Fout 1: Vertrouwen op de relatie en niets op papier zetten
‘We kennen elkaar al jaren, dat komt wel goed.’ Het is een veelvoorkomende basis voor samenwerking en – begrijp me niet verkeerd – daar is helemaal niets mis mee. Sterker nog, dit is hoe de beste relaties ontstaan. Het misverstand is alleen dat het vastleggen van afspraken een teken van wantrouwen zou zijn. Dat een contract pas nodig is als je twijfelt aan de betrouwbaarheid van de ander.
Het tegendeel is echter waar: met een contract bezegel én waarborg je de relatie, ook – en vooral – voor de situaties die je niet hoopt of verwacht. Je hebt iets om op terug te vallen als blijkt dat een klant tóch niet betaalt (of hij dat nu bewust doet of simpelweg niet kan). Je hebt iets om op terug te vallen als een leverancier tóch niet de kwaliteit levert die je had verwacht. En je hebt iets om op terug te vallen als een compagnon na verloop van tijd tóch een heel andere kant op wil.
Voorbeeld uit de praktijk: Twee compagnons bouwen jarenlang samen een bedrijf op, zonder aandeelhoudersovereenkomst. Als ze het op een bepaald moment oneens worden over de koers van de onderneming, staat er niets op papier voor deze situatie. Het eindigt in een patstelling en een dure procedure die vier jaar duurt.
Fout 2: Een template van internet gebruiken of een contract door AI laten opstellen
Een template van internet downloaden, de algemene voorwaarden van een ander bedrijf gebruiken of een contract door AI laten opstellen. Het komt veel voor en is volkomen begrijpelijk. Het kost relatief weinig geld en moeite, ziet er professioneel uit en lijkt voldoende om je onderneming te beschermen.
Dit laatste is alleen vaak niet het geval. Templates, voorwaarden van een ander bedrijf en AI-contracten geven een vals gevoel van zekerheid. Juist omdat het er compleet uitziet. Ze zijn niet toegesneden op jouw situatie, jouw sector of de specifieke risico’s van jouw onderneming. Zodra het er daadwerkelijk op aankomt, blijkt dat vaak precies daar de problemen ontstaan.
Voorbeeld uit de praktijk: Een aannemer kopieert een standaardovereenkomst met een boeteclausule bij vertraging, zonder te beseffen welke gevolgen die clausule kan hebben. Na een aantal maanden uitloop wordt hij door de opdrachtgever geconfronteerd met een boete van enkele duizenden euro’s.
Fout 3: Een contract tekenen zonder het écht goed te lezen en te begrijpen
Onder tijdsdruk een handtekening zetten omdat de deal anders niet doorgaat, geen probleem willen maken van bepaalde voorwaarden om discussies te voorkomen of niet in gesprek gaan omdat je denkt dat er toch niets aan het contract kan worden aangepast. Allemaal redenen om een contract te tekenen zonder het goed te lezen en te begrijpen. Het gebeurt regelmatig en voor diverse contracten – zoals een leasecontract van een printer, een telefoonabonnement of een onderhoudscontract van een koffieautomaat – is het volkomen logisch.
Maar voor contracten die belangrijk zijn voor je onderneming, veel waarde vertegenwoordigen of voor lange tijd worden aangegaan, is dat niet de juiste aanpak. Een aansprakelijkheidsbeperking die eenzijdig in het voordeel van de ander werkt, een opzegtermijn die niet is wat je dacht, een boeteclausule die verstopt zit in bijlage drie: dat soort dingen ontdek en begrijp je niet tijdens het snel doorscrollen van het contract. En dat zijn nu juist de bepalingen die ertoe doen.
Voorbeeld uit de praktijk: Een ondernemer tekent een samenwerkingsovereenkomst zonder deze goed te lezen en zonder de tijd te nemen om de mogelijke gevolgen te bepalen. Pas als de wederpartij niet op tijd betaalt en hij zijn eigen tegenvordering wil verrekenen met wat hij nog verschuldigd is, ontdekt hij een verrekeningsverbod in de algemene voorwaarden. Hij moet volledig betalen en zijn tegenvordering apart zien te incasseren.
Fout 4: Modelcontracten door sales of inkoop laten aanpassen, zonder check
Er is een modelcontract, er is een vast proces van contracteren en de richtlijnen zijn intern duidelijk. Ogenschijnlijk heb je het dan goed voor elkaar, alleen soms passen sales en inkoop onderweg net even dat ene artikel aan om een deal rond te krijgen. Commercieel kan dat handig zijn, maar niemand overziet wat de juridische consequenties van die aanpassing zijn. En dat kan tot problemen leiden.
Een standaarddocument is alleen zo sterk als de discipline waarmee het wordt beheerd. Zodra dat beheer wegvalt, ontstaan er risico’s. Denk aan bepalingen die niet meer de beoogde bescherming bieden of talloze versies van één contract die voor verschillende klanten gelden. Een korte juridische check of één persoon die het overzicht bewaart, kan al verschil maken.
Voorbeeld uit de praktijk: Een modelcontract bevat een standaardlevertermijn van drie weken, met onder bepaalde omstandigheden een mogelijkheid tot uitloop. Sales schrapt op verzoek van de klant de uitlooptermijn, zonder overleg met planning en zonder de gevolgen bij een te late levering aan te passen. Uiteindelijk wordt de termijn van drie weken niet gehaald en wil de klant van het contract af.
Fout 5: Pas actie ondernemen als het probleem er al is
Zolang er geen directe aanleiding is om in actie te komen, krijgt het niet de aandacht die het nodig heeft. Dat is begrijpelijk en heel vaak gaat dat ook goed. Maar zodra er een probleem of conflict ontstaat, is dat negen van de tien keer wel de oorzaak. Alle nadelige praktijkvoorbeelden hadden, met enige zorgvuldigheid vooraf, voorkomen kunnen worden.
Een geschil of probleem kost bijna altijd meer om op te lossen dan het had gekost om het vooraf goed vast te leggen – in tijd, in energie, in euro’s en vaak ook in de relatie zelf. Denk vooruit en wees proactief, zodat je voorbereid bent op situaties waarvan je hoopt dat ze zich niet zullen voordoen.
Voorbeeld uit de praktijk: Een leverancier levert maandenlang goederen zonder een goed vastgelegd eigendomsvoorbehoud. Pas als de klant failliet gaat, kijkt hij wat er nog mogelijk is om zijn vordering te incasseren. Dan blijkt dat een rechtsgeldig eigendomsvoorbehoud hem veel tijd en geld had bespaard.
Hoe moet het dan wel?
Beschouw contracten en algemene voorwaarden als het fundament van je bedrijf. Daar waar je onderneming op voortborduurt. Leg afspraken netjes vast, laat standaarddocumenten zo nu en dan checken of actualiseren, zorg voor interne processen die het contractmanagement in goede banen leiden en raadpleeg een specialist als het ertoe doet.
Het hoeft echt niet altijd ingewikkeld te zijn en je hoeft ook zeker niet elke afspraak tot in de puntjes uit te onderhandelen, vast te leggen of daarvoor een jurist in te schakelen. Dat is niet realistisch. Het leasecontract voor een printer kun je echt eenvoudig afdoen, maar de aandeelhoudersovereenkomst, de belangrijkste leveringsvoorwaarden en het contract dat 40 procent van je omzet vertegenwoordigt: die vergen aandacht.
Het gaat dus niet om alles dichttimmeren. Het gaat om weten welke afspraken je bedrijf kunnen maken of breken – en die met net iets meer zorg vastleggen dan de rest. Een sterk bedrijf begint bij sterke afspraken op de plekken waar het ertoe doet. De rest – groei, deals, samenwerkingen – bouwt daarop voort.
