Aangeboden door Pleo
Branded Content Financiën
Pleo: Nederlandse werknemers lopen jaarlijks ruim 328 miljoen euro mis door het niet indienen van declaraties
Nederlandse werknemers lopen jaarlijks ruim 328 miljoen euro mis door het niet indienen van declaraties op het werk. Dat blijkt uit onderzoek van fintechbedrijf Pleo met Direct Research onder 1.042 Nederlandse werknemers. Eilika Regenbrecht, country lead Nederland bij Pleo: „Jongeren tot 35 jaar laten niet alleen het meeste geld liggen, maar worden ook gevraagd het meest voor te schieten.”
Eilika Regenbrecht, Country Head NL
De Deense FinTec Pleo scale-up maakt werknemers, middels zakelijke betaalkaarten, in duizenden Europese bedrijven zelf verantwoordelijk voor uitgaven. En dat is belangrijk, want nog te veel bedrijven werken met de handrem erop, doordat ze vastzitten aan ouderwetse processen, meent Pleo. Daarom automatiseert de boel. Zo krijgen werknemers meer ruimte en krijgen financiële teams meer controle. Om die noodzaak te illustreren deed de scale-up onderzoek naar het wel en wee van declareren op het werk. Wat blijkt? Nederlandse werknemers moeten gemiddeld maar liefst 1237,20 euro per jaar voorschieten, maar niet iedereen is even secuur in het terugvragen van dit geld.
Declareren: één van de grootste ergernissen op de werkvloer
Volgens het onderzoek geeft ruim één op de vijf werknemers (22 procent) aan het declareren van lage bedragen te vermijden uit angst om als krenterig te worden gezien. Andere veelgenoemde redenen zijn de drukte op het werk (20 procent) of een kwijtgeraakt bonnetje of declaratieformulier (20 procent).
Declareren is voor 22 procent de grootste ergernis op de werkvloer. Zo worden declaraties niet altijd ingediend vanwege het moeizame proces. De grootste ergernis onder de ondervraagden is het correct en volledig invullen van declaratieformulieren (39 procent). Daarnaast wordt ook het verzamelen van papieren bonnetjes als hinderlijk ervaren (24 procent). De oorzaak van dit misgelopen geld ligt niet aan de uitleg van de werkgever, want twee op de drie werknemers laat weten voldoende uitleg te krijgen over het indienen van declaraties.
Download de checklist voor een onkostenbeleid
Je werknemers weten hierdoor precies waar ze aan toe zijn en je financiële team heeft een goed beeld van hun taken en verantwoordelijkheden. Met een onkostenbeleid voorkom je verwarring en fouten, bespaar je tijd en geld en elimineer je het risico op financieel mismanagement.
Jongeren lopen het meeste geld mis door problemen met declaraties
Het declareren van onkosten blijkt voornamelijk een probleem onder werknemers tussen de 18 en 35 jaar, zegt Regenbrecht. „Op jaarbasis zegt deze groep gemiddeld 191,70 euro niet te hebben teruggevraagd. Dat is een significant verschil in vergelijking met werknemers in de categorie 35-50 jaar (80,30 euro per jaar) en werknemers ouder dan 50 jaar (42,60 euro). Tegelijkertijd wordt deze jongere werknemers gevraagd om het meest voor te schieten ten opzichte van de oudere leeftijdsgroepen. Terwijl 50+ers slechts 72,70 euro per maand moeten voorschieten, is dat voor de groep werknemers tot 35 jaar maar liefst 194,20 euro.”
„De groep werknemers 18 - 35 jaar geeft aan stress te krijgen van het voorschieten, omdat ze bang zijn dat ze hun eigen rekeningen niet kunnen betalen.”
Ook opmerkelijk: de jongste groep werknemers scoort op alle eerder genoemde redenen om niet te declareren hoger dan gemiddeld. Drukte op werk (30 procent), het kwijtraken van een bonnetje of declaratieformulier (26 procent) en de angst voor krenterig gedrag (32 procent) zijn de belangrijkste redenen. „Dit is zorgelijk”, meent Regenbregt, „want de groep werknemers 18 - 35 jaar geeft ook aan stress te krijgen van het voorschieten, omdat ze bang zijn de eigen rekeningen niet te kunnen betalen (30 procent). Ook geeft bijna één op de drie werknemers in deze groep aan weleens geld van een spaarrekening of een andere betaalrekening te moeten halen, omdat ze geregeld moeten voorschieten. 37 procent van deze respondenten tussen de 18 en 35 vindt geld voorschieten voor de werkgever dan ook niet meer van deze tijd.”
Met een slim declaratiesysteem hoef je geen geld meer voor te schieten
Regenbrecht wist wel dat Nederlandse werknemers veel geld misliepen door het niet indienen van declaraties, maar schrok toch van de cijfers. „Het is extra zorgelijk dat de jongere en financieel meest kwetsbare doelgroep het hardst getroffen wordt. Niet alleen verdienen deze werknemers relatief gezien het minst, maar ook worden zij gevraagd het meest voor te schieten. Het is frustrerend dat werknemers zoveel geld mislopen, omdat dit echt onnodig is. Met een slim declaratiesysteem hoef je geen geld meer voor te schieten en voor de zeldzame keren dat dit toch een keer moet, krijgen ze direct hun geld terug.”
„Een efficiënt declaratiesysteem helpt met een beter inzicht in daadwerkelijke bedrijfsuitgaven, waardoor je veel slimmere bedrijfsbeslissingen kunt maken en plannen”
Niet alleen voor werknemers, maar ook voor werkgevers levert dit voordelen op, zegt Regenbrecht. „Missende bonnetjes betekent ook dat je geen BTW kunt terugvragen als werkgever bijvoorbeeld. Daarnaast helpt een efficiënt declaratiesysteem in een beter inzicht in daadwerkelijke bedrijfsuitgaven, waardoor je veel slimmere bedrijfsbeslissingen kunt maken en plannen.”
Checklist om een onkostenbeleid op te stellen
Hoe groter je bedrijf wordt, hoe hoger en diverser je uitgaven zijn. Het managen van je bedrijfskosten wordt er daardoor niet eenvoudiger op. Door een onkostenbeleid op te stellen, beschik je over duidelijke bestedingsregels waar iedereen binnen het bedrijf van profiteert. Bekijk hier de checklist.
