Giel Boes
Giel is schrijver, spreker en oprichter van Stichting Boes Bos. Zijn missie is het planten en beschermen van een boom per Nederlander. Giel is trainer bij AVK op het gebied van time management en digitaal vitaal werken. Onlangs verscheen zijn nieuwe boek ‘In 10 Stappen Elke Middag Vrij’.
Wat zou je doen als je dankzij AI straks de helft van je tijd bespaart? Het klinkt als een luxe probleem, al kleven er ook serieuze vragen aan. AI is handig en krachtig, maar niet zonder schaduwzijde. Graag laat ik je zien hoe je AI slim inzet om tijd te besparen - terwijl je je digitale voetafdruk beperkt - én hoe je die extra tijd waardevol kunt gebruiken.
Gebruik AI als assistent
AI is geen heilige graal, maar wel een krachtige assistent. Van gesprekken samenvatten tot het maken van presentaties: AI kan veel. Heel veel! Kijk allereerst vooral naar repeterende taken die je kunt uitbesteden aan jouw chatbot. Denk hierbij aan teksten of data in een ander formaat gieten (conversiezaken), maar ook voor meer diepgang zoals notulen, rapportjes of overzichten genereren. Zo kun je bijvoorbeeld klantvragen bundelen, beantwoorden en zelfs een Q&A ervan genereren. Of wat dacht je van een handige samenvatting op maat na een Teams-meeting? Hieronder een paar voorbeelden mét prompts die je zowel in ChatGPT als Co-Pilot kunt gebruiken.
Voorbeeld 1: klantvragen bundelen en beantwoorden met AI
Stel je hebt een mapje in je mail met terugkerende vragen van klanten. Je kunt die mails kopiëren en plakken in ChatGPT (of een ander AI-tool) met een simpele prompt zoals:
Hier zijn 10 klantmails met diverse vragen. Maak een overzicht van de belangrijkste thema’s en geef per thema een kort conceptantwoord in zakelijke maar vriendelijke toon. Formuleer de antwoorden in de ‘jij’-vorm, maximaal 4 zinnen per thema.
Resultaat: AI geeft je een FAQ-overzicht en kant-en-klare antwoorden. Jij hoeft alleen nog even te checken en aan te passen waar nodig. Scheelt uren herhaalwerk.
Lees ook: Meer omzet, tijdswinst en minder gedoe: hoe AI je webshop visueel versterkt en geloofwaardiger maakt
Voorbeeld 2: Teams-meeting samenvatten met acties en besluiten
Tijdens een Teams-meeting kun je transcript aanzetten. Dit doe je via de drie puntjes (…) onder Meer opties > Opnemen en transcriberen > Transcriptie starten. Dit is zonder beeldopname (wat ook kan) en scheelt veel data wat daardoor een stuk duurzamer is. Je krijgt achteraf automatisch een samenvatting met actiepunten, echt enorm handig. Je kunt op het hele transcript ook nog je eigen prompts loslaten voor als je bijvoorbeeld een lijstje met belangrijke besluiten wilt. Daarvoor kun je deze prompt gebruiken:
Hier is het transcript van onze meeting. Maak een samenvatting met de volgende punten:
Besluiten die tijdens de meeting zijn genomen (kort en concreet)
Actiepunten met duidelijke deadlines en verantwoordelijke personen
Een overzicht van risico’s of zorgen die zijn genoemd
Een inspirerende afsluitzin waarmee ik de notulen naar het team kan sturen
Resultaat: je krijgt niet alleen een samenvatting, maar een compleet overzicht dat meteen bruikbaar is. Je hoeft alleen nog even te checken of de besluiten correct zijn geïnterpreteerd.
Manage je focus
En dan komt het echte vraagstuk: hoe ga jij met die vrijgespeelde tijd om? We leven in een tijdperk vol digitale tools, maar vaak maken die ons juist trager. Het geheim zit niet in méér tools, maar in slimmer gebruik. Zet AI in als tweede brein dat je helpt prioriteiten te stellen: wat doe je wel en vooral wat niet? Met dat laatste kun je veel tijd besparen. Kappen dus met bullshitwerk!
Tijd zelf laat zich niet managen; alleen jij kunt jezelf managen. We hebben allemaal 24 uur in een dag, inclusief prikkels en afleiding. Hoe je daarmee omgaat, bepaalt of je energie en focus houdt. Zet notificaties dus zoveel mogelijk uit, begin je dag niet reactief in je mailbox of chat, en richt je eerst op kerntaken. Werk in focusblokken (bijvoorbeeld 2 uur, in plaats van de klassieke Pomodoro van 25 minuten). In mijn boek In 10 stappen elke middag vrij deel ik diverse tips voor meer focus en minder afleiding.
Wat te doen met al die extra tijd?
Stel dat je nu acht uur werkt, maar dankzij AI en vooral je eigen keuzes binnenkort vier uur weet te besparen. Dat is een enorme winst! Wat doe je met al die extra tijd? In mijn ogen kun je die inzetten voor deze vier domeinen:
Persoonlijke ontwikkeling (training volgen, een boek lezen, jezelf uitdagen)
Werk (tijd herinvesteren in projecten, procesverbetering, innovatie)
Privé (sporten, relaxen, huishouden of gewoon tijd met familie)
Maatschappij (vrijwilligerswerk, duurzaamheid, mantelzorg)
Je hoeft de tijd niet eerlijk te verdelen. Kies bewust waar jij het meeste uithaalt. Soms is een middag doorwerken slim, een andere keer is een middag vrij nemen goud waard. Het gaat erom dat jij (in overleg) de regie pakt. Ga met je kinderen op pad, laad jezelf op met sport of natuur of zet je tijd in voor iets groters zoals bomen planten.
Mijn advies: bespreek dit met je omgeving (baas, partner, opdrachtgever), maar begin vooral bij jezelf. Wie ben jij en wat wil jij? Ons leven heeft letterlijk een deadline. Tijd is je meest kostbare bezit. Hoe je de uren die AI je teruggeeft gebruikt, bepaalt je toekomst.
Op 29 oktober geef ik de nieuwe training Time- en focusmanagement in het AI-tijdperk en ga ik dieper in op deze vraagstukken. Natuurlijk ook de praktijk: hoe gebruik je Outlook, Teams en AI-tools slimmer, hoe behoud je focus en hoe zorg je dat technologie voor jou werkt in plaats van andersom? Als je hier meer over wilt weten, connect me dan even via LinkedIn.
Gebruik AI bewust
Veel ondernemers en kenniswerkers zijn dagelijks nog bezig met energie- en tijdslurpende taken. Gebruik AI dus vooral als een slimme assistent voor routinematig werk en als tweede brein voor complexe analyses. Zo kun jij meer tijd steken in het echte denk- en besliswerk.
Graag daag ik je wel uit dit op een bewuste manier te doen. AI vreet net als gaming, videostreaming en crypto enorm veel energie en stoot dus bakken CO2 uit. Het is dus níet slim om vage opdrachten te versturen (laat staan klakkeloos plaatjes en video’s te genereren), maar bewust te werken. Hoe beter je prompts, hoe sneller en gerichter je resultaat en hoe kleiner je digitale voetafdruk. Zet je prompts dus selectief in, maak er een sport van in zo min mogelijk vragen tot het gewenste resultaat te komen. Dat bespaart je zelf ook nog eens een hoop tijd!
Ik wens je veel promptplezier en graag tot een volgende keer! Als je niet kunt wachten, volg me dan gerust op LinkedIn.
Lees ook: Relevant blijven in een snel veranderende wereld: ‘Durf te falen, vernieuwen en los te laten’
