Misschien volgt het belletje wel op een eerdere discussie die met Anne is gevoerd. Misschien wilde Anne eigenlijk vier weken met vakantie, maar ze kreeg maar verlof voor drie weken vanwege de krappe bezetting. En dan vraag je je af of die ziekmelding eigenlijk wel klopt.
Voor veel HR-afdelingen en leidinggevenden is een ziekmelding tijdens een vakantie precies zo’n moment waarop je denkt: wat doe ik hier nu mee? Is deze ziekmelding geldig? Wat betekent dit voor haar vakantiedagen? En welke stappen moet ik nu zetten?
Lees ook: Werknemer meldt zich op vakantie ineens ziek: vraag je een doktersverklaring als werkgever?
Ziekte tijdens vakantie: wat zegt de wet?
In principe moeten vakantiedagen na een ziekmelding worden omgezet in ziektedagen. Dat betekent dat de vakantiedagen vanaf het moment van ziekmelding niet meer afgeboekt mogen worden of teruggeboekt moeten worden. Maar daarbij gelden wel een paar voorwaarden.
De werknemer moet zich direct ziekmelden én zich houden aan de verzuimregels van jouw organisatie. Dat betekent: ziekmelden op de voorgeschreven manier, bereikbaar zijn voor de werkgever, en een doktersverklaring overleggen op verzoek.
Dat laatste punt is belangrijk en wordt in de praktijk nog weleens vergeten. Als werkgever mag je verlangen dat een werknemer een doktersverklaring overlegt. Zeker als je twijfelt aan de ziekmelding. Mijn advies: vraag het vooral op. Het klinkt misschien ongemakkelijk, maar het is volledig legitiem en geeft je dossier een stuk meer houvast.
Doktersverklaring: aanwezig of niet? Dat maakt alles uit
Is er een doktersverklaring aanwezig? Dan zet je de vakantiedagen om naar ziektedagen. Anne verliest die dagen niet. Is er geen doktersverklaring? Dan ook geen omzetting. De dagen blijven gewoon als vakantie geregistreerd staan.
In sommige landen worden doktersverklaringen gemakkelijker afgegeven dan in andere landen, maar dat weet je niet altijd van tevoren. Daarom kun je het als werkgever beter gewoon vragen. Als de werknemer aangeeft dat het niet mogelijk zou zijn en dat ook kan aantonen, dan kun je ook altijd nog bekijken of de bedrijfsarts op afstand iets zou kunnen betekenen. Bijvoorbeeld door een videobelafspraak in te plannen.
Wat veel organisaties missen: een goed verzuimprotocol
Nu komt het gedeelte waar de meeste discussies in de praktijk eigenlijk over gaan. Niet zozeer over de wet, maar over het ontbreken van duidelijke interne regels.
Want stel: je hebt geen verzuimprotocol of personeelsreglement met specifieke regels over ziekte tijdens vakantie. Wat dan? Dan krijg je waarschijnlijk discussies met een werknemer over wat je precies van diegene mag verwachten. En onduidelijkheden werken in het arbeidsrecht eigenlijk altijd in het nadeel van de werkgever.
De oplossing is eigenlijk simpel: zorg voor een goed verzuimprotocol.
Wat je nu al kunt doen
Controleer of jullie een verzuimprotocol hebben en zo ja, of deze regels bevat over hoe een werknemer zich moet ziekmelden tijdens vakantie, of en hoe een doktersverklaring verlangd kan worden en wat de gevolgen zijn als de werknemer niet aan de verzuimregels voldoet.
Heb je dit nog niet goed geregeld, of wil je het huidige reglement laten checken? Dan is dit precies het moment om dat aan te pakken. Want een goed protocol voorkomt niet alleen discussies, het geeft jou als werkgever ook een duidelijke positie als het er echt op aankomt.
Iedereen alvast een hele fijne zomerperiode gewenst!
