Nieuws Financiën

Voorbeeld Projectplan schrijven

Tuxx.nl 7 januari 2016

Voorbeeld van een businessplan.

Organisatie: Opstellen BV Datum: 07-01-2016 Projectleider: Daan Atlas Inhoud Verantwoordelijkheid 2 1. Aanleiding 2 1.1 Situatieschets en probleemstelling 2 1.2 Doelstelling van het project (SMART) 2 1.3 Verwachte projectresultaten 2 1.4 Uitgangspunten 2 1.5 Projectafbakening 3 1.6 Randvoorwaarden 3 1.7 Relatie met andere projecten en/of initiatieven 3 2 Risicoanalyse 3 2.1 Business risico's 3 2.2 Projectrisico's 3 3 Projectorganisatie, inrichting en verantwoordelijkheden 3 3.1 Interne opdrachtgever 3 3.2 Interne projectleider 4 3.3 Projectgroepleden 4 3.4 Projectfasering 4 3.5 Projectactiviteit 4 3.6 Communicatie 4 4 Projectbegroting 5 4.1 Projectbegroting 5 4.2 Kosten per activiteit 5 4.3 Overzicht van de totale projectbegroting 5 5 Leerpunten, meerwaarde en projectlogboek 6 5.1 Meerwaarden van het project 6 5.2 Leerpunten 6 5.3 Nadere of tussentijdse afspraken 6 5.4 Projectlogboek 6 6 Overzicht 7 6.1 Overzicht van de kosten van het project 7 6.2 Overzicht uren per maand 7

Verantwoordelijkheid Projectleider: Daan Atlas Projectgroepleden: Simone Winsen Cees Opzet Piet plan Projectperiode: Aanvang: 07-11-2015 Afronding: 07-05-2016

1. Aanleiding1.1 Situatieschets en probleemstellingOpstellen BV is een productiebedrijf met 55 werknemers. Op dit moment is er één directiesecretaresse, haar hoofdtaak is het ondersteunen van de directie. Door de sterke groei van de afgelopen jaren hebben managers meer taken gekregen en is er meer behoefte ontstaan om taken te delegeren. Vanuit het huidige secretariaat is er onvoldoende ruimte voor ondersteuning van de afdelingsmanagers.1.2 Doelstelling van het project (SMART)

Doelstelling Opzetten van een secretariaat bestaande uit meerdere personen ter ondersteuning van het managementteam. Specifiek Het project richt zich op de werkzaamheden van het managementteam. Meetbaar Door middel van een werkbelastingonderzoek moet blijken wat de hoeveelheid werk is wat managers moeten kunnen delegeren en om welke taken het zou gaan. Acceptabel De betrokken managers, de directie, P en O functionaris en de directiesecretaresse worden voorafgaand aan de start van het project geïnformeerd en zij worden periodiek d.m.v. korte voortgangsverslagen op de hoogte gehouden, zodat draagvlak ontstaat voor het onderzoek. Realistisch Door de belastbaarheid per managementfunctie vast te stellen ontstaat inzicht in de noodzaak om al dan niet het secretariaat uit te breiden. Tijdgebonden Het project start 07 november 2015 en wordt afgerond per 07 mei 2016 .

1.3 Verwachte projectresultatenInzicht in werkdrukbelasting van de managers en de te delegeren taken.Werving van intern en extern secretarieel personeelVoordelen resultaten:Werkdruk verlaging managers, doorgroeimogelijkheden intern personeel1.4 UitgangspuntenDe hoeveelheid lijnwerkzaamheden van projectgroepleden wordt gereduceerd met 15 % gedurende de looptijd van het project.1.5 ProjectafbakeningHet project start op 07 november 2015 en richt zich nadrukkelijk op het opzetten van een secretariaat bestaande uit meerdere personen. Hiertoe wordt gedurende één maand het onderzoek ontwikkeld en daarna gedurende één maand binnen het management een onderzoek uitgevoerd naar de werkbelasting en de te delegeren taken. Uit dit onderzoek zal blijken uit hoeveel personen het secretariaat zal moet bestaan en over welke competenties sollicitanten moeten beschikken. Daarna zal er gedurende twee maanden werving en selectie van nieuw secretarieel personeel plaatsvinden. Deze personen worden gedurende twee maanden ingewerkt zodat per 07 mei 2016 het secretariaat op volle kracht kan werken.1.6 RandvoorwaardenDe leden van de projectgroep worden gedurende 26 weken maximaal 8 uur per week vrijgesteld om werkzaamheden in het kader van het project uit te voeren.De projectgroep heeft een budget van 1000 euro om seminars bij te wonen en zich verder te oriënteren zodat ze optimaal in staat is de opdracht te verwezenlijken.1.7 Relatie met andere projecten en/of initiatievenOp de werkvloer loopt gelijktijdig een project om de kennis van het vloerpersoneel up-to-date te houden. Er zal geen met dit project plaatsvinden.2. Risicoanalyse2.1 Business risico'sIndien het project niet slaagt of niet binnen de gestelde tijd wordt afgerond wordt de werkdruk voor de andere medewerkers die taken overnemen te zwaar en zal de productiviteit binnen het bedrijf te lijden hebben. Dit risico wordt geaccepteerd.2.2 Projectrisico'sLijnwerkzaamheden van de projectgroepleden kunnen in het gedrang komen. Dit risico wordt vermeden door de lijnwerkzaamheden van de projectgroepleden gedeeltelijk te delegeren naar andere medewerkers die niet aan het project deelnemen.Indien managers geen juiste weergave kunnen geven van hun werkzaamheden en te delegeren taken kan dit een vertekend beeld opleveren in de onderzoeksresultaten en later in het projectresultaat: te veel / te weinig nieuwe medewerkers of verkeerde vaardigheden voor het gevraagde werk. Dit risico wordt bestreden door managers intensief onderzoek te laten doen naar de eigen werkzaamheden en dat van de andere managers.3. Projectorganisatie, inrichting en verantwoordelijkheden 3.1 Interne opdrachtgever

Naam: Kevin Lijn, uit name van het management team Handtekening:

3.2 Interne projectleider

Naam: Daan Atlas Handtekening:

3.3 Projectgroepleden

Rol/functie binnen de projectgroep: Naam: Simone Winsen Werving en selectie nieuw personeel Naam: Cees Opzet Communicatie naar betreffende personeelsleden en directie Naam: Piet Plan Opzetten en leiden van het werkbelastingonderzoek onder de managers.

3.4 Projectfasering

Wat: Wanneer: Voorbereidingsfase 07-11-2015 Ontwikkelfase 07-11-2015 Voorbereiding implementatiefase 07-01-2016 Start implementatiefase 07-03-2016 Evaluatiefase 14-04-2016

3.5 Projectactiviteit

Wanneer: Activiteit: Uitgevoerd door: Van Tot Verantw. Fase 1: Voorbereidingsfase Opstellen projectgroep Daan 07-11-15 26-11-15 Daan Fase 2:Ontwikkelfase Ontwikkelen onderzoek enonderzoek afnemen Piet 07-11-15 07-01-16 Daan Fase 3:Voorbereiding implementatiefase Onderzoeksresultaten uitwerkenen werving en selectie personeel Piet en Kim 07-01-16 07-03-16 Simone Fase 4:Start implementatiefase Inwerken nieuw personeel Directie-secretaresse 07-03-16 07-05-16 Simone Fase 5:Evaluatiefase Evaluatie en verslaglegging van het project Daan 14-04-16 07-05-16 Daan Mogelijke interventies:Los van de fase waarin het project zich bevindt Terugkoppeling opdrachtgeveren directie Daan 07-04-16 07-04-16 Daan

3.6 Communicatie

Actie: Uitgevoerd door: Datum: Inlichten MT Daan 18-02-2016 Tussentijdse evaluatie MT Daan 07-04-2016 Inlichten OR Simone 18-02-2016 Inlichten directie Simone 18-02-2016

4 Projectbegroting 4.1 ProjectbegrotingHet merendeel van de kosten bestaat uit personeelskosten. Er is geen subsidie voor het project dus alle kosten worden uit eigen middelen gefinancierd.4.2 Kosten per activiteit

Activiteit 1 Omschrijving kosten: Euro: Ontwikkelen onderzoek en uitwerken resultaten Bijwonen seminars, inhuren externe deskundigen 2500 Personeelskosten 2000 Totale kosten activiteit 1 Totaal euro: 4500 Activiteit 2 Omschrijving kosten: Euro: Werving en selectie personeel Adverteren, werven en selecteren 1250 Personeelskosten 2000 Totale kosten activiteit 2 Totaal euro: 2250 Activiteit 3 Omschrijving kosten: Euro: Inwerken nieuw personeel Personeelskosten 2250 Totale kosten activiteit 3 Totaal euro: 2250 Totale kosten van het project Euro: 10.000

4.3 Overzicht van de totale projectbegroting

Totale kosten van het project Euro: 10.000 Van de totale projectkosten wordt uit eigen middelen gefinancierd: Euro: 10.000 Van de totale projectkosten wordt uit de subsidie gefinancierd: Euro: 0

5. Leerpunten, meerwaarde en projectlogboek 5.1 Meerwaarden van het projectVerlagen van de werkdrukbelasting afdelingsmanagers, waardoor er meer ruimte is voor specialistische expertise.Doorgroeimogelijkheden voor personeel dat vanuit de werkvloer ene functie op kantoor wil vervullen.5.2 LeerpuntenBijwonen seminars is weinig succesvolInhuren externe specialisten is erg succesvolEerst intern personeel werven, dan pas de vacature extern plaatsen5.3 Nadere of tussentijdse afsprakenIntern personeel heeft tijdens de sollicitatierondes voorrang op externe sollicitanten.Bij afwezigheid van één van de projectgroepleden zal Daan waarnemen.5.4 Projectlogboek26-11-2015 De projectgroep is opgesteld.07-12-2015Piet heeft het onderzoek ontwikkeld in samenwerking met Enquête en Co BV.06-01-2016 Het onderzoek is afgenomen onder alle afdelingsmanagers.6. Overzicht 6.1 Overzicht van de kosten van het project

Fase Verwachte startdatum Verwachte einddatum Totale kostenschatting Voorbereidingsfase 07-11-2015 26-11-2015 Euro: 500 Ontwikkelfase 07-11-2015 07-01-2016 Euro: 4.000 Voorbereiding implementatiefase 07-01-2016 07-03-2016 Euro: 2.750 Start implementatiefase 07-03-2016 07-05-2016 Euro: 2.250 Evaluatiefase 14-04-2016 07-05-2016 Euro: 500 Totaal: Euro: 10.000

6.2 Overzicht uren per maand

Naam: nov dec jan feb mrt apr mei Totaal Daan 15 15 15 15 15 15 15 105 Simone 8 8 10 20 20 20 20 106 Piet 20 20 20 20 20 8 8 116 Cees 8 8 8 8 8 8 8 56