How-to Financiën

Verstuur complete en duidelijke facturen dankzij deze checklist

Uitsluiten kan je het nooit, maar er zijn talloze manieren om de kans op een (te) late betaling van je facturen zo veel mogelijk te minimaliseren. Onderstaande tips lijken soms zo logisch, maar ze worden vaker over het hoofd gezien dan dat je denkt. We zetten ze voor je op een rij.

De Ondernemer 25 november 2019

Facturen betalen op tijd betaalmenu

De tips en adviezen lijken soms op open deuren, toch worden ze regelmatig over het hoofd gezien. De onderstaande lijst houd je steeds weer scherp houden wanneer je ze consistent afvinkt voordat de factuur de deur uitgaat:

1. Vermijd misverstanden

Zorg als eerste voor foutloze facturen en stuur deze zo snel mogelijk naar de klant. Dat is logisch, maar het gaat nog regelmatig mis. Er mag geen enkel misverstand mogelijk zijn over geleverde diensten en bedragen. Een klant moet direct zien waar de factuur over gaat, zodat hij deze snel goedkeurt en doorstuurt voor betaling.

2. Wees compleet

Een offerte moet compleet zijn en voldoen aan alle eisen van de Belastingdienst. Denk aan verplichte vermeldingen als naam en vestigingsadres van je bedrijf, je KvK-nummer, btw-nummer, naam en adres van de klant en meer.

3. Ordernummer correct?

Vergeet het juiste ordernummer en de eventuele bijlagen niet.

4. Ga voor digitaal

Stuur digitale facturen in plaats van papieren en screen en check een nieuwe klant op kredietwaardigheid voordat je er zaken mee doet.

5. Zorg voor betaalgemak

Veel mkb-ondernemers zijn er al aan gewend om hun facturen elektronisch te versturen. Dat geldt echter niet altijd voor de opvolging. Het is daarom van belang dat ook dit onderdeel van het factureringproces goed is ingericht. Een ondernemer heeft daarbij tal van mogelijkheden, van direct elektronisch betalen (bijvoorbeeld iDeal), via een serviceprovider (denk aan Mollie of Buckaroo) of afspraken met een creditcardbedrijf. Uitgangspunt moet het betaalgemak voor de klant zijn.

6. Extern of intern?

Je kan ook overwegen om het beheer van alle facturen uit te besteden aan een externe dienstverlener. Verder kan het voordeel opleveren als een ondernemer klanten die sneller betalen, daarvoor beloont met een korting of een cadeau. Denk aan een reductie op het totale factuurbedrag van vijf of tien procent of aan een dinerbon bij betaling binnen 14 dagen.

''Veel mkb-ondernemers zijn er al aan gewend om hun facturen elektronisch te versturen''

7. Maak duidelijke afspraken

Maak vooraf zeker concrete afspraken over de betalingstermijn en zet deze ook duidelijk op de factuur (dus geen piepkleine lettertjes onderaan) en in de algemene voorwaarden, zodat je daar altijd op kunt terugvallen.

8. Gratis ondersteuning

Twijfel je, of gaat er ondanks goede afspraken toch iets mis? Leg het voor aan Betaalme.nu voor gratis ondersteuning.