Fietslease Holland vond complete oplossing voor bedrijfsuitgaven voor alle toekomstgerichte teams

De snelgroeiende scaleup Fietslease Holland, onder andere bekend van Het Fietsenplan, kwam vorig jaar in aanraking met Pleo. Toen zocht Den Heijer naar een efficiënte oplossing voor het declareren van bonnetjes. „Wij hebben een brede binnendienst die een deel van de inkoop verzorgt. En van een heel aantal fietsenmerken komen de onderdelen uit het binnenland. Die inkopen, via diverse webshops en groothandels, werden voorheen achteraf gedeclareerd door de werknemers en soms ook voorgeschoten. Dat wilden wij anders aanpakken. Efficiënter voor onze administratie en met minder kopzorgen voor onze medewerkers. Zodoende zijn we bij Pleo uitgekomen.”

De complete oplossing voor bedrijfsuitgaven voor alle toekomstgerichte teams

Pleo zag in 2015 het levenslicht in Kopenhagen. Daar richtten Jeppe Rindom en Niccolo Perra, veteranen in de FinTech-sector, de startup op. Beiden weten hoe vervelend uitgavenbeheer kan zijn, dus hebben ze iets beters ontwikkeld. Pleo: de complete oplossing voor bedrijfsuitgaven voor alle toekomstgerichte teams. Met zakelijke betaalkaarten en een app maakt Pleo werknemers in duizenden Europese bedrijven zelf verantwoordelijk voor hun uitgaven. En dat is belangrijk, want nog te veel bedrijven werken met de handrem erop, doordat ze vastzitten aan ouderwetse processen, meent Pleo. Daarom automatiseert de startup de boel. Zo krijgen werknemers meer ruimte en financiële teams meer controle.

Even wat voorschieten? Dat levert heel wat pijnpunten op

Den Heijer (h)erkent dat ‘werken met de handrem erop’. „Voordat wij met de zakelijke betaalkaart van Pleo werkten, werden er dagelijks meerdere inkopen gedaan uit eigen zak. Dat werd vervolgens vrolijk op papier gedeclareerd, waarbij de bonnetjes vaak ontbraken, want kwijtgeraakt. Dan werd er achteraf nog even snel een screenshot van het één of ander doorgestuurd. En dat kwam dan op allerlei verschillende manieren bij de administratie binnen. Dat zorgde voor meer handmatig werk bij de administratie én voor een situatie waarin medewerkers op geld zaten te wachten. Het resultaat? Behoorlijk veel inefficiënt werk en af en toe ook pijnpuntjes bij de medewerkers.”

Pleo deed in Engeland onderzoek naar die ‘pijnpunten’. Daaruit blijkt dat 6,9 miljoen Britse werknemers, gemiddeld vier tot vijf keer per maand, zakelijke onkosten voorschieten uit eigen zak. Zo’n uitgave komt gemiddeld neer op 156 euro per transactie. Per jaar betekent dat: een rekening van 8.586 euro. En dat kan na verloop van tijd de relatie werkgever/werknemer aantasten, want gemiddeld 55 keer per jaar iets voorschieten, leidt tot frustratie en financiële stress. Uit het onderzoek blijkt ook dat maar liefst 43 procent van de werknemers aangeeft dat het té lang duurt voor de werkgever hen terugbetaald. En dat weerhoudt hen er weer van persoonlijke uitgaven te doen. Kortom: een onwenselijke situatie, zeker in een krappe arbeidsmarkt waarin de werkgever de werknemer wilt behouden.

Empowerment voor de medewerker, efficiëntie voor de organisatie

Dankzij Pleo geniet Fietslease Holland nu van een efficiënt betaalproces. „De betaalkaarten van Pleo worden eenvoudig gebruikt door de medewerkers die wij daar toestemming voor geven. Dat werkt een stuk efficiënter in de administratieve verwerking en biedt ons een beter inzicht in de huidige bedrijfsuitgaven. Zo komen nu alle onkosten op één plek binnen en behoren alle handmatige werkzaamheden tot het verleden. Tegelijkertijd hoeven onze medewerkers niet langer op geld te wachten, want zij kunnen gewoon met de bedrijfspas betalen. Daarmee geven wij hen vanuit onze organisatie het gevoel van vrijheid en vertrouwen. Hierdoor voelen ze zich gewaardeerd, wat weer leidt tot betrokkenheid en een groot gevoel van eigenaarschap.”

Samen groot groeien

In de afgelopen zeven jaar groeide Pleo hard. Zo breidde de startup zich reeds uit naar 16 Europese landen, waar al meer dan 25.000 bedrijven gebruikmaken van de kaarten. Die ambitieuze groeifase herkent Den Heijer. „Wij zitten, voornamelijk de afgelopen drie jaar, in een hele mooie groeifase. Zo verwachten we onze leaseportefeuille in 2023 te kunnen verdubbelen. Die ambitie past in het straatje van Pleo, waar ze ook volop investeren in groei. Wij kennen alle twee een jonge bedrijfscultuur, waarin proactief ondernemen centraal staat. Daardoor begrijpen wij elkaar. We spreken dezelfde taal en hanteren korte lijntjes. Dat werkt bijzonder prettig samen.”

In de samenwerking met Pleo ziet Den Heijer dan ook volop toekomst. „Onlangs startten wij met een pilot van de Exactkoppeling bij Pleo. Dat bevalt ontzettend goed. Ik denk dat we dat proces in de toekomst volledig geautomatiseerd willen hebben. En dat kan, want we weten dat er een heleboel mooie ontwikkelingen op dat vlak aankomen bij Pleo. Zeker als wij de komende jaren verder doorgroeien, denk ik dat Pleo daar heel mooi in mee kan groeien.”