellen. Denk aan de partij die jouw nieuwsbrieven verstuurt, het administratiekantoor die de facturaties regelt of de internetprovider waarbij jouw klantgegevens in de cloud staan.

In een verwerkersovereenkomst leg je onder meer de volgende afspraken vast:

• Vaststellen van de eigendom van de gegevens
• Afspraken rond de beveiliging
• Meldplicht bij datalekken
• Doel van de verwerking
• Verplichtingen van de verwerker
• Opslag van gegevens in andere landen
• Regels rond bewerken of verwijderen van gegevens op verzoek van de betrokken persoon
• Disclaimer van verantwoordelijkheden
• Geheimhoudingsverklaringen
• Duur van het contract, verlenging en opzegging

Stel de verwerkersovereenkomst wel als los document op. In de praktijk worden de verwerkersbepalingen vaak als een losse paragraaf in een groter contract verwerkt, maar dat is niet voldoende. De AVG bepaalt dat de overeenkomst als separaat document moet worden opgesteld.