In een maaltijdbedrijf was er altijd gedoe in de koeling en de vriescel. Telkens als ik daar door de productie liep, klaagden medewerkers over te weinig ruimte. Het was altijd zoeken en altijd schuiven. Iedereen wist het en iedereen klaagde erover. Dus werd er ingegrepen. Het bedrijf besloot alleen nog hondjes en rollies van hetzelfde formaat te gebruiken. Geen wildgroei meer. Daarna trok men strepen op de vloer en stond alles in nette rijen. Dat gaf overzicht, rust en structuur.
En eerlijk is eerlijk: dat werkte matig. Het zag er beter uit en het voelde beter, maar het probleem bleef. Sterker nog: doordat alles netjes stond, werd pijnlijk duidelijk hoe vol het echt was. De koeling was niet meer chaotisch, maar nog steeds structureel overbelast. En dat is echt iets anders.
Lees ook: De mismatch die je bedrijf vanbinnen sloopt: ‘Kijk niet naar iemands skills, maar naar zijn cultuurkompas’
Waarom dit niet werkte: je fixt de vorm, niet het patroon
Wat deden zij eigenlijk? Ze grepen lineair in, zoals je doet bij eenvoudige problemen waarbij er een duidelijke relatie is tussen twee zaken en je weet: als ik aan die knop draai, dan gebeurt er dat.
Maar hier ging het niet om een eenvoudig probleem. Er was chaos, ontstaan doordat meerdere factoren invloed hadden op de bezetting van de koelcellen én op elkaar. Toch was chaos niet het echte probleem. De stroom klopte niet. Er kwam dagelijks meer binnen dan eruit ging. Tijdelijke en langdurige opslag liepen door elkaar. Planning en fysieke ruimte sloten niet op elkaar aan.
En dan was er ook nog een productiemanager die flexibiliteit altijd boven basisafspraken stelde. Wat gebeurde er dus? De druk op de gekoelde voorraad bleef, met als verschil dat de voorraad nu netjes in rijen stond. De ingreep maakte het probleem zichtbaarder en daardoor bleef men er langer in hangen. Want strak organiseren voelt als grip. Maar grip op de vorm is geen grip op het systeem.
Het systeem duwt terug
In complexe contexten werkt dit vaker zo. Je draait aan één knop. Het systeem reageert.
Je verbreedt een weg. Er komt meer verkeer.
Je verhoogt toeristenbelasting. De stad blijft vol.
Je voert strengere regels in. Verzuim stijgt.
Waarom? Omdat je lineair denkt:
probleem → maatregel → opgelost.
Maar een organisatie is geen machine. Het is een geheel van afhankelijkheden, zoals planning, gedrag, prikkels en gewoontes. Verander je één element, dan verschuift de rest. Soms duwt het geheel terug.
Wat je probeert te fixen, groeit dan. Herkenbaar?
De fix-reflex van leiders
Als er druk ontstaat, wil je iets doen. Dat is logisch.
Ruimtegebrek? Dan ga je organiseren.
Verzuim? Dan stel je regels op.
Te veel verkeer? Dan leg je asfalt.
Actie geeft rust. Stilzitten voelt als zwakte. Maar in complexe situaties werkt snelle actie vaak als brandstof op het vuur. Waarom blijven leiders dan toch fixen? Drie redenen.
- 1
Druk van buiten. Klanten wachten niet. Medewerkers klagen. Cijfers dalen. Er moet iets gebeuren.
- 2
De behoefte aan controle. Een maatregel is zichtbaar. Je laat zien dat je stuurt. Dat geeft houvast.
- 3
Lineair denken is simpel. Probleem hier. Oorzaak daar. Knop indrukken. Klaar.
Alleen werkt een organisatie niet zo. Het is geen rij dominostenen, maar een web. Trek je aan één draad, dan beweegt het hele web mee.
Lees ook: Deze ondernemer maakt een bestaand model simpeler én 10 keer goedkoper: ‘Hij bewijst dat eenvoud werkt’
Hoe herken je dat je in een fix-lus zit?
Dit zijn signalen:
het probleem komt steeds terug. De maatregelen worden strakker. Er komen extra controles bij. Er wordt vaker gemeten. Mensen raken moe of cynisch. Gesprekken gaan over regels, niet over oorzaken. En elke nieuwe ingreep voelt als: nu gaan we het echt oplossen. Tot het weer terugkomt. Dan draai je opnieuw aan dezelfde knop, harder. Dat is de fix-lus.
Wat werkt wél in complexe contexten?
Niet nog een knop, maar eerst kijken. In het maaltijdbedrijf had men eerder één vraag moeten stellen: waarom staat het hier eigenlijk altijd vol? Niet: hoe zetten we het netter neer?
Maar: hoe beweegt het hier? Welke producten blijven te lang staan? Welke planning klopt niet? Waar zit de piek? Pas toen men naar de stroom ging kijken, kon er ruimte ontstaan. Letterlijk.
Dus wat werkt?
Onderzoek het patroon;
maak zichtbaar wat er echt gebeurt;
begin klein;
test gericht;
En verander alleen wat het systeem aankan.
Dat vraagt geduld. Maar het levert grip op. Echte grip.
Dus: minder duwen, meer kijken
In complexe situaties helpt harder duwen zelden. Want het systeem duwt terug. De vraag is niet: Welke maatregel nemen we? De vraag is: Welk patroon zien we over het hoofd?
Veel mensen vinden dat een lastige vraag. Ik ook. Maar daarvoor is een trucje: neem een leeg A4-tje en een pen en teken of schrijf eens op hoe je het zou organiseren als je helemaal opnieuw mocht beginnen. Ongeacht de mensen, systemen, gebouwen, alles; hoe zou je dat aanpakken als je echt opnieuw alles mocht opzetten? Als je dat A4-tje vergelijkt met de huidige situatie, dan valt het foute patroon opeens veel sneller op. En misschien wel meer dan een.
Waar probeer jij nu iets te fixen…terwijl het systeem terugduwt?
Lees ook: Je organisatie echt veranderen? ‘Maak dan geen uitgewerkt plan, maar doe het in kleine stappen’
