Wiko Mocking
Wiko is ondernemer en spreker over organisatievereenvoudiging. Hij helpt bedrijven om zelf onnodig ingewikkelde processen, structuren en systemen simpel te maken. Dat doet hij met 28 jaar ervaring in uiteenlopende sectoren én als schrijver van het boek terug naar simpel. Met zijn bedrijf ontwikkelt hij daarnaast de Tablet Sales App, een alles-in-één app voor verkopers bij familiebedrijven.
Neem een foodbedrijf, waar ik een tijdje meeliep. Daar vielen de echte beslissingen op zondagochtend – na de kerk. De drie broers, die in het familiebedrijf werkten, troffen elkaar dan steevast bij de koffie. Dan werd op dat moment even ‘kortgesloten’ dat het toch maar anders moest. Op maandag stond het MT voor voldongen feiten. Het probleem was niet die zondagslunch. Het probleem was dat niemand wist wanneer een besluit echt definitief was.
Een simpel besluitmoment met de juiste mensen aan tafel had al veel rust gebracht. Dan kunnen familieleden gewoon meedenken, zonder dat de rest van het bedrijf aanvoelt als een bijwagen.
Wie beslist? En wanneer?
Een andere situatie maakte dit nog scherper. Bij een slachterij had ik met alle betrokken medewerkers een zorgvuldige selectie gemaakt voor een nieuwe fileermachine. Alles klopte. De cijfers, de gebruikservaring en de onderhoudskosten. We hadden overtuigend gekozen voor merk A. Totdat de ceo uitgenodigd werd voor een boottocht – door merk B. Daar, op het dek, tekende hij de offerte voor merk B. Geen overleg. Geen uitleg. En dus ook geen draagvlak.
Was dit uit kwade wil? Natuurlijk niet. Maar de grens tussen ‘familielid’ en ‘beslisser’ was onduidelijk. En juist dát leidt tot onrust. Niet alleen intern – ook extern. Want leveranciers leren snel wie ze moeten paaien als de formele besluitstructuur onbetrouwbaar is.
Echte eenvoud begint bij één simpele afspraak:
Wie beslist waarover en wie wordt waarover geïnformeerd?
Openheid als versneller
Bij een brouwerij liep ik tegen iets anders aan. De cijfers waren goed, maar het team liep vast. Vooral bij commerciële voorstellen. Het ene voorstel werd goedgekeurd, het andere zonder reden afgewezen. Na wat doorvragen bleek dat er allerlei onuitgesproken criteria meespeelden: vriendschappen, prestige en risicoaversie. Maar niemand sprak dat uit. Dus wist ook niemand wat ‘goed’ was.
Toen het overleg opener werd, gebeurde er iets moois. De sfeer verbeterde. Voorstellen werden scherper en iedereen begreep waar de kansen lagen. Transparantie bleek geen bedreiging. Het was juist de snelste route naar vertrouwen.
Structuur zónder stroperigheid
Veel familiebedrijven zijn bang voor bureaucratie, en terecht. Je wilt geen dikke handboeken. Geen vergaderingen om het vergaderen. Maar géén structuur is ook niet simpel. Dan weet niemand wie waar verantwoordelijk voor is, verdwijnen afspraken in de lucht en komt alles op dezelfde schouders terecht.
Wat dan wel werkt? Slim doseren. Laat teams hun eigen afspraken regelen en leg alleen vast wat afdelingen overstijgt.
Gebruik een simpele gedeelde online werkruimte. Zet de planning op één centrale plek. Zorg dat informatie vindbaar is, zonder dat je het hele bedrijf in beton giet.
Professionaliseren is niet kil
Een klant van me heeft drie bedrijven. Hij stond er altijd middenin. Besluitvorming, operationele discussies en conflicten tussen medewerkers – alles kwam op zijn bordje. Hij vond het logisch, want dat had hij altijd gedaan, vanaf de oprichting van zijn eerste bedrijf. Maar sinds kort werkt hij met een externe voorzitter. Om meer ruimte te creëren voor de toekomst. De voorzitter bewaakt nu de agenda, begeleidt het overleg en zorgt dat beslissingen niet op emoties worden genomen, maar op inhoud.
Wat bleek? Die eigenaar kreeg méér invloed, niet minder. Hij staat niet meer midden in elk brandje. Hij kijkt vooruit. En hij heeft eindelijk weer tijd om aan innovatie te werken.
Leer van bedrijven als MSSchippers, Van Mossel Automotive, Westland Kaas en VDL. Daar is ook een vorm van externe begeleiding of professioneel bestuur en dat is niet omdat ze ‘niet meer familie zijn’. Juist wél. Ze hebben hun cultuur beschermd door hun overleg te professionaliseren.
Simpel gezegd: je hoeft geen afstand te nemen van je familie, om beter te gaan samenwerken.
Lees ook: AI helpt familiebedrijven sneller keuzes maken bij opvolging: ‘Meer ruimte voor écht gesprek’
