Giel Boes
Giel is schrijver, spreker en oprichter van Stichting Boes Bos. Hij is deskundige op het gebied van werkgeluk, productiviteit en duurzaam digitaal werken. Onlangs verscheen zijn nieuwe boek ‘In 10 Stappen Elke Middag Vrij’. Giel heeft met zijn stichting al ruim 100.000 bomen geplant en tientallen hectares tropenbos beschermd.
Bart is ondernemer en een leuke klant van me. Hij had de gewoonte om ’s ochtends direct zijn e-mail en chatberichten te beantwoorden. Daardoor kwam hij meteen in een reactieve modus en zijn eigen werk bleef liggen. De stress nam toe, want hij was vooral bezig met andermans to-do’s in plaats van zijn eigen prioriteiten. Bart wilde zelf weer de regie pakken, en dat lukte. Later vertel ik je hoe ik Bart heb geholpen. Eerst naar de methode.
Pomodoro voor elke ondernemer
Met de Pomodoro-methode kun je efficiënter werken. Of je nu veel of weinig digitaal werkt, drie of zes dagen per week werkzaam bent, directeur of zelfstandige bent: iedereen kan deze briljante methode toepassen. Het enige wat je ervoor nodig hebt, is een beetje zelfdiscipline en vooral de slogan van Nike: Just do it!
Tegenwoordig mag je bijna niet meer generaliseren, toch is het volgende iets waar mannen van nature erg goed in schijnen te zijn. Niets is zo lekker als jezelf terug te trekken in je man cave. Waarom wordt er eigenlijk nooit over een ‘woman cave’ gesproken? Door jezelf even alleen in je grot ‘op te sluiten’, zowel fysiek als digitaal, krijg je niet alleen veel meer gedaan, je bespaart ook veel energie. Het scheelt namelijk veel prikkels en afleiding. Wanneer je jezelf aan het begin van je werkdag meteen even voor twee uur terugtrekt, zul je ontdekken dat je verbluffende resultaten boekt.
Hoe een tomaat je efficiënter laat werken
Een focusblok van twee uur wordt ook wel een ‘pomodoro’ genoemd, tomaat in het Italiaans. Het concept is bedacht door een zekere Francesco Cirillo, en dat was niet omdat hij bekend stond om het nuttigen van tomaten in grotten. Hij gebruikte een kookwekker in de vorm van een tomaat om zijn werktijd af te bakenen met korte pauzes, voor een optimale focus.
Samengevat is dit de procedure:
1. Bepaal welke taak je gaat uitvoeren
2. Stel een timer in op 25 minuten
3. Werk aan de taak, tot de timer afgaat
4. Neem een korte pauze van 5 minuten
5. Herhaal de voorgaande stappen nog 3 keer
6. Neem een lange pauze van een halfuur
Doe dit alles twee keer en je hebt misschien wel je meest productieve werkdag ooit gerealiseerd. Zelf doe ik niet alle dagen twee pomodoro’s, maar ik begin er wel graag mee, rond een uur of acht. De tweede helft van mijn ochtend gebruik ik vaak voor afspraken en reactief werk, zoals het afhandelen van e-mail en LinkedIn-berichten.
Lees ook: Luxe lunch en sportschool op werk: ‘Een aantrekkelijke baas zijn? Stop met Google kopiëren’
Ontdek hoe jij je het best kan focussen
Een pomodoro duurt standaard twee uur. Maar hoe je het inricht, is eigenlijk helemaal aan jou. Als jij een megafocus hebt en liever drie kwartier werkt, met een wat langere pauze, of juist na elk kwartier al een mini-pauze nodig hebt… Ik zeg: vooral lekker doen! Experimenteer hiermee en ontdek zo jouw eigen sweet spot. Deze kan ook wijzigen na verloop van tijd; ga vooral lekker mee met deze flow!
Wat ook kan helpen om efficiënter te werken is het eten van kikkers. Vroeger waren kikkers misschien een standaardmaaltijd in onze grot, met of zonder pomodoro-saus. Het ‘eat that frog’-principe is superhandig, zeker tijdens je eerste pomodoro als drukke ondernemer. Het idee is simpel: als je een kikker moet eten oftewel, een lastige klus moet klaren of een probleem moet oplossen, doe dat dan meteen. Dan heb je het rotwerk achter de rug en kun je met een lichter hoofd verder.
Moet je twee kikkers eten? Begin dan met de grootste. Dit staat ook wel bekend als DERK: Doe Eerst je Rot Klus. Wat helpt, is om nog vóór je werkdag begint een top 3 te maken van jouw belangrijkste kerntaken.
Welke taak heeft de grootste impact?
Stel jezelf meteen de vraag: welke taak die ik nog moet doen, heeft de grootste positieve impact voor mijn onderneming? Begin daarmee. Dat is misschien een rotklus, maar niet altijd. Omdat we geneigd zijn die uit te stellen, worden ze vaak vanzelf urgenter en belangrijker. Bovendien knagen ze, bewust of onbewust, aan ons hoofd. Door ze meteen aan te pakken, creëer je rust én een gevoel van overwinning, waardoor je ook de rest van de dag productiever bent.
Terug naar Bart. Na een training bij mij besloot hij het roer radicaal om te gooien. Bart begon voortaan pas aan het eind van de ochtend met reageren op mails. En die nieuwe gewoonte hield hij verrassend goed vol. Na een tijdje vertelde hij me met een grote glimlach dat hij hierdoor al een halfuur per dag bespaart!
Wat ook mooi is: doordat Bart niet meer meteen reageert, lossen veel dingen zich nu vanzelf op. Anderen worden gestimuleerd om zelf na te denken en initiatief te nemen. En als ze er echt niet uitkomen, zoeken ze persoonlijk contact — ze komen even langs of pakken de telefoon. Dat zorgt niet alleen voor minder stress bij Bart, maar ook voor beter en menselijker contact op de werkvloer.
Lees ook: Beter en simpeler leidinggeven? ‘Vraag niet ‘wat?’ maar ‘waarom?’’
